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財務領域應用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢、缺陷及建議
摘 要： 近些年, 隨著信息技術的發(fā)展和企業(yè)復雜化程度的提高, ERP系統(tǒng)作為新型企業(yè)管理軟件被大量的應用, 本文從工作中的實踐出發(fā)探討ERP系統(tǒng)在財務領域的應用優(yōu)勢, 國內ERP軟件財務模塊在應用時出現(xiàn)的一些瓶頸問題, 以及解決完善的一些建議。
關鍵詞： ERP系統(tǒng); 財務管理; 問題探討;
隨著信息技術的發(fā)展, 現(xiàn)代化企業(yè)標準化程度的大幅提高, 近些年一種叫企業(yè)資源計劃 (簡稱ERP) 的管理軟件開始應用于國內企業(yè)管理當中。
ERP系統(tǒng)的發(fā)展非常迅速, 到目前為止共經歷了五個階段, 即從記錄大量原始數據、支持查詢、匯總等功能, 到增加對產品構成進行管理實現(xiàn)減少庫存, 優(yōu)化庫存等功能, 再到增加生產、加工工時、生產能力、財務功能等, 形成以計算機為核心的閉環(huán)管理系統(tǒng), 能動態(tài)監(jiān)察到產、供、銷的全部生產過程, 再到增加了包括財務預算、生產能力、調整資源調度等方面的功能, 成為企業(yè)進行生產管理及決策的平臺工具;最后在互聯(lián)網技術成熟下增加與客戶或供應商實現(xiàn)信息共享和直接的數據交換的能力及供應鏈管理思想, 實現(xiàn)跨企業(yè)的聯(lián)合作戰(zhàn)。在應用實施過程中, ERP發(fā)揮了它靈活、強大的優(yōu)勢功能, 但也遇到了一些現(xiàn)實的瓶頸問題, 作為一名會計從業(yè)人員, 筆者從財務角度談論下ERP系統(tǒng)在財務領域的一些應用優(yōu)勢和目前所存在的問題。
一、ERP系統(tǒng)在財務領域的應用優(yōu)勢
(一) 提高數據的真實性和及時性
ERP系統(tǒng)能深度涉入企業(yè)全過程, 從生產過程提取數據, 實現(xiàn)財務管理網絡化、數據共享和信息實時傳遞, 各崗位基于同一系統(tǒng)標準處理數據, 減少隨意性, 并可全程追溯, 較大實現(xiàn)了數據的真實性和及時性。
(二) 可以實現(xiàn)全面預算控制
企業(yè)預算管理具備全員參與, 全過程跟蹤的特點。在預算編制、預算控制、預算分析和預算考核過程中與ERP系統(tǒng)相結合。編制所需的數據可由ERP子系統(tǒng)提供, 并根據子系統(tǒng)的變化更新預算的編制;在預算控制方面, 將預算指標層層分解, 嵌入系統(tǒng)節(jié)點, 隨時進行預警和金額控制, 形成預算控制報告;預算與考核方面, 可以對企業(yè)內部各級責任中心執(zhí)行結果與預算指標進行的差異進行分析評價, 找出不合理之處, 并加以改進, 實現(xiàn)企業(yè)事前計劃、事中控制、事后反饋三者的統(tǒng)一。
(三) 可以加強企業(yè)的財務管理的預測水平
ERP系統(tǒng)通過及時準確的生產計劃信息, 可以建立強大的預測模型, 進行財務可行性分析, 使企業(yè)資源與營運流程得以全面結合, 以銷定產, 降低企業(yè)成本、優(yōu)化企業(yè)資源, 達到資源效益的最大化。
(四) 可以聯(lián)通外部資源, 優(yōu)化財務工作效率
