構建地方文獻數據庫的思考

[摘要] 說明建庫的意義，從數據源、用戶需求、人財物等方面分析建庫的條件，從功能、規(guī)模、質量上提出建庫的要求，重點探討建庫的方式、類型和步驟。

隨著信息社會化發(fā)展，地方文獻數據庫需求迅速增長，圖書館應構建數據庫，使地方文獻資源得到充分開發(fā)利用。地方文獻數據庫是通過計算機實現(xiàn)對地方文獻信息資源的收集整理、標引著錄、檢索輸出的自動化檢索系統(tǒng)。目前，大規(guī)模、標準化、開放型的地方文獻數據庫較少，滯后于其他文獻數據庫的建設，應引起圖書情報界的重視和思考。

1 構建地方文獻數據庫的意義

建立地方文獻數據庫，開發(fā)地方文獻資源有著十分重要的意義。①更為便捷、快速、準確地為教學科研提供文獻及線索，促進科教事業(yè)的發(fā)展；②為地方領導決策和規(guī)劃提供信息咨詢，為地區(qū)建設提供信息資源，促進地區(qū)現(xiàn)代化發(fā)展；③為構建地方文獻信息中心，實現(xiàn)資源共享打下良好基礎：④體現(xiàn)圖書館的特色和發(fā)展優(yōu)勢，創(chuàng)造良好的社會效益和經濟效益，促進圖書館事業(yè)的發(fā)展；⑤數據庫產品走向市場，推動數據庫產業(yè)化進程。

2 構建地方文獻數據庫的條件

2．1 數據源分析

①地方文獻數量豐富。在地區(qū)發(fā)展的歷史長河中，留下了豐富的地方文獻資源。隨著地區(qū)現(xiàn)代化建設的不斷深入，地方文獻信息量迅速增長，豐富的源源不斷的文獻信息給建庫提供了必備條件。再則，圖書館難以做到無遺漏地采集收藏全部地方文獻，建庫恰好可以彌補缺藏并提供收集線索。②地方文獻類型多樣。按不同標準可將地方文獻劃分為不同類型，諸如：印刷型，視聽型和網絡型：圖書、報刊和論文資料；公開出版物，內部交流資料和密級文獻等等。地方文獻多種類型并存，豐富了數據內容，尤其是重要的灰色文獻。給地方文獻數據庫增添了特色。③地方文獻分布廣泛。分散于各學科文獻中，分布于各種載體上，包含于其他文獻內，分藏于眾多單位里，出現(xiàn)于網上文獻信息資源系統(tǒng)中。這種分散性，不便于地方文獻的采集收藏和開發(fā)利用，將分散的地方文獻通過建庫得以集中，既彌補了館藏不足，又方便了讀者檢索。

2．2用戶分析

隨著地方現(xiàn)代化建設步伐的加快，地方文獻信息用戶與需求量呈不斷增長的態(tài)勢。①用戶迅速增加，從成人到孩子、教師到學生，領導到群眾、學者到建設者，無不需要地方文獻信息，他們或接受愛國家，愛家鄉(xiāng)的傳統(tǒng)教育，或為教學科研服務，或決策規(guī)劃咨詢信息，或指導實際工作，我館地方文獻室，接待本校師生，本地學者、領導、工人、農民等多層次讀者， 1999年下半年六個月接待讀者130余人次，2000年3、4、5月三個月就接待讀者約120人次。可見。地方文獻數據庫用戶遍及各行各業(yè)、各個專業(yè)領域，并且呈迅速增長的好勢頭。隨著地方文獻數據庫網絡化進程，館外網上讀者等潛在用戶將不斷增加。②需求快速增長，信息社會化時代，信息更新速度加快，信息需求量迅速增長，地方文獻信息的需求也不例外。我館地方文獻室，讀者在1999年下半年六個月查閱地方文獻580余冊（篇），在2000年3、4、5月三個月就查閱約600冊（篇）�？梢姡�隨著兩個文明建設的不斷深入，地方文獻信息的需求量呈快速增長趨勢。

2．3人財物分析

在人才方面，大中型圖書館都擁有一批高質量的專業(yè)人才，具有信息服務的豐富經驗，具有對信息的收集整理、分析加工的能力。在設備方面，計算機、多媒體、網絡技術已在大中型圖書館普遍應用，計算機局域網、中國教育科研網（CERNET）， INTERNET網已相繼開通。在經費方面，經費雖然緊張，但可以多渠道多途徑想辦法解決，隨著圖書資料保障系統(tǒng)的逐步實施，爭取得到資助；隨著各級領導的重視，爭取撥到�？�；通過縱橫聯(lián)合，爭取融合資金；通過數據庫產品投放市場，爭取回收資金。

