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網(wǎng)絡(luò)時(shí)代文秘人員的溝通意識(shí)及用E-mail溝通的方法
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代文秘人員的溝通意識(shí)及用E-mail溝通的方法口龍志鶴
一、網(wǎng)絡(luò)給文秘人員的溝通方式帶來(lái)巨變
案例：高秘書(shū)在廣州某外資企業(yè)任職，每天起來(lái)第一件事就是打開(kāi)手提電腦，首先上網(wǎng)查看自己的電子郵箱，并瀏覽公司公告板上一天的工作安排，然后根據(jù)已經(jīng)安排好的工作日程和領(lǐng)導(dǎo)指示在本公司的BBS上發(fā)布該日重要工作事項(xiàng)的通知，或者用電子郵件把那些要提醒領(lǐng)導(dǎo)的信息發(fā)往領(lǐng)導(dǎo)的郵箱。
像高秘書(shū)那樣利用網(wǎng)絡(luò)工作近些年人們已經(jīng)司空見(jiàn)慣，也是大勢(shì)所趨�，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的文秘工作正在悄悄地發(fā)生革命性變化，網(wǎng)絡(luò)給文秘人員的溝通方式帶來(lái)了巨大變化。
首先，網(wǎng)絡(luò)提高了文秘人員溝通的質(zhì)量和效率。文秘工作的網(wǎng)絡(luò)化使得文秘人員能夠快捷地與外界交換信息。網(wǎng)絡(luò)資訊服務(wù)、搜索引擎、網(wǎng)上銀行、網(wǎng)絡(luò)視頻、郵件服務(wù)等為文秘工作提供了豐富的資源，大大方便了文秘人員的工作，提高了文秘工作的效率。例如網(wǎng)絡(luò)溝通中搜索引擎的使用，不僅使傳統(tǒng)搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費(fèi)、共享性差、存貯功能低、檢索復(fù)雜、帶有主觀性等問(wèn)題較好地得到了解決，而且文秘人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)掌握了大量信息，真正做到了“眼觀六路，耳聽(tīng)八方”，這就使得信息處理事務(wù)和參謀輔助工作得以落到實(shí)處。在信息發(fā)布方面，組織的通知、規(guī)章制度等以往通常必須印成書(shū)面材料，張貼出來(lái)或散發(fā)下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時(shí)更新，現(xiàn)在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)特別是局域網(wǎng)溝通，一些重要情況的通報(bào)和上級(jí)指示精神的傳達(dá)，通過(guò)信息渠道當(dāng)時(shí)、當(dāng)天即可完成，不僅節(jié)省了成本，而且提高了效率。
其次，網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了文秘人員溝通的新跨越。文秘人員不僅利用網(wǎng)絡(luò)能收發(fā)電子郵件、了解相關(guān)新聞，而且能運(yùn)用Office軟件和其他實(shí)用軟件來(lái)溝通和傳遞信息。例如，QQ、MSN、郵箱和BBS這些網(wǎng)絡(luò)溝通資源方便快捷，其豐富多樣的功能極大地提高了辦公效率。另外，多媒體技術(shù)融計(jì)算機(jī)、聲音、文本、圖像、動(dòng)畫(huà)、視頻和通信等多種功能于一體，文秘人員利用多媒體技術(shù)與辦公自動(dòng)化、圖像處理技術(shù)、動(dòng)畫(huà)制作技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、多媒體擴(kuò)展設(shè)備、Word文字處理技術(shù)、Excel表格處理技術(shù)、Powerpoint演示文稿制作等相結(jié)合，可大大提高文本處理、信息溝通的質(zhì)量。
再次，網(wǎng)絡(luò)促進(jìn)了文秘工作方式的變化。網(wǎng)絡(luò)溝通使得傳統(tǒng)的抄抄寫(xiě)寫(xiě)式的工作方式受到極大沖擊，文秘工作方式就要與之相適應(yīng)。例如，處理信息時(shí)，文秘人員在辦公室就能從計(jì)算機(jī)中調(diào)閱所需的信息資料，閱讀電子信箱中的書(shū)信和各種文件目錄表，接收領(lǐng)導(dǎo)人通過(guò)計(jì)算機(jī)發(fā)出的指令并按照需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行必要的文字處理。辦會(huì)時(shí)，傳統(tǒng)的會(huì)議往往在會(huì)議室、辦公室或其他某個(gè)特定的會(huì)議場(chǎng)所舉行，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，各種通訊技術(shù)的運(yùn)用，與會(huì)人員足不出戶，就能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議參與會(huì)議的整個(gè)過(guò)程；通過(guò)電視會(huì)議系統(tǒng)，不出差即可參加地區(qū)性或更大范圍的會(huì)議。使用移動(dòng)通信和網(wǎng)絡(luò)，文秘人員可隨時(shí)同外出的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員保持聯(lián)系，可大大減少出差人員和出差費(fèi)用。