ERP軟件還具有的一項強大的功能是具備無限的擴展能力, 能與更多其他軟件聯(lián)接, 提供開放的API接口, 利用這一功能, 在會計領域可以實現(xiàn)與外部軟件的對接, 減輕會計工作量。例如與金稅系統(tǒng)中的稅控開票系統(tǒng)聯(lián)接, 將開票信息導入會計核算系統(tǒng), 生成會計分錄;或開通ERP電子銀行, 實現(xiàn)電子對賬, 銀企互聯(lián)的支付功能。
未來大數據的廣泛應用中, 這一擴展能力還可以對接全國普及的電子發(fā)票應用, 在實現(xiàn)發(fā)票的真?zhèn)螜z驗、無紙化報銷、以及公務卡的直接結算等領域都能發(fā)揮廣闊的應用。
(五) 實現(xiàn)在線審計
傳統(tǒng)的審計是基于對憑證、賬簿、文件等紙質載體數據的審核, 從原始數據查起, 通過對數據的真實性、合規(guī)性審計, 判斷經濟內容的合法性與業(yè)務處理的正確性。
ERP環(huán)境下, 大量的證據都以電子數據形式存儲在磁性介質上, 審計人員利用該系統(tǒng)數據處理能力強、分析功能強大、網絡在線運行等特點, 通過對定期獲取的財務資產、計劃、生產統(tǒng)計等企業(yè)重要生產經營信息進行綜合分析, 查找審計疑點和問題線索。在此基礎上, 有目標、有重點地進駐現(xiàn)場進行審計查證與核實, 及時發(fā)現(xiàn)和糾正企業(yè)經營管理中存在問題。
二、ERP系統(tǒng)在財務領域應用中存在的現(xiàn)行缺陷
以上綜述了ERP系統(tǒng)的眾多優(yōu)勢功能, 但作為一個新興事物, ERP在國內的應用時間并不長, 現(xiàn)在市面上的ERP系統(tǒng)廠商品牌眾多, 國外如SAP的SAP R3、IBM的IBM ERP等, 國內如智邦國際的ERP系列, 用友的用友ERP, 金蝶的K/3等。筆者企業(yè)應用的軟件是國內財務軟件領域的著名品牌用友ERP, 通過初步的應用, 就本身工作體會, 在此討論下國內ERP品牌在財務模塊上存在的一些問題。
(一) 國內軟件應用時間尚短, 系統(tǒng)穩(wěn)定性和簡潔化程度較弱
國內品牌經多年的磨合, 早期記賬軟件已發(fā)展的較為成熟, 應用起來也比較便捷, 而ERP系統(tǒng)的開發(fā)與應用在國內還屬于新興事物, 多為借鑒國外實踐, 對接企業(yè)時需要開發(fā)人員大量的與企業(yè)溝通、磨合, 根據需求報告開發(fā)出的財務模塊優(yōu)點是切合實際、操作簡便, 缺陷是受制于對接企業(yè)的開發(fā)人員細心程度, 在調試過程中需要有幾個月的磨合期, 在應用過程中也出現(xiàn)過升級系統(tǒng)后部分功能丟失的現(xiàn)象, 穩(wěn)定性低于已成熟的會計記賬軟件。
在靈活性方面, 軟件使用體驗受制于目前的技術水平, 速度受存儲量水平和網速影響較大, 簡潔性還有待提高, 例如用友ERP網上報銷系統(tǒng)直接生成記賬憑證這一環(huán)節(jié), 程序不夠簡化, 從搜索到生成一個憑證, 需要三、四個步驟完成, 相比以前記賬軟件中的模板憑證的應用功能在時間效率沒有得到有效提升。
(二) 開發(fā)系統(tǒng)的更新及時性滯后, 增加預算控制的難度
ERP系統(tǒng)的應用不是個小工程, 需要軟件開發(fā)人員根據企業(yè)本身特色編程, 在適用過程中, 如果出現(xiàn)企業(yè)內部的調整或外部政策的變化, 例如今年的增值稅稅率調整, 這時就需要開發(fā)人員根據政策的改變來調整軟件設置, 軟件的調整時間不夠及時, 就會造成預算控制的數據和賬務實際數據不一致的情形, 預算控制發(fā)揮不了真實作用。
(三) 系統(tǒng)運營受運維水平的影響較大
