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簡析公文處理法規(guī)中“一般”的應(yīng)用
簡析公文處理法規(guī)中“一般”的應(yīng)用作者/張維功
《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》 （以下簡稱《條例》）和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》 （以下簡稱《格式》）已實(shí)施一年多了。學(xué)界對《條例》和《格式》做了詳細(xì)介紹、多方位研究，解讀細(xì)致而充分。筆者試就上述兩部公文法規(guī)中“一般”一詞的使用情況作一剖析，以求教于方家。
一、 “一般”在漢語語境中的意義
“一般”在漢語中的意義主要有：一樣，同樣；一種；普通；通常。
表“一樣，同樣”之意時(shí)，表示所描述事物之間具有相同的特征，如他哥倆長得一般高。
表“一種”之意時(shí)，表示所描述事情具有類型的意義，如別有一般滋味。
表“普通”之意時(shí)，表示所描述事物的程度，有基本、平常之意，如一般性、一般化。
表“通�！敝鈺r(shí)，表示所描述事物正常情況下的狀況，意指所表述的事情還含有例外的特殊情況，如一般情況；一般地說，吃這種藥是很見效的。
公文法規(guī)在表述中使用“一般”，多是基于“一般”在表“通常”之意時(shí)所含有的例外特殊情況而考慮的。
二、《條例》中“一般”的運(yùn)用，體現(xiàn)了夏活性與原則性的結(jié)合
《條例》中“一般”的使用有3處，分別在第9條、第14條、第32條，在闡述公文格式要素構(gòu)成、越級行文、絕密級公文的復(fù)制與匯編問題時(shí)使用了這一詞語。
《條例》第9條規(guī)定： “公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成�！�
公文格式構(gòu)成要素有18個(gè)，但不是每份公文都必備這18個(gè)要素。18個(gè)格式要素中，每份公文必備的要素只有9個(gè)，分別是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼。其他要素根據(jù)行文的方向、公文的涉密程度、公文辦理的時(shí)限要求、附件的有無、印章加蓋與否、文件是否需要抄送而相應(yīng)有所變化。
《條例》第14條規(guī)定： “行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的機(jī)關(guān)�！�
公文的正常行文方式是逐級行文，越級行文是基于特殊情況，如遇有重大突發(fā)事件，包括重大自然災(zāi)害、重大事故災(zāi)難、重大公共衛(wèi)生事件和社會(huì)治安事件等，主要是為了搶時(shí)間，不誤事�；蚴侵苯拥纳霞墮C(jī)關(guān)亂作為或者違法違紀(jì)的，對處分決定不服的，可以越級行文。
《條例》第32條規(guī)定： “絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)�！�
絕密級公文涉及最重要的國家秘密，泄漏會(huì)使國家安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害，《條例》規(guī)定不得復(fù)制、匯編，但也考慮到了確有工作需要時(shí)的特別情況。
《條例》中“一般”的使用，都是基于例外的特殊情況而考慮的，雖用的少，卻真實(shí)反映了例外特殊的實(shí)際情況；用得得體，無損作為法規(guī)應(yīng)具有的剛性，是表達(dá)的靈活性與原則性的有機(jī)結(jié)合。
三、《格式》中的“一般”，存在著過度使用的問題，有失作為國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有的剛性
《格式》中“一般”的使用有20處，有19處是在對公文格式要素作具體規(guī)定時(shí)使用的，有1處是在表述“規(guī)范引用文件”時(shí)使用的，即“GB3101有關(guān)量、單位和符號的一般原則”，用的是“一般”的“普通”之意。
19處涉及公文要素的規(guī)范中，用于格式要素字體字號的規(guī)范就有11處。
1.關(guān)于“字體字號”，《格式》規(guī)定， “如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整”。
2.關(guān)于“份號”，《格式》規(guī)定， “如需標(biāo)注份號；一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字”。
3.關(guān)于“密級和保密期限”，《格式》規(guī)定，“如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字”。
4.關(guān)于“緊急程度”， 《格式》規(guī)定， “如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字�！�
5.關(guān)于“標(biāo)題”，《格式》規(guī)定， “一般用2號小標(biāo)宋體字”。
6.關(guān)于“正文”，《格式》規(guī)定， “一般用3號仿宋體字”。
7.關(guān)于“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)”， 《格式》規(guī)定，“文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、” “（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注”。
8.關(guān)于“抄送機(jī)關(guān)”，《格式》規(guī)定， “如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號仿宋體字”。
