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提升辦公效率的信息化策略
提升辦公效率的信息化策略口王鳴
合理運(yùn)用信息化工具能使秘書的辦公效率明顯提高，有時甚至?xí)a(chǎn)生事半功倍的效果。這就要求秘書除了熟練基本操作外，還能充分運(yùn)用辦公軟件的某些高級功能，同時綜合利用各種自動化辦公工具以提升工作效率。本文圍繞秘書主要的辦公事務(wù)，對這些工具逐一加以闡述。
一、文本編輯
Word、WPS是秘書最常用的文檔編輯軟件，基本功能已為秘書所熟知，現(xiàn)介紹一些簡單卻易被忽視的策略以提升工作效率。
1．盡量用“文檔結(jié)構(gòu)圖”而不是“滾動條”來查閱文檔提綱。這適用于頁碼較多的文檔，需要將各級標(biāo)題的“樣式”設(shè)置為“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”等。好處在于一目了然、脈絡(luò)清晰，能自動生成目錄、頁眉和圖表編號等。
2．盡量用“修訂”功能而不是“改寫”來修改多人編輯的文檔。這樣每一修改處都有標(biāo)注，審閱人可以“接受修訂”也可“拒絕修訂”，既方便重點(diǎn)審閱標(biāo)記部分，又便于恢復(fù)文檔原始內(nèi)容。
3．盡量用“壓縮圖片”而不是“原始圖片”插入文檔或網(wǎng)頁通訊。這可大幅度減小文檔，有利于附件發(fā)送、保存及打開等。方法是選擇圖片“打開方式”一“MicrosoftOfficePictureManager”，將圖片壓縮，使之分別用于文檔、網(wǎng)頁或電子郵件。
4．盡量學(xué)習(xí)和運(yùn)用版面設(shè)計知識。不同版面給閱讀者帶來的是不同的體驗(yàn)。以字體為例，“宋體”顯得規(guī)范，“隸書”顯得沉穩(wěn)，“黑體”常被用作文檔標(biāo)題，“仿宋”常被用作公文正文字體，“TimesNewRoman”則比“宋體”更適合數(shù)字。此外，文檔的配色、行距、字號等也有講究。比如為方便領(lǐng)導(dǎo)批閱草稿，一般應(yīng)將字體放大，行距加寬。
5．盡量用“.pdf´’而不是“.doc”準(zhǔn)備打印文檔。將打印稿轉(zhuǎn)換成“.pdf’格式，可防止操作中版面發(fā)生變化。當(dāng)然，如果在打印前要做修改，則可以同時保存兩種格式的打印稿。
二、報表統(tǒng)計
除了excel常用的基本操作外，注意以下細(xì)節(jié)有助于提升統(tǒng)計報表的質(zhì)量。
1．盡量用“數(shù)據(jù)有效性”而不是“填表說明”來提示填表人。如果填表模板有標(biāo)準(zhǔn)化要求，與其用描述性的“填表說明”，不如在發(fā)布前就對單元格格式或數(shù)據(jù)有效性作設(shè)置，尤其可對“日期”、“數(shù)值”列加以設(shè)置。
2．盡量不加空格來編輯人名，以防止查找人名時缺漏。如輸入“張三”而不是“張三”，雖然后者版面美觀，但如果用于數(shù)據(jù)統(tǒng)計，則需避免因空格而影響日后的查找。
3．盡量用“凍結(jié)窗格”而不是手動縮小“列寬”來編輯跨度大的頁面。如果表格欄目較多，縱橫跨度較大，要善于運(yùn)用“凍結(jié)窗格”，使表頭部分在拖動過程中始終可見，方便編寫和核對。
4．盡量用“頁眉／頁腳”而不是“合并單元格”來編輯表格標(biāo)題。慎用“合并單元格”，可防止排序、復(fù)制粘貼時出錯。改用“頁眉”設(shè)置報表標(biāo)題能使各頁自動顯示。另外，善用“頁腳”的“第&頁碼頁，總&總頁數(shù)頁”設(shè)置頁碼，可生成專業(yè)的頁碼標(biāo)記，方便裝訂閱讀。
5．盡量用“頂端標(biāo)題行”而不是每頁添加“標(biāo)題行”。如果統(tǒng)計報表有多頁，加標(biāo)題行對閱稿人會顯得十分“友好”，同時又美觀、整齊、有序。而“頂端標(biāo)題行”又比每頁添加標(biāo)題行高級，它自動生成，且省去了文檔稍作改動后“牽一發(fā)而動全身”的顧慮。
6．盡量用“網(wǎng)格線”而不是給表格加“邊框”。網(wǎng)格線能自動識別，美觀適眼。“邊框”則需手工添加，且在刪除修改過程中易使邊框缺失，影響美觀。
三、溝通傳達(dá)
除了常用的電話、郵件聯(lián)系，秘書還需掌握各類溝通傳達(dá)的方法和技巧。
1．盡量分開工作郵箱和私人郵箱。一可區(qū)分輕重緩急，二可多人共用工作郵箱。對于具體業(yè)務(wù)也可啟用專用郵箱，比如科研成果統(tǒng)計，由于每年報送成果的時間集中，報送郵件密集，因此可設(shè)置專門郵箱，業(yè)務(wù)單一，便于管理。
2．盡量將若干個郵箱關(guān)聯(lián)，通過同一平臺登錄操作�？赏ㄟ^操作系統(tǒng)自帶的“outlook”或“foxmail”和“網(wǎng)易閃電郵”等類似功能軟件，實(shí)時收發(fā)若干郵箱的郵件，不至于遺漏重要事務(wù)。
3．盡量升級并嘗試使用郵箱新功能。比如可使用電子郵箱自帶的網(wǎng)盤，而不需別的存儲介質(zhì)，這樣就不存在攜帶不便、介質(zhì)損壞、感染病毒等情況。及時對郵件歸類整理，分別放入“個人重要郵件”和“工作重要郵件”等文件夾。
