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“簽發(fā)人”標(biāo)注成規(guī)范
“簽發(fā)人”標(biāo)注成規(guī)范口胡嘉辰
國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T9704-1999)（以下簡(jiǎn)稱《恪式》），規(guī)定了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文首頁(yè)的兩種版面樣式，其中帶有“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)的首頁(yè)版式習(xí)慣上稱為上報(bào)公文的首頁(yè)版式，也就是通常意義上所說的“上行文格式”�！秶�(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）對(duì)于“簽發(fā)人”的使用作了明確要求，《格式》也對(duì)“簽發(fā)人”的標(biāo)注作了詳細(xì)的說明。但一些基層單位在“簽發(fā)人”的使用上出現(xiàn)了一些本不應(yīng)該出現(xiàn)的錯(cuò)誤，濫用“簽發(fā)人”的現(xiàn)象較為普遍，在一定程度上造成了公文處理的混亂。針對(duì)這一現(xiàn)象有必要談?wù)劇昂灠l(fā)人”的規(guī)范使用問題。
“簽發(fā)人”的濫用主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：
一是一些基層單位在行文時(shí)，不管什么文種都出現(xiàn)“簽發(fā)人”字樣及“簽發(fā)人”姓名。也就是說，不管是請(qǐng)示、報(bào)告還是常用的通知，都采用首頁(yè)帶有“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域的版式；無論是上行文、下行文還是平行文，只要發(fā)文都要求使用上行文格式，眉首部分出現(xiàn)“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域，并標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名。一些基層單位的文件，“下行文標(biāo)注簽發(fā)人姓名者有之”，“平行文標(biāo)注簽發(fā)人姓名者有之”，“把平行文當(dāng)作上行文而標(biāo)注簽發(fā)人姓名者亦有之”。
二是“簽發(fā)人”姓名的使用缺乏嚴(yán)格規(guī)范，一些本不應(yīng)該作為“簽發(fā)人”的姓名錯(cuò)誤地出現(xiàn)在了“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)。在上報(bào)的公文中，單位的一些副職領(lǐng)導(dǎo)的姓名被作為“簽發(fā)人”標(biāo)注；一些業(yè)務(wù)部門的內(nèi)部文件，負(fù)責(zé)人的姓名也被標(biāo)注為“簽發(fā)人”；更有甚者，將文件的擬稿者標(biāo)注為“簽發(fā)人”。
造成“簽發(fā)人”濫用的原因主要有以下幾條：
一是混淆了“簽發(fā)”與“簽發(fā)人”的概念，錯(cuò)把“簽發(fā)”行為當(dāng)作“簽發(fā)人”使用。
“簽發(fā)”是發(fā)文處理過程中的一道必備程序，同時(shí)也是單位領(lǐng)導(dǎo)人加強(qiáng)對(duì)文件的控制、把握文件走向的一種重要手段�！昂灠l(fā)是決定文稿最后定稿與批準(zhǔn)發(fā)出的一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人參與和掌握公文處理的具體行動(dòng)，也是領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)，代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或部門對(duì)文稿負(fù)責(zé)的具體體現(xiàn)”�！昂灠l(fā)”是公文生效的標(biāo)志性要素，公文一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人“簽發(fā)”，就意味著該公文已經(jīng)產(chǎn)生法定效力。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的所有文種都必須經(jīng)過“簽發(fā)”程序才能最終發(fā)出�！昂灠l(fā)”不需要區(qū)別對(duì)待公文的行文方向，不論是上行文、下行文還是平行文，發(fā)出時(shí)都必須履行“簽發(fā)”的相關(guān)程序和手續(xù)。“簽發(fā)”不僅要求領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署自己的姓名、注明簽發(fā)的時(shí)間，還要求領(lǐng)導(dǎo)人注明具體的簽發(fā)意見，它是單位制發(fā)文件的重要依據(jù)。不管是“簽發(fā)”還是聯(lián)合行文中的“會(huì)簽”，它都是在公文的發(fā)文稿紙上進(jìn)行的，領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽名只會(huì)在公文的發(fā)文稿紙上出現(xiàn)。
“簽發(fā)人”是上行文文面中的結(jié)構(gòu)要素之一�！昂灠l(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)人姓名不是領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽名，也不能采用加蓋簽名章的方式，“簽發(fā)人”姓名是在繕印時(shí)打印到文件上的�！昂灠l(fā)（會(huì)簽）人”的標(biāo)注僅對(duì)上行文適用�！掇k法》規(guī)定“上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名”，《格式》也要求“上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名”，這說明文件在繕印時(shí)標(biāo)注“簽發(fā)人”及其“簽發(fā)人”姓名只針對(duì)上行文。之所以規(guī)定“上行文”、“上報(bào)的公文”必須標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名，目的在于“表明公文的具體負(fù)責(zé)者，督促有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)真嚴(yán)肅地履行權(quán)利義務(wù)，強(qiáng)化公文質(zhì)量；同時(shí)讓上級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級(jí)單位誰(shuí)對(duì)上報(bào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)，為直接聯(lián)系工作、迅速有效地詢問和答復(fù)有關(guān)問題提供方便”。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的文種中，請(qǐng)示、報(bào)告以及按請(qǐng)示性公文程序和要求辦理的意見，應(yīng)該采用上行文首頁(yè)的版式，在“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域標(biāo)注“簽發(fā)人”及領(lǐng)導(dǎo)人姓名。下行文、平行文中的文種，如通知、函等，屬于非“上報(bào)的公文”，不適合使用上行文格式，不應(yīng)該出現(xiàn)“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域，自然也就不應(yīng)該標(biāo)注“簽發(fā)人”字樣及其姓名。