ERP軟件調試期結束交付使用后, 軟件服務商的對接從系統(tǒng)開發(fā)人員轉為運維服務人員。ERP的功能強大, 覆蓋面廣, 使用過程中要充分了解其功能, 才能發(fā)揮最大效用, 在后期還要根據實際情況提出合理化建議, 如果運維跟不上, 會極大影響使用效率和企業(yè)計劃實施, 使企業(yè)的資源浪費。
(四) 標準性不強的企業(yè), ERP系統(tǒng)的財務模塊難以發(fā)揮整體優(yōu)勢
ERP系統(tǒng)是一個標準化管理系統(tǒng), 它的構建基礎也基于現(xiàn)代化的企業(yè)流程, 對大企業(yè)大集團能夠發(fā)揮資源整合的作用。但是對于一些特殊性實體, 如高校、科研院所, 由于其產出產品的特殊性和非標準化的管理模式, 會使ERP系統(tǒng)的植入增加難度, 一旦ERP系統(tǒng)無法全面實施, 它的資源整合性優(yōu)勢就不能得到最大發(fā)揮。
因為單從財務模塊來說, 一個新系統(tǒng)的實施, 也增加某些崗位的應用時間, 這些應用時間如果在整體資源的配置下能提高產出, 那么便對企業(yè)是有意義的, 但在這些企業(yè), 便可能因為管理模式的特殊性, 制約了ERP系統(tǒng)的應用發(fā)揮。
三、對于現(xiàn)行存在問題的一些建議
這些年, ERP系統(tǒng)作為一個新型的管理工具推廣開, 就是證明它是信息技術與管理技術融合發(fā)展的趨勢所在, 雖然存在一些瓶頸問題, 但在發(fā)展過程中只有不斷的發(fā)現(xiàn)問題、解決問題才是社會發(fā)展的旋律, 因此筆者基于實踐工作在此也提出一點自己的建議:
(一) 建立企業(yè)內部的運維隊伍, 加大與供應商運維團隊的溝通
ERP系統(tǒng)的突出特點是數據充分信息化, 這就要求企業(yè)具備專業(yè)的內部技術人員, 不能一味依靠供應商的技術支持。供應商在企業(yè)的調試工作完成后, 開發(fā)人員會退出企業(yè), 承接新的任務, 這時對企業(yè)的輔助程度會減弱, 企業(yè)一定要建立起自己內部的運維隊伍, 才能更好的實現(xiàn)ERP的運行。
企業(yè)運維人員與供應商運維團隊的有效溝通也尤為重要, 因為在使用過程中, 企業(yè)最清楚使用過程中存在的問題所在, 要形成使用報告, 與供應商運維團隊充分溝通, 才能推動系統(tǒng)的不斷優(yōu)化。
(二) 加強員工培訓, 積極探索資源的優(yōu)化方式
對于ERP系統(tǒng)這個新型管理工具, 企業(yè)一定要做好員工的培訓工作, 財務人員也要轉換思維, 充分了解這個系統(tǒng)的優(yōu)勢所在, 利用系統(tǒng)的開放、兼容性特性, 加強各方資源的聯(lián)接, 積極探索符合自己企業(yè)的工作方式, 從而減輕自己的工作量, 優(yōu)化資源的配置。
(三) 利用好ERP系統(tǒng)數據的及時性和豐富性, 強化會計管理功能
ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢在于提供數據的及時性和豐富性, 作為財務人員要充分利用這些數據, 加強數據分析能力, 從基礎會計過度到管理會計的層面, 利用ERP的交互功能提供企業(yè)各個層面所需要的分析報告, 為整個企業(yè)的發(fā)展和領導層的決策提供高質量的財務報告。
ERP系統(tǒng)的實施離不開各企業(yè)各級員工與社會進步的共同努力, 現(xiàn)在可能還存在一些應用問題, 但在將來信息技術的提高和大數據的廣泛應用下, 前景是非常廣闊的, 就讓我們一起為了這個美好的未來努力!
參考文獻
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