巧用協(xié)同０Ａ做好文秘工作

巧用協(xié)同OA，做好文秘工作

文秘工作是常見(jiàn)的一個(gè)工作種類，在行政事業(yè)單位和企業(yè)中都占據(jù)比較重要的地位。文秘有大量的時(shí)間是與文字打交道，同時(shí)又是經(jīng)常會(huì)兼帶一些管理工作，甚至?xí)�成為領(lǐng)導(dǎo)的幫手和喉舌。

由于文秘工作的特殊性，使文秘工作會(huì)直接影響公司的管理執(zhí)行力和工作效率。同時(shí)，文秘也是單位里離領(lǐng)導(dǎo)最近的人員，其工作成效會(huì)直接影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他的評(píng)價(jià)。如何做好文秘工作，成為管理工作特別是辦公室管理的重點(diǎn)，也成為從領(lǐng)導(dǎo)到文秘本人的工作重心。

做好文秘工作有許多基本的素質(zhì)和技術(shù)，如：靈活的頭腦、勤懇的精神，以及良好的文字組織能力和口頭表達(dá)能力，和組織協(xié)調(diào)能力等等。除此之外，近年來(lái)隨電腦和網(wǎng)絡(luò)普及而興起的協(xié)同OA，也成為做好文秘工作的有力助手。

協(xié)同OA是協(xié)同軟件在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，也是協(xié)同軟件最為基礎(chǔ)的應(yīng)用之一。什么是協(xié)同軟件呢，按照我國(guó)產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力第一的協(xié)同軟件廠商復(fù)旦協(xié)達(dá)Ctop.CN的定義：以互相配合為主要應(yīng)用目標(biāo)的軟件稱之為協(xié)同軟件。依據(jù)《計(jì)算機(jī)世界》的市場(chǎng)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示：公文管理、日程管理、信息共享與交流，是目前協(xié)同軟件的三個(gè)應(yīng)用重點(diǎn)。

雖然協(xié)同軟件不僅僅是為了滿足文秘工作的要求，但協(xié)同軟件能夠切實(shí)提高文秘工作的質(zhì)量和效率，文秘人員已經(jīng)成為協(xié)同軟件最常用的操作者。巧妙地用好協(xié)同軟件在OA中常見(jiàn)的以下幾個(gè)方面功能，對(duì)做好文秘工作大有幫助。

公文管理，實(shí)現(xiàn)協(xié)同寫(xiě)作
協(xié)同寫(xiě)作是協(xié)同OA最早的應(yīng)用之一，也是目前最為廣泛的協(xié)同應(yīng)用。在復(fù)旦協(xié)達(dá)等主流協(xié)同軟件中，基于協(xié)同寫(xiě)作應(yīng)用思想的公文管理，都作為重要的功能模組單獨(dú)列出。公文管理中的協(xié)同寫(xiě)作思想，能夠支持多人依據(jù)一定條件，共同編輯、修改、審核一篇文檔。協(xié)同寫(xiě)作實(shí)現(xiàn)了單人電子寫(xiě)作不好實(shí)現(xiàn)的一些功能，如：筆跡留痕、電子印章、手寫(xiě)簽名與手寫(xiě)批注，同時(shí)在文檔的修改意見(jiàn)、核稿等方面更加自動(dòng)化。

日程管理，優(yōu)化時(shí)間管理
協(xié)同OA中另一個(gè)常見(jiàn)的功能就是日程管理，該功能能夠有效優(yōu)化時(shí)間管理的效率。“時(shí)間計(jì)劃”能夠幫助文秘做好事前規(guī)劃，從容面對(duì)繁多的工作安排；“工作提醒”無(wú)須人為干預(yù)和記憶，就能自動(dòng)化動(dòng)提醒應(yīng)該處理的工作，使文秘人員能夠大大降低工作安排的記憶量，使工作更加輕松；“日程視圖”能夠通過(guò)圖形的方式，一目了然地掌握應(yīng)該處理的工作，對(duì)工作安排做到心中有數(shù)，從容應(yīng)對(duì)。

表單流程，讓管理更加規(guī)范
文秘在日常工作中，經(jīng)常碰到有人跨越管理規(guī)定，不照流程做事的情況。甚至有人找文秘“幫助”，希望文秘能夠在領(lǐng)導(dǎo)那里有所通融，使文秘左右為難。復(fù)旦協(xié)達(dá)等協(xié)同OA中的表單流程功能，可以將日常工作內(nèi)容全部表格化，再通過(guò)圖形化的工作流，將管理表格按照即定的工作程序和規(guī)范流轉(zhuǎn)。表單加流程的協(xié)同模式，不僅大大提供了工作效率，而且增強(qiáng)了管理的嚴(yán)肅性，使文秘不再面臨“人情”與“制度”兩難選擇的境況。

信息共享與交流，因溝通而和諧
信息共享與交流在復(fù)旦協(xié)達(dá)等協(xié)同OA中的對(duì)應(yīng)功能，主要是知識(shí)管理、網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)、新聞、通知、公告、討論，以及電子郵件、即時(shí)通訊等等。協(xié)同OA中的信息共享與交流，能使單位內(nèi)部因信息透明、溝通及時(shí)，而營(yíng)造出和諧的人文環(huán)境，從而顯著提高工作效率。在日常工作中，文秘往往是重要信息的掌握者，通過(guò)協(xié)同OA能使信息的共享與交流能夠更加通暢，同時(shí)更加正規(guī)化，避免“小道消息”和不良信息的負(fù)面影響。文秘人員也會(huì)因消息發(fā)布與溝通更為得當(dāng)，從而使自身的工作更有成效。

檔案管理，文件管理更高效
檔案管理是文秘人員日常工作比較繁重的工作內(nèi)容之一。在企事業(yè)單位和黨政機(jī)關(guān)內(nèi)，因日常工作積累的文件、檔案大量存在。有些單位設(shè)有專職檔案管理人員的，文秘人員需要將工作中的文件一一整理送交歸檔，如果領(lǐng)導(dǎo)需要查閱再借出，閱讀完后再歸還，如此往復(fù)，浪費(fèi)大量時(shí)間。沒(méi)有設(shè)置專職檔案管理人員的單位，文秘往往還會(huì)承擔(dān)檔案管理的角色，檔案歸檔、整理、出借、入庫(kù)等等工作，更是繁重。協(xié)同OA中的檔案管理功能，能夠用電腦自動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案在多人間的歸還、借閱、入庫(kù)等等工作，大大提高了工作效率，減少了文秘的工作負(fù)荷。

當(dāng)然，協(xié)同OA還有許多對(duì)為秘工作很有幫助的功能，如復(fù)旦協(xié)達(dá)協(xié)同OA里獨(dú)到的會(huì)議管理，以及小汽車、會(huì)議室等共享資源的借用管理等等功能，都有助于文秘提高工作效率，減少工作差誤。

協(xié)同OA從初現(xiàn)市場(chǎng)到目前逐漸風(fēng)行，證明了協(xié)同OA對(duì)工作所帶來(lái)的幫助確實(shí)很大。協(xié)同OA已經(jīng)成為現(xiàn)代化辦公的流行與時(shí)尚，對(duì)于行政管理人員，特別是文秘而言，協(xié)同OA更是成為工作中不可缺少的得力助手。

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