與高級(jí)秘書零距離

她們是被這樣描述的一個(gè)特殊群體：外表靚麗、談吐高雅，學(xué)歷大本以上，都能講一口流利的英語；多年的外企工作經(jīng)歷使她們具有良好的溝通、判斷和預(yù)見能力；很多人持有外國護(hù)照，年齡偏大，月薪基本在8000元以上。這些白領(lǐng)麗人被稱做“高級(jí)秘書”，包括跨國公司首腦秘書、董事會(huì)秘書、地區(qū)總裁秘書等。隨著中國加入WTO，越來越多的外資企業(yè)進(jìn)入我國，我國的秘書們正面臨著與國際秘書行業(yè)接軌的現(xiàn)實(shí)，高級(jí)秘書已成為人才市場上的珍稀資源。

　　調(diào)查職業(yè)：高級(jí)秘書

　　出場人物：常郁青，29歲，康柏（中國）投資有限公司大中國區(qū)執(zhí)行秘書。

　　談起高級(jí)秘書比一般秘書高在哪里，常郁青有著不少的感觸。她給出了高級(jí)秘書的七大“高”人之處。

　　第一高：綜合素質(zhì)要求更高

　　常：每天下來挺忙碌的，但想起來可能都是一些平凡的小事。當(dāng)老板和政府官員有一些重大會(huì)議和活動(dòng)之前通常很繁忙。平時(shí)還會(huì)起草一些財(cái)務(wù)或者人事方面的的報(bào)告，幫助老板做一些決定。高級(jí)秘書是工作在老板身邊最近的人，老板出差不方便看郵件時(shí)，他們要處理一些文件，有些需要馬上替他去批復(fù)。所以和一般秘書相比，高級(jí)秘書除了能夠講一口流利的英語，熟練的使用計(jì)算機(jī)和擬寫各種文件等硬件之外，它更應(yīng)該具備良好的溝通、組織、協(xié)調(diào)、一定的決策能力以及解決問題的能力。

　　第二高：責(zé)權(quán)更重

　　常：高級(jí)秘書和助理的界限很難劃分，助理給予老板業(yè)務(wù)方面的建議會(huì)更多，而高級(jí)秘書與一般的秘書有不同之處在于：高級(jí)秘書與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通和聯(lián)絡(luò)會(huì)更多。向老板匯報(bào)工作的一些管理層人員以及部門秘書都會(huì)通過我找到老板，我承擔(dān)著他們之間溝通的責(zé)任。

　　責(zé)任大，犯錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)也多，一旦犯了就不會(huì)是小錯(cuò)誤。當(dāng)我發(fā)現(xiàn)別的部門秘書有一些錯(cuò)誤時(shí)，我有責(zé)任和權(quán)利去指出，避免錯(cuò)誤的發(fā)生，而指出的時(shí)候要注意方式，這是我做高級(jí)秘書后感覺最深的一點(diǎn)。

　　第三高：薪水更高

　　在IT行業(yè)里，與其他部門的管理人員來說，高級(jí)秘書的薪水可能不是很高，但與普通秘書相比，高級(jí)秘書的薪水還是相當(dāng)可觀的。至于到底月薪多少，常秘書不愿意透露，但是據(jù)她自己在同行業(yè)的了解，她說高級(jí)秘書普遍月薪不會(huì)低于8000元。

　　第四高：說服能力要更強(qiáng)

　　常：我不是那種讓人一看就感覺很強(qiáng)的人，這也許是我的一個(gè)優(yōu)勢，就是有親和力。而做到這個(gè)職位，一味地笑是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，有自己的想法很重要。

　　老板也是可以被說服的，只是這需要一個(gè)過程。普通秘書根本和老板說不上話，因而也就不具備去說服老板的基本條件；而高級(jí)秘書的地位比較的特殊，老板交給我的任務(wù)，在我覺得應(yīng)該建議或者提示他的地方，就會(huì)指出來。其實(shí)這點(diǎn)是很不容易做到，主要是要講究方式，大多數(shù)的時(shí)候我會(huì)采取一種委婉的語氣，建議他“這樣是不是會(huì)更好”，這樣讓他有一個(gè)從考慮到最后接納的過程。不論如何，在工作中老板和我畢竟是上下屬的關(guān)系。

　　第五高：發(fā)展愿望更高

　　常：做到高級(jí)秘書這個(gè)地位在年齡是有一個(gè)底線的，應(yīng)該在27歲左右，因?yàn)檫@需要一個(gè)經(jīng)驗(yàn)的累積，不可能剛一畢業(yè)的學(xué)生就會(huì)做到這樣一個(gè)職位。而接下來的情況就與國內(nèi)外的文化差異有關(guān)。在國外有很多高層的秘書都是媽媽級(jí)的，就像一個(gè)長輩一樣把所有的事情搞定；而在國內(nèi)的環(huán)境下，這種情況是很少見的，在大部分人心中做秘書還是年輕的好一些，秘書們心中也會(huì)認(rèn)為30多歲有經(jīng)驗(yàn)也年輕的秘書會(huì)比40多歲的更有競爭力。在國內(nèi)做了5年、10年或者更長時(shí)間的高級(jí)秘書，大多會(huì)考慮這種來自社會(huì)的壓力，希望換一個(gè)行業(yè)，通常會(huì)選擇從事行政、人力資源以及市場方面的工作。

