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新世紀的專業(yè)秘書 2
專業(yè)秘書的必備條件,與傳統(tǒng)秘書截然不同,20世紀的秘書所被賦予的職責(zé),是消極地等待主管的命令,配合周圍的工作環(huán)境;而新世紀來臨之際,由于網(wǎng)絡(luò)的四通八達,企業(yè)扁平化、全球化的發(fā)展,促使秘書積極順應(yīng)變局,創(chuàng)新思維。因此,21世紀的秘書,除了外形利落出色、學(xué)識涵養(yǎng)豐富、個性成熟穩(wěn)重等傳統(tǒng)的標準之外,還應(yīng)具備現(xiàn)代條件:第一,有問題,能自己找答案。資深參謀人員應(yīng)為主管設(shè)想出合理的方法,要主管做選擇題而非是非題。
第二,情緒問題,能自行排解。世界上95%的秘書都是女性,下個世紀無疑將是女性發(fā)展最快速也是最具挑戰(zhàn)機會的世紀。專業(yè)秘書必須克服自身的情緒問題,力求成熟穩(wěn)重。
第三,不斷給自己找機會;粍訛橹鲃。危機就是轉(zhuǎn)機。
第四,隨時準備。許多秘書抱怨加班,比老總還忙,這就違反了秘書工作的要求。主管隨傳隨到這是必須的。
第五,話不多但中聽。多數(shù)主管都很忙碌,沒有時間聽閑話。所以秘書在回答前必須思考,做到能言不繁。第六,做事有分寸。做秘書最難的一件事,是揣度主管的心意。許多反應(yīng)及作風(fēng)都是在日積月累的溝通和協(xié)調(diào)中了解的。所以過度反應(yīng)是需要避免的。
第七,凡事多觀察。秘書就像氣象局一樣,主管及辦公室的風(fēng)吹草動都唯你是問。要適應(yīng)環(huán)境,而非要環(huán)境適應(yīng)你;要改變自己而非改變他人。
第八,能設(shè)身處地的考慮。秘書是未來辦公室資訊的整合者,在這個前提下,你所擁有的資源最多也最完整,所以你的思維應(yīng)該不是單一的,而是整合的。
第九,能扮黑白臉。許多會議和談判的場合可能需要你適當(dāng)?shù)某霈F(xiàn),配合主管完成工作。所以你的溝通協(xié)調(diào)能力是相當(dāng)重要的。
第十,有公關(guān)能力。秘書工作會涉及更多的顧客服務(wù),也就是對外涉及聯(lián)絡(luò)的能力。秘書也將逐步邁向公關(guān)經(jīng)理人或甚至發(fā)言人的角色。
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