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地方文獻資源建設(shè)的視野與技藝
一、新技術(shù)環(huán)境下,地方文獻資源建設(shè)中的問題
1.地方文獻載體形式多樣化。由于高新技術(shù)的作用,文獻信息載體除了紙質(zhì)以外,還有膠質(zhì)材料、磁性材料和網(wǎng)上傳輸。這樣,地方文獻的征集范圍從印刷型文獻擴展到縮微文獻(如縮微膠卷、膠片)、視聽文獻(如電影拷貝、電視錄像帶、錄音帶、電視直播節(jié)目等)、電子文獻(如機械可讀磁帶、軟磁盤、交互式光盤等)和網(wǎng)上信息資源。以縮微文獻為例,全國圖書館文獻縮微復制中心自1986年開始文獻搶救工作以來,截止1996年底,共縮微各種文獻4.27萬余種,其中報紙3227種、1.8萬余盤;期刊13163種、7000余盤;古籍善本26370鐘、2.5萬余盤。在大量的縮微文獻中,其中有一部分是珍貴的地方文獻。由于在縮微過程中經(jīng)過“拾遺補缺”,往往比一館所藏文獻要完整、系統(tǒng),可利用價值更高。近年來,電子文獻急劇增長,信息網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展,改變了文獻信息資源結(jié)構(gòu)。電視文化的極大普及,地方電視臺的大量地方信息也已經(jīng)成了重要的地方文獻信息源。諸此種種,地方文獻載體多樣化,導致文獻收集范圍和渠道的擴展,增大了收集難度。
2.地方文獻征集、整序手段復雜化。在新技術(shù)環(huán)境下,文獻采訪征集加工處理的理論基礎(chǔ)和技術(shù)支撐發(fā)生了變化,傳統(tǒng)的征集和分類編目已經(jīng)不完全適應工作要求了。很長一段時間以來,地方文獻獲取的紙質(zhì)文獻主要是通過購買、交換、復制和接受捐贈,為了增加文獻數(shù)量,往往在謀取地方政府的支持下,下文要求所屬機關(guān)、企事業(yè)單位將所出版的書刊資料向公共圖書館繳送,或者圖書館派人到各機關(guān)、事業(yè)單位進行征集。今后將不限于傳統(tǒng)的獲取模式,還要通過網(wǎng)上搜索、電視轉(zhuǎn)錄等形式,去廣泛地獲取地方文獻資料。網(wǎng)上信息資源獲取要與數(shù)據(jù)通訊管理部門簽定協(xié)議,辦理有關(guān)數(shù)據(jù)使用手續(xù)后,再從網(wǎng)絡(luò)下載。網(wǎng)絡(luò)下載的地方文獻信息必須進行綜合處理,深度加工和重組,使大量隨機無序的信息資源轉(zhuǎn)化成有序的、便于利用的知識。將網(wǎng)絡(luò)上的虛擬館藏資源序化為本館實體館藏資源,完成載體轉(zhuǎn)換。在網(wǎng)絡(luò)、電視資源采集時,都必須使用高科技手段,要求工作人員有較高的科技素質(zhì)和掌握高科技的能力,要求完善硬件設(shè)備環(huán)境。
3.地方文獻工作內(nèi)容寬泛化。紙質(zhì)文獻作為一種載體決定并影響地方文獻工作的內(nèi)容和形式,而文獻信息儲存與傳遞的新系統(tǒng)和新載體將極大地豐富地方文獻工作的內(nèi)容,并將徹底改變在“書本位”信息環(huán)境下形成的重視靜態(tài)文獻資料,忽視動態(tài)信息的思維定勢,地方文獻工作將圍繞多種載體文獻做文章,面對新的技術(shù)環(huán)境,地方文獻工作內(nèi)容將愈來愈豐富多彩。評價地方文獻資料的質(zhì)量標準也不只限于館藏實體地方文獻數(shù)量、結(jié)構(gòu)和利用率,還要看在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,獲取地方文獻信息的能力。
