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公文呈批規(guī)則及效率標(biāo)準(zhǔn)之我見
公文呈批規(guī)則及效率標(biāo)準(zhǔn)之我見葉建軍公文呈批是一項(xiàng)很能體現(xiàn)辦文主體自主性的工作。雖然不同的人對同一公文如何呈批會有不同的想法和做法，但事物總是向前發(fā)展的，沒有那一種方法能永久管用、永遠(yuǎn)有效，老的方法必將被新的更加適合公文呈批內(nèi)在特性的方法所代替�；谶@種理解，筆者擬對公文呈批規(guī)則及效率標(biāo)準(zhǔn)提點(diǎn)不成熟的想法，就教于同仁。公文是政府處理問題的工具，公文呈批規(guī)則及效率直接關(guān)系到問題的處理效果，具有非常重要的意義。因此，在呈批公文時(shí)要看準(zhǔn)公文反映的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，牽住問題的“牛鼻子”，根據(jù)公文的不同特點(diǎn)確定相應(yīng)的呈批順序。在實(shí)際工作中，一般是按照領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)由低到高順延遞進(jìn)的順序呈批公文。要提高公文呈批效率，通常的做法是在盡量短的時(shí)間里按前述順序多呈報(bào)幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)，這其實(shí)是以公文呈批速度作為衡量公文呈批效率的標(biāo)準(zhǔn)。但是，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)高低來確定公文呈批順序是否合理？速度快了是否效率就高了呢？衡量速度的標(biāo)準(zhǔn)是否也能作為衡量效率的標(biāo)準(zhǔn)呢？
讓我們來分析一下。
一、凡是擬辦過公文的同志都知道，在填寫擬辦意見時(shí)，有的領(lǐng)導(dǎo)必須做出批示，否則問題得不到解決、事情沒法落實(shí)（為了論述方便，姑且把這部分領(lǐng)導(dǎo)稱為“關(guān)鍵性”領(lǐng)導(dǎo)）；而有的領(lǐng)導(dǎo)是否做出批示并不影響事情的落實(shí)，只需了解情況即可（姑且把這部分領(lǐng)導(dǎo)稱為“閱知性”領(lǐng)導(dǎo)）。這時(shí)，如果按照領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)來決定公文呈批順序，則很可能會因先呈“閱知性”領(lǐng)導(dǎo)而耽誤“關(guān)鍵性”領(lǐng)導(dǎo)在最合適時(shí)機(jī)、最短時(shí)間看到公文，從而影響整個(gè)公文的辦理效率。
二、領(lǐng)導(dǎo)知道情況越全面，決策就越有針對性、決策效率就越高。按照領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)高低順序呈批公文，可能造成領(lǐng)導(dǎo)間信息不能共享，不知道情況的領(lǐng)導(dǎo)先閱批，知道情況的領(lǐng)導(dǎo)后閱批。這種信息不對稱會給不知情的領(lǐng)導(dǎo)帶來決策困難，而知情的領(lǐng)導(dǎo)卻不能盡快看到公文，從而大大降低公文辦理效率，甚至造成領(lǐng)導(dǎo)間決策意見相矛盾，進(jìn)而影響事情的辦理落實(shí)。
三、公文內(nèi)容千差萬別，即使同一類型的公文，所反映問題的背景情況也不盡相同。而以領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)來確定公文呈批順序的標(biāo)準(zhǔn)是靜態(tài)的，缺乏靈活性，適應(yīng)性差，不能根據(jù)公文所反映問題的復(fù)雜多樣性來作相應(yīng)調(diào)整。以此標(biāo)準(zhǔn)確定的規(guī)則呈批公文，公文辦理者的主觀能動(dòng)性很難發(fā)揮，或者調(diào)動(dòng)辦理者主觀能動(dòng)性的成本會大大提高，容易造成工作的被動(dòng)。
從以上分析可以看出，按照領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)確定公文呈批順序的公文呈批規(guī)則并非是最有效的，且按照這種規(guī)則在單位時(shí)間里呈批領(lǐng)導(dǎo)公文的多寡并不代表公文呈批效率和公文辦理效率的高低。那么應(yīng)該以什么為標(biāo)準(zhǔn)來確定公文呈批順序呢？以什么為標(biāo)準(zhǔn)來衡量呈批的效率呢？筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)以公文呈批的程度為標(biāo)準(zhǔn)來確定公文呈批順序，即以先讓“關(guān)鍵性”領(lǐng)導(dǎo)看到公文作為確定公文呈批順序的標(biāo)準(zhǔn)，以盡量短的時(shí)間將公文呈報(bào)給“關(guān)鍵性”領(lǐng)導(dǎo)并做出批示作為衡量公文呈批效率和公文辦理效率的標(biāo)準(zhǔn)。公文呈批的程度是第一位的，程度越深刻，就越接近問題的核心，領(lǐng)導(dǎo)的批示就越具有實(shí)質(zhì)性意義，對問題的解決也就越有時(shí)間和空間優(yōu)勢。這是一種大統(tǒng)一、小靈活的標(biāo)準(zhǔn)，具有很強(qiáng)的靈活性和適應(yīng)性。在這種以程度為標(biāo)準(zhǔn)確定公文呈批規(guī)則的前提下，速度的快慢才有意義，速度越快，公文呈批和辦理的效率就越高。