最后，網(wǎng)絡(luò)促進(jìn)了文秘工作職能的擴(kuò)展。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，文秘工作的內(nèi)容與以往相比有了很大的擴(kuò)展。如視頻會(huì)議中，需要秘書(shū)人員處理各種技術(shù)難題和通訊設(shè)備的連接問(wèn)題。又如，把本單位的簡(jiǎn)介和發(fā)展概況等放在網(wǎng)站上供公眾查詢、及時(shí)有效地收集本單位的最新信息并在網(wǎng)上公布、定期編制簡(jiǎn)報(bào)、、匯總階段性成果并在網(wǎng)上發(fā)布等，往往成為文秘人員的重要工作。
二、網(wǎng)絡(luò)溝通時(shí)代文秘人員應(yīng)具備的意識(shí)
一是要意識(shí)到有更多的智力補(bǔ)償性任務(wù)有待自己去實(shí)施與完成。網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，新型辦公設(shè)備與軟件的使用，，使得文秘人員的手工勞動(dòng)大大減少，智力方面的事務(wù)不斷增多。由于領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有太多的時(shí)間和精力了解這些設(shè)備與軟件的用法，這就需要文秘人員花大力氣去學(xué)習(xí)并掌握這些設(shè)備與軟件的用法，以便隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)。
二是要意識(shí)到有更多的服務(wù)方式和服務(wù)范圍有待自己去開(kāi)拓。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，文秘人員可以憑借各種辦公設(shè)備與軟件為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，服務(wù)方式多種多樣，服務(wù)范疇更加廣泛。文秘人員要密切關(guān)注當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，更加敏銳地發(fā)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的新產(chǎn)品新成果，不斷地收集資料并歸納總結(jié)，找出有參考價(jià)值的信息，及時(shí)提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，作為領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)。
三、文秘人員利用電子郵件溝通的方法
收發(fā)E-mail，對(duì)E-mail做及時(shí)處理，已成為文秘人員日常工作的主要任務(wù)之一。目前，越來(lái)越多的單位已將電子郵件作為正式公文來(lái)管理，檔案的管理已不僅限于各類紙張文檔，也包括各類來(lái)往的電子郵件。E-mail的溝通，本質(zhì)上仍然屬于書(shū)面文字語(yǔ)言的溝通。書(shū)寫(xiě)電子郵件時(shí)，措辭要得體，特別要注意自己的地位與角色。文秘人員接收和發(fā)送電子郵件似乎很簡(jiǎn)單，但在發(fā)送E-mail的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)遇到上傳文件的特殊情況，這需要文秘人員掌握一定的方法技巧。
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用數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備拍攝的高像素圖片，因容量比較大，要直接把圖片傳到網(wǎng)上很不方便；如果對(duì)方對(duì)所傳照片有大小尺寸的要求，就需要對(duì)圖片進(jìn)行壓縮。例如，要求照片寬480x高640，大小≥30KB且≤60KB，文件格式為“jpg”，就可以利用以下幾種方法來(lái)處理。
方法一：利用Windows自帶“畫(huà)圖”工具來(lái)完成。
用鼠標(biāo)選中需要處理的照片，單擊鼠標(biāo)右鍵彈出菜單，并點(diǎn)擊選擇“編輯（E）”，即用“畫(huà)圖”工具打開(kāi)該照片。點(diǎn)擊“圖像一拉伸和扭曲”，彈出“拉伸和扭曲”對(duì)話框。在“拉伸”單元中，可按“水平”和“垂直”的要求調(diào)整照片。如值設(shè)置為“30%”，然后，點(diǎn)擊“文件-另存為”，出現(xiàn)“保存為”對(duì)話框，只須選擇要保存的圖片為“jpg”格式即可。
方法二：采用使用廣泛的ACDSee軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。
這種方法速度快，操作簡(jiǎn)便。一般系統(tǒng)都會(huì)自帶ACDSee軟件。
首先用ACDSee打開(kāi)要修改的圖片，單擊“工具-轉(zhuǎn)換格式”，在“格式”框選中“jpg”格式，再點(diǎn)“選項(xiàng)”設(shè)置好轉(zhuǎn)換后文件的輸出路徑，點(diǎn)擊“確定”完成轉(zhuǎn)換。
然后用ACDSee打開(kāi)要修改的圖片，單擊“工具一調(diào)整大小”。在“像素”處設(shè)定“寬度”和“高度”的像素值，這個(gè)數(shù)字由你確定，數(shù)字越小，輸出的圖片就越小，再點(diǎn)“選項(xiàng)”設(shè)置好轉(zhuǎn)換后文件的輸出路徑，點(diǎn)擊“確定”完成轉(zhuǎn)換。
方法三：使用光影魔術(shù)手、美圖秀秀（美圖大師）等電腦軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。