4.地方文獻購置經(jīng)費使用方向多元化。紙質(zhì)文獻大多數(shù)是交換、接受繳送和捐贈的。如山東圖書館每年入藏的地方文獻中,90%以上是通過無償征集獲取的。而視聽文獻、電子出版物、網(wǎng)上信息資源獲取則必須遵循市場法則。因此,文獻購置經(jīng)費使用上要統(tǒng)籌兼顧,以內(nèi)容為出發(fā)點進行文獻載體的選擇,非紙質(zhì)文獻的收集、加工、處理費用遠遠高于紙質(zhì)文獻的費用,必然造成地方文獻的購置費用成倍增長,給圖書館加大購書經(jīng)費的壓力。
5.建設(shè)地方文獻數(shù)據(jù)庫和進行館藏地方文獻數(shù)字化。建設(shè)地方文獻數(shù)據(jù)庫,首先是建立地方文獻書目數(shù)據(jù)庫,這是基礎(chǔ)性建設(shè),恰恰又缺乏基礎(chǔ)。據(jù)了解,大多數(shù)省館沒有館藏地方文獻書目,即使一些地方文獻工作開展的比較好的圖書館,也沒有建立完整的、系統(tǒng)的地方文獻書目體系,遑論全省地方文獻聯(lián)合目錄。因此要把地方文獻書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)放在首位。同時根據(jù)本地經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的需要,分期分批地建設(shè)一些有較大政治影響和經(jīng)濟效益好的專題地方文獻數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項龐大的信息工程,存在一個不斷補充、不斷完善的漸進過程。不管是建立文摘數(shù)據(jù)庫,還是全文數(shù)據(jù)庫,都必須高起點,在應用軟件的選擇上,最好選用那些技術(shù)成熟、標準化程度高的軟件。近年來,建中國數(shù)字化圖書館的呼聲日高,但從圖書館界整體而言,在缺乏人才缺乏資金的情況下,一窩蜂地去搞數(shù)字化圖書館是非常不現(xiàn)實的。
二、地方文獻資源建設(shè)的構(gòu)想
1.地方文獻資源建設(shè),應實施區(qū)域性的宏觀調(diào)控,搞好區(qū)域內(nèi)的分工協(xié)作,走整體建設(shè)的發(fā)展道路,最大程度實現(xiàn)地方文獻資源的共建共享體系。文獻資源共建共享的根本目的,就是要通過圖書館協(xié)作的規(guī)模效應來提高開發(fā)和利用文獻資源的綜合能力。隨著地方文獻總量的不斷增加和圖書館資金的匱乏,現(xiàn)在一定區(qū)域內(nèi)的任何一個圖書館都不可能將本地區(qū)出現(xiàn)的地方文獻一網(wǎng)攬盡。因此,一定區(qū)域內(nèi)的地方文獻資源建設(shè)只有借助于宏觀調(diào)控的手段,使各館把自身的地方文獻資源建設(shè)納入到本地區(qū)范圍內(nèi)的地方文獻資源建設(shè)的大系統(tǒng)之中,實行統(tǒng)籌規(guī)劃,突出各自特色,協(xié)調(diào)管理,改變以往大而全、小而全的文獻資源建設(shè)的老路,通過地區(qū)性中心館作為協(xié)調(diào)機構(gòu),指定館際間的分工協(xié)議,明確各館的收集范圍和重點,避免發(fā)生大的沖突,形成各自特色明顯的收藏體系,又共同組成完備的區(qū)域性地方文獻。這種大視野的地方文獻資源建設(shè)方針,既可以最大限度地避免重復建設(shè)而造成的浪費,也可以最終通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實現(xiàn)本地區(qū)資源的共建共享,發(fā)揮地方文獻資源的規(guī)模效應,促進地區(qū)內(nèi)各項事業(yè)的蓬勃發(fā)展。