綜上所述，用戶需求旺盛，建立地方文獻數據庫是十分必要的；數據源充足、有建庫專業(yè)人員、擁有先進設備、多渠道籌集資金，建立地方文獻數據庫也是十分可行的。但是，數據庫建設是一項投入大、技術強、周期長、見效慢的工作，建庫會遇到各種各樣的困難，需要通過多方面努力，解決困難和問題，創(chuàng)造良好的條件，使建庫工作順利開展。

3 構建地方文獻數據庫的要求

3．1功能要求

數據庫建設的主要目的在于提供豐富的信息資源，實現(xiàn)資源共享，尤其是在網絡環(huán)境下，必須要求擁有完善的，結構合理的檢索功能體系。數據庫系統(tǒng)軟件的開發(fā)要注重實用性和通用性，要求用戶界面友好，操作簡便快捷、易維護、易推廣普及。檢索功能體系應具備查詢檢索，修改刪除，新增補充三大功能，在網絡環(huán)境下，考慮增設信息檢索服務的輔助功能，如：網站到訪功能、文獻檢索命中率統(tǒng)計功能、關鍵詞或主題詞檢索頻率統(tǒng)計功能等。查詢檢索功能要做到能對用戶導引檢索，提供多種不同的檢索途徑和檢索點，不僅包括題名（書名），責任者，分類號，主題詞、關鍵詞等常規(guī)檢索項，而且還要有年份，地名等檢索點；既要實現(xiàn)各項相互間的“與”、“或”、“非”的邏輯組配檢索，又要實現(xiàn)在一次檢索結果的基礎上實現(xiàn)多次循環(huán)檢索，提高檢索命中率。

3．2規(guī)模要求

從國內文獻檢索數據庫的現(xiàn)狀來看，我國數據庫建設和發(fā)展趨勢是大規(guī)模，全文型和網絡化，表明對數據庫規(guī)模要求越來越多。國內市場對文獻檢索數據庫中信息記錄的最低要求是5萬條以上。因此，地方文獻數據庫建設也要適應時代的發(fā)展，要有一定的規(guī)模，數據資料不完備的小規(guī)模地方文獻數據庫，市場需求小，很難打開局面，容易變成死庫。為此，應構建中等規(guī)模乃至大型的的地方文獻數據庫，能產生很好的社會效益和經濟效益。

3．3質量要求

①數據源要準確可靠，數據源是數據庫中每條數據的來源，也是數據質量的依據所在。因此，地方文獻數據庫的數據源不僅要有保障，而且要準確可靠。②標引著錄要規(guī)范標準。地方文獻數據庫的信息檢索的實現(xiàn)以其對地方文獻信息的標引為基礎，因此，對地方文獻信息的標引必須統(tǒng)一標準和規(guī)范化，統(tǒng)一標準也是聯(lián)網協(xié)作的前提，實現(xiàn)地方文獻數據庫與各種網上信息資源檢索的接軌。③軟件系統(tǒng)要通用實用。軟件系統(tǒng)對數據的存取、修改、檢索、聯(lián)網等起著決定性的作用，要求地方文獻數據庫管理系統(tǒng)具有通用性和實用性，便于推廣普及，利于多種地方文獻數據庫的數據交換。④檢索系統(tǒng)要能網絡化，地方文獻數據庫檢索系統(tǒng)不僅能以光盤和軟盤形式在單機上運行，而且要具備網絡功能，通過計算機網絡能在網上傳輸。

4 構建地方文獻數據庫的方法

4．1構建地方文獻數據庫的方式

根據不同的目的和任務，可采用不同的建庫方式。①回溯過去的文獻信息而建立地方文獻數據庫。目前已建成的地方文獻數據庫較少，而地方文獻信息資源很豐富，為了充分發(fā)揮作用，回溯建立全面系統(tǒng)的地方文獻數據庫十分必要。②追新建庫式。追尋新的地方文獻信息連續(xù)建立最新地方文獻數據庫。將源源不斷的無序的新文獻信息及時有序地、連續(xù)性提供給用戶檢索利用。③獨立建庫式。由本單位獨自建立地方文獻數據庫。一般在建立館藏地方文獻書目索引數據庫時多采用此法。④聯(lián)合建庫式�？v橫聯(lián)合協(xié)作建立地方文獻數據庫。隨著網絡化的發(fā)展，從自發(fā)，獨立、小型，分散的數據庫生產走向協(xié)調，聯(lián)合、大型、網絡化是文獻信息工作發(fā)展的必然趨勢，必須擺脫孤軍作戰(zhàn)，改變各自為政的狀況，應加快區(qū)域內圖書館、檔案館、博物館等單位分工協(xié)作步伐，采用“統(tǒng)一規(guī)劃、標準一致，分散加工，集中處理”的建庫格局，聯(lián)合構建綜合性、全文型較大規(guī)模的地方文獻數據庫，達到共建共知共享。

