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            文檔管理制度

            時(shí)間:2023-03-28 03:54:43 規(guī)章制度 我要投稿
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            文檔管理制度

              文檔管理制度(一)

            文檔管理制度

              一、總則

              1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上保持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

              2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容,確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理,特制訂本制度。

              3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

              二、技術(shù)文件的編制

              1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料 。

              具體包括:

              1)開(kāi)發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)計(jì)劃書(shū)、檢驗(yàn)要求。

              2)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。

              3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。

              4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。

              2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

              3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門(mén)編制,各部門(mén)應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

              三、技術(shù)文件的提交

              1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中,設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫(xiě)工作,以保證技術(shù)文件的完整性。

              2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段,設(shè)計(jì)人員都必須按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后,設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。

              3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn),設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

              4、對(duì)于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

              四、技術(shù)文件的歸檔

              1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度;明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。

              2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期,設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

              3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

              4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤并且簽署完畢后,方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤(pán),做封存保管。

              5、用來(lái)存儲(chǔ)歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上須注明光盤(pán)的大致信息,如名稱、編號(hào)、簽署信息等。

              6、歸檔文件時(shí),須填寫(xiě)<設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料 清單>,并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。

              五、技術(shù)文件的借閱

              1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法保持不具權(quán)限的文件。

              2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并填寫(xiě)<借閱登記表>,然后方可通過(guò)獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

              3、對(duì)于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。

              4、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí),須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

              5、文件閱覽之后,須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補(bǔ)充完整<借閱文件記錄表>。

              六、責(zé)任 追究

              各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失 或者泄漏公司的技術(shù)文件,公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過(guò)處罰,情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任 的權(quán)利。

              文檔管理制度(二)

              一、總則

              第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,結(jié)合公司的實(shí)際情況,特制訂本制度。

              第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。同級(jí)相關(guān)方函、電、來(lái)文。

              二、收文的管理

              第三條 公文的簽收:

              凡來(lái)公司公啟文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員登記簽收

              第四條 公文的編號(hào)保管:

              1、 辦公室收發(fā)員對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上"外來(lái)文件流單",并分類登記編號(hào)、保管。

              2、公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室 收發(fā)員進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。

              第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

              1、凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

              2、一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室 收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。

              3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

              第六條 文件的傳閱與催辦。

              1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

              2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室,切忌橫傳,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見(jiàn)",辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

              3、辦公室收發(fā)員對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如確系工作需要備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn),以防丟失。

              三、發(fā)文的管理

              第七條 發(fā)文的規(guī)定:公司上報(bào)下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。

              第八條 發(fā)文的范圍:

              1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。

              2、下發(fā)文件主要用于:(1)公布規(guī)章制度;(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件;(3)公布體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);(4)公布重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定;(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng);

              3、上行文件主要用于:(1)對(duì)上級(jí)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;外發(fā)文主要用于:(2)同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。

              4、在日常經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。

              5、各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,可以各業(yè)務(wù)部門(mén)名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

              6、各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部門(mén)的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用公司名義發(fā)文。

              四、發(fā)文程序與要求

              第九條 發(fā)文程序規(guī)定:

              1、各部門(mén)需要發(fā)文,應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng);擬搞人應(yīng)填寫(xiě)《發(fā)文擬稿單》,并詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標(biāo)定日期;

              2、草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。

              3、 辦公室對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門(mén)重新擬稿;

              4、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));

              5、對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理清楚;

              6、需經(jīng)會(huì)簽的文稿,由辦公室在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽;

              7、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號(hào)打;

              8、文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;

              9、文件打字后,由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

              五、文件的借閱和清退

              第十條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。

              第十一條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。(adivasplayground.com)任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

              第十二條 各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

              六、文件的立卷與歸檔

              第十三條 文件的歸檔范圍:

              以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔;其它部門(mén)日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔。

              第十四條 立卷要求

              1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。

              2、立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

              3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

              4、上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交,清單一式兩份。(交接部門(mén)各留存一份備查)。

              七、文件的銷毀

              第十五條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),辦理銷毀手續(xù)。

              文檔管理制度(三)

              1、負(fù)責(zé)收發(fā)、保管監(jiān)理工作中的往來(lái)文件、通知、報(bào)告,整理會(huì)議記錄;

              2、收集所監(jiān)理工程的技術(shù)資料,并按要求分類、編號(hào)、登記、保管;

              3、負(fù)責(zé)接收業(yè)主提供的圖紙、資料,并及時(shí)發(fā)給各專業(yè)監(jiān)理工程師;

              4、工程竣工后,做好項(xiàng)目監(jiān)理檔案資料的整理、歸檔工作;

              5、認(rèn)真做好計(jì)算機(jī)操作、文印及信息傳遞工作;

              6、完成領(lǐng)導(dǎo)安排的其它工作。

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