2.地方文獻資源建設(shè)應注重重點收藏的學科體系,并保證這部分收藏的完整性和系統(tǒng)性。地方文獻是開展地域性研究的最有價值的文獻基礎(chǔ)。因此,從文獻收集內(nèi)容的總體要求來看,應圍繞著反映地方建設(shè)的理論研究、地區(qū)性社會科學的應用研究以及為地方各級領(lǐng)導決策提供文獻情報服務等為重點來進行。也就是地方文獻資源建設(shè)體系要把重點收藏和學科體系有機地結(jié)合起來,使館藏地方文獻在某幾個方面達到文獻保障的研究級水平。確定地方文獻資源建設(shè)的學科體系,必須結(jié)合地域文化中優(yōu)勢突出的方面,或獨特的方面。這樣既有科學性,又因為目標明確,容易形成各館自身的獨特的地方文獻體系。因此,一旦確定了重點收藏和學科體系,就要盡全力保證這部分地方文獻收集的完整性和系統(tǒng)性。
3.重視對非歷史文獻、非正式出版物和非文史類資料中地方文獻的征集工作。地方文獻資源是地方文獻信息服務的基礎(chǔ)。建設(shè)完整的地方文獻資源體系,是當代地方文獻事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實要求。因此,必須在實際工作中,加大對非歷史文獻、非正式出版物和非文史類資料的征集力度。這部分文獻的來源十分廣泛,專指性和地域性強,動態(tài)性和時效性好,使用價值也較高。根據(jù)調(diào)查統(tǒng)計,這類文獻已經(jīng)占到每年征集地方文獻總量的60%—70%以上,并且還會隨著地方各項事業(yè)的蓬勃發(fā)展所占比例不斷增加�？墒�,這部分文獻出版周期不定,出版量少,出版形式多樣,發(fā)行范圍有限,一般都是在本行業(yè)或本地區(qū)以內(nèi)部發(fā)行或交換方式進行傳播。搜集者很難掌握其出版信息,因而造成這部分文獻的大量流失。因此,在今后的地方文獻征集工作中,要注重對搜集工作人員信息意識的培養(yǎng),樹立良好的責任心和職業(yè)道德,多途徑、多渠道地搞好信息搜集,以高素質(zhì)適應地方文獻搜集工作日趨復雜化的要求。
4.建立地方文獻報刊資料數(shù)據(jù)庫。地方文獻的類型多種多樣,報刊文獻只是其中的一種。它信息密度最大、傳遞周期短、內(nèi)容豐富翔實,且相對客觀,具有很高的使用價值和史料價值。但由于報刊文獻總量太大,有關(guān)的地方文獻信息分散在不同時期,不同種類的報刊之中,要想從中迅速查到有關(guān)資料,僅靠瀏覽大量的原始報刊,幾乎是不可能的,這就大大制約了對這部分文獻的利用。因此,有必要通過圖書館地方文獻工作部門,采取建立地方文獻報刊資料數(shù)據(jù)庫這種方式,把各類報刊中有關(guān)的各類信息析出,并通過有效的整理和組織,提供給用戶使用。這樣既有利于充實地方文獻資源,也有利于提高報刊文獻的使用效率,同時,也有利于實現(xiàn)報刊文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)的合理布局。
三、地方文獻資源開發(fā)利用的有效途徑
1.地方文獻的收集方法是關(guān)鍵。(1)征訂。與各類出版發(fā)行機構(gòu)保持聯(lián)系,通過文獻征訂單訂購出版發(fā)行的地方文獻。(2)現(xiàn)購。多渠道獲取地方文獻發(fā)行動態(tài);定期到書市、書店、書攤,通過函購和現(xiàn)場采購收集。(3)繳送。建立地方文獻呈繳本制度,規(guī)定本地各單位公開出版發(fā)行、內(nèi)部編印交流的地方文獻,必須主動及時送交幾份圖書館收藏。(4)索取。定期跟蹤采訪本地相關(guān)單位及地方名人,及時掌握有關(guān)地方文獻信息,主動上門訪求索取。