4．2構建地方文獻數據庫的類型

地方文獻數據庫可按不同的標準劃分不同的類型，①按數據學科內容分：綜合型和專題型。前者是包括各學科內容的綜合性地方文獻數據庫；后者是只收某學科或某專題內容的專題性地方文獻數據庫。②按數據加工程度分：書目索引型和全文型。前者是只提供文獻線索和摘要的地方文獻書目索引數據庫，揭示文獻深度淺，服務范圍��；后者是既提供文獻線索，又提供原文獻內容的地方文獻全文數據庫，揭示文獻內容深，滿足用戶的多層次檢索需求。③按數據庫產品形式分：機讀型和網絡型，前者是以檢索光盤和檢索軟盤形式的地方文獻光盤（軟盤）數據庫，可獨立在單機上運行供用戶檢索使用；后者是設在網站上，建立網頁的地方文獻網絡數據庫，隨時隨地供多用戶檢索使用。

4．3構建地方文獻數據庫的步驟

4．3．1論證

建庫前，必須從國內地方文獻數據庫開發(fā)、數據信息源、建庫人員素質、技術設備、用戶需求等方面開展可行性和技術論證。了解國內是否已有相同數據庫開發(fā)，可通過各級組織協(xié)調，避免小范圍小規(guī)模低水平的重復建設；調查地方文獻信息源是否充足，前期準備情況如何：考察建庫人員的知識結構和綜合素質情況，是否能勝任建庫工作；考慮硬件與軟件環(huán)境，硬件配置是否符合建庫要求，采用何種軟件系統(tǒng)達到最優(yōu)化；分析地方文獻數據庫產品的社會效益和經濟效益，做好市場前景和用戶需求的前瞻性分析。

4．3．2收集

建庫論證后，接著收集地方文獻信息，文獻信息是數據的源泉，數據是數據庫的核心，數據質量從某種意義上代表數據庫的質量。因此，地方文獻信息的收集是十分重要的環(huán)節(jié)。①制訂科學的收集原則：公開出版的地方文獻信息全面系統(tǒng)收集，灰色的地方文獻信息盡全力收集，獨立完整的地方文獻信息重點收集，藏于其他資料中的地方文獻信息選摘收集。②確定合理的收集范圍：具體規(guī)定地方文獻的類型范圍。學科范圍，時限范圍和地域范圍。③選擇文獻源收集。在館內，收集館藏地方文獻信息；從計算機網絡文獻資源系統(tǒng)中，收集網上地方文獻信息；到本地區(qū)，乃至全國各地的有關單位收集相關地方文獻信息，④篩選審核文獻，將收集的地方文獻信息，進行整理、排序、查重、挑選、審核，最終確定哪些文獻被收錄數據庫。

4．3．3標引

文獻標引決定著數據質量，高質量的數據庫必須做到科學規(guī)范化的文獻標引。實現(xiàn)對文獻信息規(guī)范化標引必須選好分類表和主題詞表，前者實現(xiàn)對文獻的學科內容標引——分類標引，后者實現(xiàn)對文獻的主題內容標引——主題標引，分類標引多按《中圖法》，必要時對有關類目進行適當的細分與擴充。主題標引一般采用《漢語主題詞表》，從中選定恰當的主題詞，分類組織數據。根據實際需要也可增加關鍵詞標引，選定讀者熟悉的關鍵詞來標引，更接近讀者的思維習慣，具有更強的實用性�？傊�，應根據實際情況，選擇合適的標引方式，制訂標引細則，具體規(guī)定標引的深度、分類的集中與分散，主題詞和關鍵詞的選用原則等，以便標引人員的共同遵照執(zhí)行。

4．3．4著錄

雖然著錄是對文獻外部特征的描述，但著錄的完備與準確程度、文字錄入的正確率等直接影響檢索效果。因此，著錄不僅要遵循GB3792-85文獻著錄總則、 GB3792．2-85普通圖書著錄規(guī)則、GB3792．3-85連續(xù)出版物著錄規(guī)則等國家標準，而且要制訂建庫的具體著錄實施條例和細則，使建庫有關人員共同遵守以達到一致性的要求，力爭達到著錄項目統(tǒng)一，項目次序和單元次序統(tǒng)一等，保證數據質量。為了使數據具有可交換性，各類型文獻均可采用標準化的機讀目錄格式——CNMARC、USMARC、LCMARC。

4．2．5審校

數據審校是保證數據質量的重要工作環(huán)節(jié)，為了減少標引錯誤，提高標引的一致性，應重視標引審校，要對文獻標引的各項數據進行審核校對；為了減少數據著錄錄入錯誤。保證每一條記錄的準確性，要全面，認真，細致地逐項核對，特別要注意對具有檢索意義的項目的審校，及時發(fā)現(xiàn)錯誤并改正，把好數據工作中的最后一關。

參考文獻
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[2]黃金鳳.走出數據庫建設的誤區(qū)、營造良好的網絡檢索環(huán)境[J]. 河北科技圖苑， 1999，（2）

〔出處〕 圖書館論壇2001（4）

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