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要素式公證書制作中的問題及對策/馮興吾法律論文網(wǎng)
要素式公證書制作中的問題及對策
馮興吾 楊仕田 劉金海
為增強公證文書的證明力，提高公證隊伍的整體水平，滿足社會對公證法律服務的需要，充分發(fā)揮公證的作用， 司法部決定自200J年1月1日起在保全證據(jù)、現(xiàn)場監(jiān)督、合同(協(xié)議)三類公證書推行使用要素式公證書格式。實踐中，使用者普遍反映較好。但是，要素式公證書在制作中仍存在一定的問題，本文試提出，求教同仁。
一、要素式公證書制作中的問題
l、必備要素不全。必備要素為公證辦證證詞中必須具備的內(nèi)容，而有的公證書在證詞中卻存在保全的關鍵詞缺省、拍賣標的基本情況及所有權或處分權不明、代理人的代理權限不清等情況。
2、選擇要素選擇不當。選擇要素為根據(jù)公證證明的實際需要或當事人的要求， 酌情在公證書證詞中寫明的內(nèi)容。有的公證書證詞應寫明的未寫明，如證據(jù)的存放地點不明、開獎中有在場人的未加描述、合同的生效日期及條件未說明等。
3、法律條文引用不規(guī)范。有的房屋轉讓合同公證書證詞中只援引《中華人民共和國合同法》，而未引用《中華人民共和國房地產(chǎn)管理法》等。
4、大宗批量證未按要求出具要素式公證書。有的認為批量公證，公證書證詞基本是一致的，只是一方當事人的基本情況不同，不必出具要素式公證書。
5、要素式公證書的范圍過窄。司法部試行要素式公證書格式的范圍暫定為在國內(nèi)使用的保全證據(jù)、現(xiàn)場監(jiān)督、合同(協(xié)議)三類公證書，而發(fā)往域外使用的涉外、涉港澳臺公證書及其他國內(nèi)公證書仍使用現(xiàn)行公證書格式。
二、要素式公證書制作的問題之對策
l、加強學習、提高素質(zhì)
推行要素式公證書是公證工作改革的重要內(nèi)容，是對傳統(tǒng)公證書格式的全面突破，是一項十分具體而又復雜的工作，對公證人員的分析判斷能力、辦證程序的嚴謹性等都提出了更高的要求。各地要采取集中培訓、集體學習、自學等方式，組織全體公證人員認真學習司法部下發(fā)的要素式公證書格式、使用說明、參考格式及與要素式格式相關的法律、法規(guī)及司法文書寫作知識，努力提高法律、公證業(yè)務、語文和文書寫作水平。
要素式公證書與過去的公證書相比，最顯著的特點就是在公證證詞中必須寫明某個公證事項適用某種法律、法規(guī)， 因此，公證人員不僅要熟悉公證事項適用什么法律，還要清楚具體的條款。所以，公證員為適應未來公證工作的實際需要，必須不斷加強學習。
2、必備要素寫完整
一是保全證據(jù)公證書。要寫明申請人的姓名或全稱、申請日期及申請事項。 自然人寫姓名，有代理人的還要寫代理人的姓名， 包括自然人的性別、出生日期、住址，外國人寫明國籍。法人或非法人組織寫全稱，要以其營業(yè)執(zhí)照或公章上名稱為準，并要寫法定代表人或代理人姓名，
法人的基本情況及行為能力。保全的方式方法，如自書、代書、公證人員記錄、錄音、錄像等方式。參與保全人員的情況，包括承辦公證人員及在場人、翻譯、勘驗等的人數(shù)、姓名等。同時，還要寫明證人的主體資格是否合法，意思表示是否真實，取得證據(jù)的數(shù)量、種類、 日期，是否向證人宣讀和經(jīng)證人閱示，證人在證據(jù)上簽名(蓋章或捺手印)是否真實。
二是現(xiàn)場監(jiān)督類。寫明申請人全稱或姓名、申請日期及申請事項。對委托人、拍賣人、拍賣師及競買人資格的審查情況，拍賣標的基本情況及對其所有權或處分權的審查結果，對拍賣規(guī)則內(nèi)容的審查結果。拍賣活動是否得到有關部門批準，如與拍賣標的有關的主管部門(文物管理 機構、國有資產(chǎn)管理機構、房地產(chǎn)管理部門等)、拍賣標的的監(jiān)管機關(海關、人民法院、破產(chǎn)清算小組等)。拍賣的時間、地點及拍賣過程(拍賣方式、競價形式)是否符合拍賣規(guī)則等。
三是合同(協(xié)議)類。寫明申請人全稱或姓名、申請日期及申請事項。公證人員要重點審查當事人的身份、資格及簽訂合同的民事權利能力和行為能力；代理人的身份及代理權限；限制民事行為能力人訂立合同由其法定代理人代理或征得法定代理人同意，但訂立純獲利益或與其年齡、智力、精神健康狀況相適應的合同除外：擔保人的身份、資格及擔保能力； 當事人簽訂合同的意思表示是否真實，是否對合同的主要條款取得一致意見。如出售房產(chǎn)(期權)的名稱、坐落、房號、朝向、 占地面積、使用面積、售價等；預售合同應有預售許可證，現(xiàn)房買賣應有房產(chǎn)證；共有房產(chǎn)或已設定他項權利(如抵押權)的房產(chǎn)，應按法律規(guī)定征得相關權利人的同意或認可；合同條款是否完備，內(nèi)容是否明確、具體；是否履行了法律規(guī)定的批準或許可手續(xù)，如《中華人民共和國合同法》第44條后款規(guī)定：“法律、行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準、登記手續(xù)生效的，依照其規(guī)定。”