(5)復制。通過各種目錄,了解地方文獻缺藏信息,在遵守版權(quán)和著作權(quán)的前提下,采取復制手段收集。(6)析出。許多地方文獻收錄于大型叢書、總集、文集、報刊等文獻中,通過復印、掃描、摘抄、剪輯等手段收集。(7)交換。與其他單位和個人建立友好合作交流關(guān)系定期交換地方文獻。(8)捐贈。開展讀者研究,倡導捐贈活動,接受個人、機構(gòu)團體捐贈地方文獻。(9)代集。利用上下級關(guān)系、協(xié)作關(guān)系,委托其他單位和個人代為征集地方文獻。
2.地方文獻的科學管理是保障。地方文獻的管理主要有分散管理和集中管理兩種形式。實踐證明,集中管理優(yōu)于分散管理,既方便文獻的補充與開發(fā),又便于讀者的檢索與利用。集中管理由許多工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。(1)詳細登錄。地方文獻按不同類型、不同載體形式分別進行財產(chǎn)登記。(2)科學分編。按地方文獻學科內(nèi)容分類,取著者號為書次號,集中同類同著者的不同著作,便于管理和利用。(3)標準著錄。地方文獻必須按照國家有關(guān)標準進行標引著錄,以“ＣＮＭＡＲＣ”作機讀目錄數(shù)據(jù)格式,為地方文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)打好基礎(chǔ)。(4)合理排架。地方文獻應采用集中專藏、分類排架法。設(shè)立地方文獻專用庫,并劃分若干區(qū)域,根據(jù)不同載體類型,外型特征購置不同資料架,分門別類存放各類地方文獻。(5)嚴格管理。一是健全制度,制定讀者借閱規(guī)則、工作人員崗位職責等地方文獻管理細則;二是專人負責,配備具有地方文獻知識、熟悉館藏、有責任心的專業(yè)人員管理。再則,修補整理收集的地方文獻,有些是破損的舊文獻,有些是零碎的散頁,需要及時修補、整理、裝訂,保證其完整性。
3.地方文獻的全面開發(fā)是核心。即根據(jù)讀者各種需求,將地方文獻進行不同類型、不同方式、不同深度的整理、加工,活化為動態(tài)的信息情報源。(1)編制多種目錄。首先,編制多套館藏地方文獻目錄。按文獻出版形式劃分為古籍、普通圖書、期刊、報紙、視聽文獻等種類,每類按學科、主題、題名、責任者等檢索途徑標引編排,分別編制分類目錄、主題目錄、題名目錄、著者目錄。含于其他資料中的地方文獻應作參見款目析出,保證地方文獻的完整性。其次,編制各種地方文獻專題目錄,根據(jù)館藏特色和讀者實際需求,編制專題性目錄。再則,編制地方文獻聯(lián)合目錄,圖書館縱橫聯(lián)合、合作編制地方文獻聯(lián)合目錄,實現(xiàn)資源共享。最后,編制地方文獻待訪目錄。通過各地各館各種目錄的查檢并編制缺藏待訪地方文獻目錄,為收集者和讀者提供參考線索。(2)編制各種索引。地方文獻內(nèi)容廣泛,形式多樣,分布零散,可見,編制各種索引顯得十分重要。一方面將分散的地方文獻論文資料線索,分門別類編制專題索引,另一方面,將不同知識點的地方文獻提取摘錄下來,注明出處和位置,編制主題索引、地名索引、著者索引等目錄索引,詳盡地揭示地方文獻線索和內(nèi)容特征。(3)編寫摘要和提要。在編制地方文獻目錄索引的基礎(chǔ)上,進一步編寫內(nèi)容提要和摘要,更加詳盡地揭示內(nèi)容信息,便于讀者充分檢索和利用。(4)匯編專題資料。地方文獻分布零散,某一專題或主題文獻分散于不同類型、不同學科或綜合性文獻中,采用復制、摘抄、剪輯等手段將其抽取析出,集中匯編成冊。
〔出處〕 濟南大學學報2002(5)
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