9.關(guān)于“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期”，《格式》規(guī)定， “一般用4號仿宋體字”。
10.關(guān)于“頁碼”，《格式》規(guī)定， “一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字”。
11.關(guān)于“紀(jì)要格式中出席人名單”，《格式》規(guī)定， “一般用3號黑體字”。
《格式》在規(guī)范這么多具體格式要素字體字號時(shí)使用“一般”，很難說都是基于例外特殊隋況的考慮，只能說是對例外特殊情況的濫用。上述1 1例中，只有第1例因?yàn)槭菑恼w上對公文格式要素“字體字號”作規(guī)定，可以說是基于特殊情況的考慮，有其合理性，而其他10例是對具體格式要素字體字號的規(guī)范，再使用“一般”，筆者認(rèn)為有損骼式》作為國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有的剛性，建議在規(guī)定這些格式要素的字體字號時(shí)無須使用“一般”一詞。
此外，《格式》中其他8處使用“一般”的情況是：
1.關(guān)于“公文用紙的主要技術(shù)指標(biāo)”，《格式》規(guī)定， “公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙”。
2.關(guān)于“行數(shù)和字?jǐn)?shù)”，《格式》規(guī)定， “一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整”。
3.關(guān)于“聯(lián)合行文時(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)的排列”， 橢式》規(guī)定， “如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前”。
4.關(guān)于“多個(gè)簽發(fā)人的簽署”，《格式》規(guī)定， “如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名”。
5.關(guān)于“成文日期”，《格式》規(guī)定， “成文日期一般右空四字編排”。
6.關(guān)于“發(fā)文機(jī)關(guān)署名”， 《格式》規(guī)定，“單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名”。
7.聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置。
8.簽名章一般用紅色。
上述8例中，第1例是對公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)的規(guī)定，是從整體上說的。各機(jī)關(guān)在公文用紙上很難統(tǒng)一一種規(guī)格，存在例外的特殊情況，不能做剛性的硬性規(guī)定。第2例是對公文每面所排行數(shù)和每行字?jǐn)?shù)的規(guī)定，也是從整體上說的。公文首頁必須顯示正文，當(dāng)公文排版后所�？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的辦法解決，為此對公文每面所排行數(shù)和每行所排字?jǐn)?shù)用“一般”表述就較為得體。
第5例是對成文日期標(biāo)注的規(guī)定，因《格式》對加蓋公章的公文和不加蓋公章的公文成文日期的規(guī)定不一樣，此處用“一般”也較為適宜。
第8例是對簽名章用色的規(guī)定，考慮機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人個(gè)性差異，不作硬性規(guī)定也有其合理性。
第7例是對聯(lián)合行文發(fā)文機(jī)關(guān)署名按發(fā)文機(jī)關(guān)順序排列的規(guī)定，使用“一般”表述，也反映了公文處理的實(shí)際情況，各機(jī)關(guān)不必在署名的排名先后上過于較真。
第3例是對聯(lián)合行文時(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)排列的具體規(guī)定。因絛例》規(guī)定， “聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。” 《格式》此處使用“一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前”的表述，出現(xiàn)例外特殊情況，勢必會(huì)造成發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志與發(fā)文字號不匹配的問題，這樣的表述就不夠嚴(yán)謹(jǐn)。
第4例，多人簽發(fā)時(shí)每行排兩人，既然這樣具體規(guī)定，就不應(yīng)有什么例外。第6例，單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)署名在成文日期之上的位置關(guān)系是約定俗成的，沒有特別的例外情況。建議這兩處不用“一般”來表述。
與《條例》相比而言， 《格式》在對各格式要素作具體規(guī)定時(shí)，有的的確是基于特殊的例外情況考慮，反映了公文處理工作的實(shí)際，但不少并不是基于實(shí)際的特殊情況考慮，存在一定意義上對“一般”的過度使用，這些表述有損《格式》作為國家標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)應(yīng)有的剛性，一定程度上會(huì)影響公文法規(guī)在實(shí)際工作中的執(zhí)行力。
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