4．盡量利用網(wǎng)站、短信平臺、郵件、電話確認(rèn)等各類手段相結(jié)合的方式來發(fā)布通知。網(wǎng)站適合大范圍的消息發(fā)布，范圍廣、內(nèi)容豐富且開放。短信平臺可通過PC客戶端、手機(jī)等方式登錄，實(shí)現(xiàn)即時互通。付費(fèi)的短信群發(fā)服務(wù)適合重要通知的提醒；免費(fèi)的即時通訊軟件如飛信等，則適合個別人員之間的即時聯(lián)系。
5．善于建立交流“群”和使用“群公告或共享”來代替郵件的大規(guī)模群發(fā)。這種方法尤其適合將超大附件傳送給多人的任務(wù)，可以此彌補(bǔ)郵箱附件太小和單次發(fā)送人數(shù)有限制的劣勢。秘書建立群交流平臺，有助于成員之間觀點(diǎn)、資訊和情感的交流。
四、信息搜索
除了常見的百度、谷歌、圖書館等信息搜索方式外，以下幾種方法有助于完成更高級的搜索。
1．善于使用“filetype（文件類型）”來提升搜索質(zhì)量。一般的搜索結(jié)果多為網(wǎng)頁式消息，如果在搜索內(nèi)容后加上英文輸入法狀態(tài)下的“filetype:doc”，則搜索結(jié)果為所有符合條件的word文檔。同理，如果需要工作表或幻燈片，則在冒號后加入“xls”或“ppt´’。
2．善于使用各類“百科全書”來了解各領(lǐng)域的新知識。網(wǎng)絡(luò)上已公開和比較好的免費(fèi)百科有“維基百科”、“互動百科”、“百度百科”等。由于這類基于互聯(lián)網(wǎng)的百科全書內(nèi)容開放且更新速度相當(dāng)快，通過此途徑獲取資料可拓展秘書的知識面，了解最新的資訊和動態(tài)。
3．善于使用“在線文檔”來獲取實(shí)用文書。比如百度文庫、豆丁文檔等，這些在線文檔分享平臺涵蓋各行各業(yè)各類文檔，當(dāng)然也包括辦公文檔、應(yīng)用文書。這些文檔有特定的體例、格式，完整且專業(yè)，針對性較強(qiáng)。
4．善于使用“google學(xué)術(shù)搜索”或免費(fèi)的“電子期刊”數(shù)據(jù)庫來獲取專業(yè)文獻(xiàn)�！癵oogle學(xué)術(shù)搜索”還提供文獻(xiàn)的引用次數(shù)以及搜索結(jié)果的排名等。這類搜索有助于秘書了解某個領(lǐng)域最重要的學(xué)術(shù)文獻(xiàn)和研究動態(tài)。
五、移動辦公
這是一種全新的辦公模式，秘書可在任何時間、任何地點(diǎn)處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情，由此擺脫時間和空間的束縛。
1．使用筆記本電腦和無線網(wǎng)卡。由于秘書經(jīng)常要跟隨領(lǐng)導(dǎo)開會、出差等，因此有必要隨行攜帶筆記本電腦，以備開會演示、查閱數(shù)據(jù)和處理相關(guān)業(yè)務(wù)。這種模式適合外出開會、長短途公差，長時間使用需有電源接口。
2．使用手機(jī)智能客戶端程序和移動通訊網(wǎng)絡(luò)。隨著IT技術(shù)的發(fā)展和成熟，智能手機(jī)已逐漸普及，基本能實(shí)現(xiàn)辦公郵件、公文辦理、通知通告、信息查詢等功能，且由于便攜、速度快、功能強(qiáng)大、界面美觀友好而成為秘書的好助手。
六、其他
1．實(shí)時升級軟件版本而不是固守舊版本。因?yàn)榍罢吖δ芨鼜?qiáng)大且操作界面友好，重要的是它也能與后者兼容。
2．定時備份重要的、經(jīng)常編輯的電子文檔。備份周期根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)可分為月、半年度等，也可為休假或法定節(jié)假日前。
3．適時啟用更友好的輸入法。谷歌拼音、搜狗拼音等基于詞組或句子的輸入法就優(yōu)于“智能ABC”、“全拼”等基于字或詞的輸入法，前者還有輸入記憶功能。
4．偶爾借助一些便捷的軟件工具處理突發(fā)或階段性事務(wù)。比如利用“FinalData”軟件恢復(fù)損壞的U盤等存儲介質(zhì)，利用“BatchRename”軟件批量修改文件名，利用掃描識別(OCR)軟件完成紙質(zhì)文件的數(shù)字化工作等。
5．日常使用“日程管理”、“事務(wù)提醒”軟件進(jìn)行時間管理。目前手機(jī)、計算機(jī)、郵箱等均有類似功能可供使用。
最后，做一份主要業(yè)務(wù)的OS（操作標(biāo)準(zhǔn)）或基本業(yè)務(wù)的流程表，將辦公事務(wù)的信息化經(jīng)驗(yàn)總結(jié)并實(shí)時更新，可提升秘書辦公的整體水平。
參考文獻(xiàn)：
[1]婁策群，朱虹，吳揚(yáng)．論政府機(jī)關(guān)的信息化管理體制[J]．情報科學(xué)，2006(4)．
[2]劉家真，孫剛．我國基層政府部門辦公信息化問題研究[J]．圖書情報工作，2010(23)．
�。ㄗ髡邌挝唬喝A南師范大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院）
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