駐外辦事處合同管理規(guī)定

1．           目的

加強銷售分公司駐外辦事處合同的簽訂、保管、存檔等管理工作，減少失誤，提高公司經(jīng)濟效益，保障公司經(jīng)營工作的健康發(fā)展。

2．           適用范圍

銷售分公司駐外辦事處

3．           執(zhí)行

銷售分公司駐外辦事處人員

4．           職責

銷售分公司駐外辦事處的銷售合同由業(yè)務(wù)員簽訂，駐外辦事處經(jīng)理審核，銷售分公司經(jīng)理批準。

5．           制度

5.1銷售分公司駐外辦事處在簽訂銷售合同前，必須認真了解對方當事人的情況，主要包括：對方當事人主體資格、經(jīng)營權(quán)限、履約能力、資信情況以及對方簽約人的簽約權(quán)限等。做到既要考慮我方的經(jīng)濟利益，又要考慮對方的履約條件和能力，確保所簽合同有效、有利。

5.2營銷人員應(yīng)加強學習《合同法》、《民法通則》等。簽訂銷售合同，必須嚴格遵守國家的法律、法規(guī)、政策及其它有關(guān)規(guī)定。簽訂合同時，必須以維護公司的合法權(quán)益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，嚴禁借簽訂銷售合同假公濟私、損公肥私。因合同簽訂的不明、不實、不公，造成我方經(jīng)濟損失的，應(yīng)按其過失或故意所造成的損害后果，承擔相應(yīng)的行政責任，經(jīng)濟賠償責任甚至法律責任。

5.3 銷售合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定執(zhí)行公司的合同管理辦法、程序與權(quán)限，以各種方式（書面、電話、傳真、電子郵件等）上報審查，經(jīng)銷售分公司經(jīng)理批準后，方能正式簽訂。對合同所涉及的信息費、傭金、回扣等費用的支付，必須執(zhí)行公司的《財務(wù)管理辦法》。

5. 4銷售合同的簽訂一定要做到合法性、嚴密性和可行性。簽訂合同的營銷人員作為合同的履約責任人，對合同的履行、款項的回收承擔責任，負責到底。責任人必須完整地收集合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的全部書面憑證，并妥善保管。

5.5 如合同履約過程中出現(xiàn)困難或問題，需要變更、補充或解除的，一律采用書面形式（包括當事人雙方往來的函電等），執(zhí)行合同簽訂的審批程序，獲得批準后，方可執(zhí)行。

5.6如合同履行過程中，出現(xiàn)糾紛的，經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的，簽訂書面協(xié)議，由雙方簽字并加蓋法人公章或合同專用章。經(jīng)協(xié)商仍無法解決的，由公司指派專人負責提交仲裁機構(gòu)或人民法院依法處理。

5.7經(jīng)濟合同專用章應(yīng)嚴格按授權(quán)范圍使用，不準濫用、代用或借用，嚴禁在空白合同文本上蓋章。經(jīng)濟合同專用章應(yīng)由專人妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢和向公安機關(guān)報案外，還要追究有關(guān)責任人的經(jīng)濟責任和行政責任。

5.8綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案和用戶/客戶檔案。每一份合同有一個公司統(tǒng)一的編號。合同檔案包括合同正本、副本及附件、合同文本的簽收記錄、變更、補充、解除合同的協(xié)議（包括文本、函電）等，均應(yīng)妥善保管，如有丟失，公司將追究有關(guān)人員責任。用戶/客戶檔案要包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話 及用戶的自然情況等。

6 管理

6.1 綜合管理部按業(yè)務(wù)部門分別建立合同檔案，由分公司統(tǒng)一編號，檔案內(nèi)容包括：  

6.1.1 合同正本、副本、附件。

6.1.2文本簽收記錄。

6.1.3 變更、補充、解除合同的協(xié)議。

6.2  綜合管理部/駐外辦事處應(yīng)按用戶/客戶建立用戶檔案，內(nèi)容包括。

6.2.1 用戶名稱、地址、聯(lián)系人、通訊方式。

6.2.2 用戶自然情況。

6.2.3 我公司提供產(chǎn)品/備件、日期、安裝使用情況、售前、售中、售后情況。

6.2.4 履行合同情況

6.2.5 質(zhì)量/技術(shù)問題處理情況（表格）

6.3 綜合管理部按產(chǎn)品/備件建立管理臺帳一式 二份，一份于次月5日前上報財務(wù)部，一份銷售分公司保管備查，內(nèi)容包括：

6.3.1 合同號

6.3.2 合同標的

6.3.3 簽約日期，結(jié)算日期，經(jīng)辦人。

6.3.4 用戶名稱

6.3.5 產(chǎn)品/備件名稱，數(shù)量/明細

6.4 合同作為公司對外經(jīng)濟活動的重要法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密，嚴禁有意或  無意向外界泄露合同信息。合同檔案和臺帳應(yīng)嚴格保密，未經(jīng)允許，無關(guān)人員不得查閱。

6.5 公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺帳記錄情況等納入公司對營銷人員和駐外辦事處的工作業(yè)績考核范圍。任何人私自轉(zhuǎn)讓合同，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司對有關(guān)責任人給予開除處理，并追究其法律責任。

7 本規(guī)定發(fā)布之日起執(zhí)行。

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