3、選擇要素要適當
一是保全證據(jù)公證類。申請保全證據(jù)的原因、用途；對于沒有根據(jù)的原因，或者用途不定的，或原因用途難以確認的，一般不宜直接寫明； 辦理該項公證的法律依據(jù)(公證規(guī)章或有關規(guī)章等)；在引用法律依據(jù)時，應具體寫到有關法律、法規(guī)、規(guī)章的條、款、項。有些省、市有公證地方性法規(guī)的，如我省的《安徽省公證條例》，本文認為也應引用。對所取得的證據(jù)的保全方式及存放地點。 如有附件時，應寫明附件是原件還是復印件及附件的名稱、份數(shù)、頁數(shù)、順序號。
二是現(xiàn)場監(jiān)督類。申請人提供的主要證據(jù)材料的真實性、合法性；拍賣人對拍賣標的來源、瑕疵及相關責任的說明；拍賣活動有見證人的，應將其民事主體資格狀況連同“見證人某某某、某某某在場見證”字樣一并在公證書中加以描述。
三是合同(協(xié)議)類。合同標的物的權屬情況及相關權利人的意思表示。權屬情況指所有權、使用權、擔保物權、專有權、專用權等；相關權利人包括與合同標的有關的共有權人、所有權人、使用權人、擔保權人等。如寫明權屬： “本合同項下標的物由XX、XX共有”，接下去再寫相關權利人的意思表示： “共有人XX對轉讓該標的物無異議”。轉讓、承包或租賃合同標的物時，應按法律規(guī)定征得相關權利人同意或認可。當事人對合同內(nèi)容的重要解釋或說明：在簽訂格式合同時，要寫明當事人是否了解合同的全部內(nèi)容；合同的生效時間及條件，如法律規(guī)定合同須經(jīng)登記或批準方能生效的，公證書中應寫明“本房屋《買賣合同》自合同項下房屋經(jīng)房地產(chǎn)登記主管部門辦理權屬變更登記之日起生效”、 “本《質(zhì)押合同》自合同項下物移交質(zhì)權人占有之日起生效”。有的還寫明“本合同自雙方當事人簽字、蓋章并經(jīng)公證之日起生效”、 “本合同自雙方公司董事會通過后生效”。
4、加強管理，制定規(guī)范
一是在全國范圍內(nèi)推薦要素式公證書制作較好的公證書卷宗。要素式公證書的推行，使公證的形象逐漸飽滿起來。過去制式的形式影響了對實體內(nèi)容的更深入的探究，而推行要素式公證書之后，對形式的單純追求已經(jīng)不再是重點關注的問題，對法律
實體內(nèi)容的審查就必然成為公證工作的重點內(nèi)容。因此，在從過去的偏重程序法、兼顧實體法向偏重實體法、兼顧程序法的轉變過程中、首先要在全國范圍內(nèi)推薦要素式公證書制作較好的卷宗。
二是實行公證處之間要素式公證書制作的交流。要素式公證書使公證證明活動更加公開化，增強了公證活動的透明度。公證人員的工作， 包括審查的內(nèi)容、依據(jù)的法律、分析判斷過程都明明白白地展現(xiàn)在當事人面前，展現(xiàn)在法庭面前，展現(xiàn)在公證書使用部門面前。因此，要舉辦公證處之間要素式公證書制作的交流，在經(jīng)驗積累到一定程度后，將有益的經(jīng)驗在全系統(tǒng)進行總結、推廣，努力做到公證程序公開、公證活動的透明，使人們對公證的認識更深，對公證書的證明力更加確信。
三是防止出現(xiàn)新的要素式公證書的格式化。如果我們僅僅把要素式當作一種形式， 當作一種被動的工作，那么，要素式公證書就不會有生命力，就會回到傳統(tǒng)的老路上去。這就要求我們進一步理解要素式公證書的內(nèi)涵， 而不是其表面。只有理解其內(nèi)涵，公證員才能真正發(fā)揮主觀能動性，才能通過公證書充分展示公證員的個性。
5、適當增加要素式公證書的種類。有的公證種類，如繼承權公證、執(zhí)行證書等都沒有實行要素式公證書，如實行要素式公證書就能較全面地反映當事人的境況、申請的原因和目的、公證的對象和范圍、公證的結論、依據(jù)事實和法律等方面。再如提存公證，若按老式部頒格式，只能證明提存協(xié)議上當事人的印鑒或簽名屬實，不能在公證書具體反映提存數(shù)量。為方便當事人。本文認為，在實踐中應該參照部頒示范格式．根據(jù)當事人的具體情況．靈活地為當事人出具要素式公證書，在堅持法律原則性的基礎上注重事實的靈活性的運用，使要素式公證書具有更加強大的實用性，增加公證工作為經(jīng)濟建設、為社會發(fā)展保駕護航的能力。
安徽省宣城市公證處
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