這些軟件往往具有圖片特效、美容、飾品、邊框、場(chǎng)景、拼圖等功能，可以做出影樓級(jí)照片，還能做非主流圖片、閃圖、QQ表情、QQ頭像等。以光影魔術(shù)手為例：
打開(kāi)光影魔術(shù)手軟件→打開(kāi)所需要編輯的圖片→點(diǎn)擊工具欄上的“縮放”按鈕一輸入新的圖片像素→點(diǎn)擊開(kāi)始縮放→縮放完成后點(diǎn)擊保存→點(diǎn)擊估算大小，可得知圖片現(xiàn)在的大�。ㄈ绻粷M意可重新編輯）。
（二）按要求“啟用宏”來(lái)填報(bào)有關(guān)內(nèi)容并上傳的方法
文秘人員尤其是科研教學(xué)秘書(shū)，經(jīng)常要為領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上填報(bào)有關(guān)內(nèi)容并上傳。以教育部科研項(xiàng)目的申報(bào)為例，對(duì)方往往要求把Word或Excel宏的安全性設(shè)為“中”。
文秘人員為什么要設(shè)置和啟用宏？設(shè)置了宏，上傳文件時(shí)，就會(huì)自動(dòng)防護(hù)文件病毒，同時(shí)宏程序如果不啟用對(duì)方無(wú)法打開(kāi)文件。因?yàn)楹陼?huì)控制文件的相應(yīng)格式，如果不啟用宏，文件的格式將無(wú)法上傳，對(duì)方接到的文件將不是你所設(shè)置的格式，將會(huì)對(duì)文件內(nèi)容產(chǎn)生影響，因此上傳文件時(shí)必須啟用宏。
首先要進(jìn)行宏安全性設(shè)置。方法是：在“安全性”對(duì)話框（Word2003：“工具”菜單，“選項(xiàng)”命令，“安全性”選項(xiàng)卡，“宏安全性”按鈕）中控制安全級(jí)別。安全級(jí)別有四個(gè)：“非常高”、“高”、“中”和“低”。一般的報(bào)表、文檔要求宏安全級(jí)是“中”。使用此級(jí)別時(shí)，無(wú)論何時(shí)打開(kāi)包含宏的工作簿，Word或Excel都會(huì)顯示一個(gè)對(duì)話框，詢問(wèn)您是否要啟用宏。單擊“啟用宏”則打開(kāi)文檔或工作簿，并允許在文檔或工作簿中運(yùn)行宏。
Word2007和Word2010用戶，點(diǎn)擊Word左上角“安全警告”處“選項(xiàng)”中的“啟用此內(nèi)容”即可。
四、利用E-mail溝通管理時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)
E-mail可能成為有意或無(wú)意泄漏機(jī)密的主渠道。據(jù)調(diào)查，美國(guó)大約3/4的大型企業(yè)利用特殊軟件檢查員工的電子郵件，防止泄漏公司機(jī)密。為此，文秘人員在管理電子郵件時(shí)首先要預(yù)防電子郵件病毒。計(jì)算機(jī)病毒可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)尤其是電子郵件迅速傳播，危害很大。對(duì)付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點(diǎn)下載文件；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用殺毒軟件查殺郵件病毒。同時(shí)，要注意以下一些事項(xiàng)。
第一，盡量使用專門的郵件管理程序�，F(xiàn)在某些網(wǎng)站提供的免費(fèi)郵箱服務(wù)主要供個(gè)人使用，用于辦公業(yè)務(wù)則不太安全且不太方便。而專用的電子郵件管理程序可以在離線狀態(tài)下撰寫(xiě)郵件，可一次寫(xiě)上若干封，全部完成后再單擊“發(fā)送”按鈕自動(dòng)發(fā)出。收信時(shí)自動(dòng)將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。收發(fā)工作完成后自動(dòng)斷線。所以在線時(shí)間全部是在傳輸信件，效率將大大提高。
第二，正確設(shè)置E-mail軟件。正確設(shè)置E-mai軟件，如使用Outlook，OutlookExpress等軟件提供的“收發(fā)郵件后自動(dòng)掛斷鏈接”、“掛斷前提示是否要掛斷”等功能，郵件收發(fā)結(jié)束就會(huì)自動(dòng)斷線。
第三，多申請(qǐng)幾個(gè)來(lái)自不同站點(diǎn)有著不同用途的免費(fèi)郵箱。例如，用一個(gè)郵箱專門收取私人信件，—個(gè)郵箱處理公務(wù)信函，一個(gè)郵箱收訂電子刊物等。
第四，及時(shí)取消訂閱的郵件列表和電子刊物。如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，要及時(shí)取消訂閱，不然電子郵箱會(huì)塞滿各種無(wú)關(guān)信息。
第五，公共場(chǎng)合盡量少填寫(xiě)個(gè)人信息。在聊天室和一些需要登記個(gè)人信息的場(chǎng)合，要盡可能少填寫(xiě)個(gè)人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。
第六，及時(shí)整理郵箱。檢查郵箱并及時(shí)刪除已經(jīng)下載的郵件，刪除尚未閱讀但確信無(wú)用的郵件，以節(jié)省時(shí)間和郵箱空間。
第七，注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存。當(dāng)在公用的計(jì)算機(jī)上收發(fā)電子郵件后，應(yīng)該清除瀏覽器中的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。
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