“簽發(fā)”以及“簽發(fā)人”都與單位的領(lǐng)導(dǎo)人有關(guān)。“簽發(fā)”是領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的一種行為，是發(fā)文處理的一道程序和必備環(huán)節(jié)�！昂灠l(fā)人”是上行文的必備格式要素，它是單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件負(fù)責(zé)、對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)的一種體現(xiàn)。所有公文都必須“簽發(fā)”，而標(biāo)注“簽發(fā)人”僅適用于上行文。文稿在“簽發(fā)”時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的署名，是上行文格式中標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名的前提條件。但標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名只限于上行文，并非像一些基層單位那樣，制發(fā)的所有公文都采用上行文的樣式，只要單位發(fā)文都要求標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名。
二是未嚴(yán)格按照“簽發(fā)人”的標(biāo)注規(guī)范辦理，出現(xiàn)了不宜出現(xiàn)在“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)者姓名。
《辦法》規(guī)定：“以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的公文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)�！边@一規(guī)定是對(duì)公文簽發(fā)的要求，也是對(duì)“簽發(fā)人”標(biāo)注的一種要求。就上行文而言，“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)出現(xiàn)的姓名，應(yīng)是單位的“主要負(fù)責(zé)人”或是“主持工作的負(fù)責(zé)人”。單位的主要負(fù)責(zé)人，按照我國(guó)現(xiàn)行行政體制，應(yīng)是單位的正職領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)任的也應(yīng)該是單位的正職領(lǐng)導(dǎo)。因特殊原因，副職領(lǐng)導(dǎo)主持單位工作的應(yīng)視為單位的主要負(fù)責(zé)人，即通常意義上的單位“一把手”，“簽發(fā)人’’標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)應(yīng)標(biāo)注單位“一把手”的姓名。“上行文設(shè)置簽發(fā)人格式的目的，就是為了表明對(duì)公文內(nèi)容負(fù)責(zé)，而能對(duì)公文內(nèi)容負(fù)全責(zé)的在行政機(jī)關(guān)只有主要負(fù)責(zé)人一人�！彼裕诠闹袠�(biāo)注“簽發(fā)人”姓名時(shí)，只能標(biāo)注單位“一把手”的姓名。單位的主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人，因特殊原因需授權(quán)某位副職領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件并上報(bào)，這時(shí)能否將副職領(lǐng)導(dǎo)的姓名標(biāo)注在“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)呢？按照我國(guó)行政首長(zhǎng)負(fù)責(zé)制的要求，副職領(lǐng)導(dǎo)的姓名出現(xiàn)在“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)是不合適的。副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)上報(bào)文件，只是一種接受授權(quán)的行為，而真正對(duì)簽發(fā)文件負(fù)責(zé)的依舊是單位的“主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人”。
另外一些基層單位制發(fā)的內(nèi)部文件，出于職權(quán)分工的考慮，也錯(cuò)誤使用上行文的首頁(yè)樣式；如是部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的，還將其姓名標(biāo)注在“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)：這是對(duì)“簽發(fā)人”使用要求的誤解。至于將擬稿人作為文件“簽發(fā)人”標(biāo)注，更是不懂公文處理常識(shí)的一種表現(xiàn)。
總之，公文都須簽發(fā)，它是制發(fā)公文的一道必經(jīng)程序；而“簽發(fā)人”的標(biāo)注僅針對(duì)上行文而言，它的標(biāo)注《辦法》和《格式》都作了明確規(guī)定。濫用“簽發(fā)人”格式及錯(cuò)誤標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名，都將給公文處理工作帶來不必要的麻煩�！昂灠l(fā)人”格式的使用以及“簽發(fā)人”的標(biāo)注，應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家公文處理的相關(guān)要求加以規(guī)范。一些基層單位濫用上行文格式及錯(cuò)誤標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名的問題，應(yīng)引起相關(guān)單位的足夠重視。文件制作者應(yīng)加強(qiáng)公文理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，糾正公文寫作及處理中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，促進(jìn)我國(guó)公文管理工作的健康發(fā)展。
注釋：
[1]常青，大學(xué)應(yīng)用寫作[M].北京：北京大學(xué)出版社，2006：146．
[2]邱相國(guó)．從告知函未標(biāo)簽發(fā)人被退說開去[J]秘書之友，2009(12)．
[3]謝大亨，尷尬的”簽發(fā)人”[J]．秘書工作，2005(9)．
[4]夏海波．論”簽發(fā)”、“簽發(fā)人”、“簽署”之異同[J].檔案管理，2002(3)．
[5]葉黔達(dá)，應(yīng)用寫作[M].成都：四川人民出版社，2002．
[6]夏海波，論簽發(fā)人格式與機(jī)關(guān)正副職領(lǐng)導(dǎo)人之關(guān)系——上行文的簽發(fā)人能否由副職領(lǐng)導(dǎo)人署名?[J]．檔案管理，2003(1)．
（作者單位：四川民族學(xué)院）
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