要按照這一標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)公文呈批，首先應(yīng)該研究每份公文所反映的問題及有關(guān)背景情況，探尋每份公文的特點(diǎn)，找出問題的癥結(jié)所在，然后結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)分工，確定“關(guān)鍵性”領(lǐng)導(dǎo)，再將公文以最快的速度呈報(bào)閱批。筆者匯總部分類型的公文，具體闡述一下如何在工作中按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則呈批公文。
第一類，省長及其以上領(lǐng)導(dǎo)的批示件，應(yīng)先呈報(bào)市政府主要領(lǐng)導(dǎo)閱批，然后呈報(bào)市政府分管領(lǐng)導(dǎo)閱批。
第二類，對市政府主要領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的辦理報(bào)告，如果事項(xiàng)涉及其他分管市領(lǐng)導(dǎo)，先呈主要領(lǐng)導(dǎo)閱批，然后呈分管領(lǐng)導(dǎo)閱批。
第三類，市政府主要領(lǐng)導(dǎo)將公文批給另一位市領(lǐng)導(dǎo)閱批并提出具體要求時(shí)，如果公文還未呈批完畢，應(yīng)將公文先呈報(bào)這位領(lǐng)導(dǎo)閱批，然后呈報(bào)其他市領(lǐng)導(dǎo)。
第四類，某位市領(lǐng)導(dǎo)在公文上批示“請某某部門提出意見”，其他市領(lǐng)導(dǎo)圈閱的，部門回復(fù)的辦理意見應(yīng)先呈報(bào)做出批示的市領(lǐng)導(dǎo)閱批。第五類，分管市領(lǐng)導(dǎo)在協(xié)調(diào)自己分管的事項(xiàng)時(shí)，對有關(guān)單位承諾幫助協(xié)調(diào)另一分管領(lǐng)導(dǎo)所管轄事項(xiàng)的，該單位報(bào)來公文后，應(yīng)先呈報(bào)給作過承諾的市領(lǐng)導(dǎo)，由其批出主導(dǎo)性意見再呈報(bào)其他市領(lǐng)導(dǎo)。第六類，對請求協(xié)調(diào)某部門配合做某事的請示性公文，如果所提事項(xiàng)由某分管市領(lǐng)導(dǎo)牽頭推動(dòng)，則先呈報(bào)該牽頭市領(lǐng)導(dǎo)，然后呈報(bào)其他分管市領(lǐng)導(dǎo)。
第七類，對于稱“根據(jù)某領(lǐng)導(dǎo)指示或者要求”開展某項(xiàng)工作，在推進(jìn)過程中遇到需要?jiǎng)e的部門配合的事項(xiàng)而請求市政府協(xié)調(diào)的請示性公文，應(yīng)先呈報(bào)做出指示或者要求的市領(lǐng)導(dǎo)閱批，然后呈報(bào)其他分管市領(lǐng)導(dǎo)。
第八類，如果某位市領(lǐng)導(dǎo)將政府部門的公文直接交給文秘部門辦理，而且該市領(lǐng)導(dǎo)正好是分管市領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，應(yīng)將公文先呈報(bào)交辦的市領(lǐng)導(dǎo)閱批，然后呈報(bào)其他市領(lǐng)導(dǎo)。
第九類，實(shí)際工作中，常有上級來文要求某領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任某項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長或副組長，上級來文或者外地政府要求、邀請某領(lǐng)導(dǎo)出席某項(xiàng)活動(dòng)，下級來文建議市政府成立某項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，請某某領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長等情況。這類公文，應(yīng)先呈報(bào)被要求或邀請的市領(lǐng)導(dǎo)閱批，再呈報(bào)市政府主要領(lǐng)導(dǎo)閱批。
第十類，根據(jù)會議確定或者市政府主要領(lǐng)導(dǎo)決定，由某位市領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)一項(xiàng)特定工作，則有關(guān)此項(xiàng)工作的公文應(yīng)按有關(guān)決定來呈報(bào)，而不按市領(lǐng)導(dǎo)工作分工文件的規(guī)定來呈報(bào)。
由于公文反映的問題非常復(fù)雜，很難一一羅列，在此僅列舉以上十種類型公文的呈批順序，算是對本文所述公文呈批規(guī)則的實(shí)例解析。
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