　　正規(guī)的公司都有個(gè)人的發(fā)展計(jì)劃，我特別喜歡做人力資源的工作，在來康柏之前就有這種想法，我在和老板溝通時(shí)會(huì)把這種想法告訴他。高級(jí)秘書或者通過老板實(shí)現(xiàn)愿望，或者被獵頭獵到其他公司去做其他行業(yè)。相對(duì)來說，后一種機(jī)會(huì)會(huì)比較小。更多的秘書會(huì)選擇一種穩(wěn)妥的方式，先在公司的內(nèi)部協(xié)調(diào)一個(gè)位置，然后熟悉一段時(shí)間，在公司有一個(gè)穩(wěn)定的發(fā)展或者是再被獵頭公司挖到其他的地方，絕大多數(shù)人應(yīng)該是這種狀態(tài)。

　　第六高：道德水平要求更高

　　常：高級(jí)秘書會(huì)接觸到公司的一些財(cái)務(wù)等方面的重要的文件，因而保密是對(duì)老板的承諾和責(zé)任。取得老板的信任是很不容易的。建立信任需要磨合期。如果昨天老板和我說的事情沒多久整個(gè)公司的工作人員就都知道了，那么老板不可能再信任我，和他保持在一條戰(zhàn)線上，做好手頭老板交給的每一件小事，經(jīng)常和他溝通，長久如此，他就會(huì)覺得你比較認(rèn)真，是可靠的。我在康柏工作沒多久的時(shí)候，也有獵頭公司找我，但我覺得不應(yīng)該走，當(dāng)你給老板留下一種你隨時(shí)可能會(huì)離開公司，以這個(gè)為跳板去找另外一家更好的公司的印象時(shí)，他是不會(huì)信任你的。

　　第七高：成就感更高


　　常：把握在大老板和部門老板之間的態(tài)度和分寸是我工作中最困難的事情。這需要一點(diǎn)技巧，譬如在傳達(dá)大老板的要求，發(fā)郵件或談話時(shí)，我不會(huì)以一種命令的口氣去和部門經(jīng)理講話，因?yàn)槲沂撬麄冎�間的一個(gè)橋梁，首先是擺正自己的位置，想清楚了，問題也就迎刃而解。

　　工作中會(huì)時(shí)而出現(xiàn)突發(fā)事件，我會(huì)把解決某個(gè)有難度的問題視為一種挑戰(zhàn)，這也包括研究某些電腦操作技巧，一旦問題在苦思冥想之后有了答案，會(huì)喜出望外，特別有成就感。

　　微型調(diào)查：老板喜歡什么樣的秘書

　　得力的秘書將使老板左右逢源，受益匪淺，選擇一位好秘書對(duì)老板至關(guān)重要。不同的老板有自己不同的標(biāo)準(zhǔn)。

　　陳先生 （某外企大區(qū)經(jīng)理）：

　　有些人說秘書是吃“青春飯”的，不客氣的講我認(rèn)為這是對(duì)秘書職業(yè)的一種褻瀆，是一種認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。在高級(jí)秘書身上，聰明、有團(tuán)結(jié)這個(gè)隊(duì)伍的凝聚力、認(rèn)真可靠是他們的共性。悟性對(duì)于秘書來說也是很重要的，他們會(huì)為領(lǐng)導(dǎo)提出有創(chuàng)造性的建議，并且在任何事情上可以分出輕重。秘書必須具備一種職業(yè)的道德。對(duì)于一位秘書來講，又有靚麗的容貌又有能力當(dāng)然是最好，但是當(dāng)兩者不可兼得時(shí)，能力和悟性是關(guān)鍵的。

　　吳迪 （順捷彩悅化妝品有限公司董事長）：

　　選擇秘書最重要的是看她的工作經(jīng)歷。除聰明以及硬件條件外，秘書必須具備很強(qiáng)的專業(yè)能力，在財(cái)務(wù)、銷售方面能夠獨(dú)立處理問題。在溝通、協(xié)調(diào)上有一種悟性。

　　胡成 （北京捷德智能限公司人事部經(jīng)理）：

　　有沒有高級(jí)秘書職業(yè)資格證書在老板眼中已經(jīng)不重要了，取而代之的是“全能型”的秘書。另外，由于秘書會(huì)接觸到公司的一些內(nèi)部的文件，所以保守秘密很關(guān)鍵，秘書的職業(yè)道德也越來越被老板所看重。


　　來源：中華秘書網(wǎng)

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