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進出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度
在充滿活力，日益開放的今天，制度在生活中的使用越來越廣泛，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預(yù)計目標。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編為大家整理的進出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度，歡迎大家分享。
進出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度1
準備工作
營業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或離京后來電或來函所應(yīng)辦工作是否已完成，如未完成應(yīng)速辦妥。
1.營業(yè)助理對客戶所寄來擬在臺仿制的原樣品，如需準備(counter sample)或報價、確認樣品、印刷盒、紙?zhí)�、標紙、標頭、陳列箱、說明書等資料，應(yīng)立即準備齊全，如有問題不能解決，應(yīng)立即向主管經(jīng)理請示如何處理。
2.營業(yè)助理需準備客戶所欲購項目的最新報價，以滿足客戶再訂購的需要。
3.營業(yè)助理應(yīng)客戶所需，代訂飯店房間，并于到京前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò)，不可有誤。
4.營業(yè)助理須通知裝押助理，最遲于客戶來京前一日備妥ool(outstanding order list)。
5.如需采購部有關(guān)科長配合準備工作者，營業(yè)助理應(yīng)即與其聯(lián)系協(xié)調(diào)妥善，對大客戶來京應(yīng)預(yù)告其到公司日期。
□ 客戶當(dāng)日工作
1比縲璧交場迎接，營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科協(xié)調(diào)安排接機事宜，并應(yīng)于飛機抵達前2小時與航空公司機場辦事處聯(lián)絡(luò)班機確定到達時間。必須提早5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。
2比緲突需赴工廠察看，營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò)，安排行程。
3比緲突需要游覽名勝古跡，營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程。
□ 客戶來公司當(dāng)日
1.赴機場或飯店接客戶前，營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。
2.如客戶需要飲料、食品等，營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室有關(guān)人員準備。
3.如需采購部有關(guān)科長備詢時，營業(yè)助理應(yīng)事先通知待命。
□ 客戶接洽業(yè)務(wù)
1.營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。
2.經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)立即記錄詳細資料及產(chǎn)品編碼、規(guī)格、包裝明細、材數(shù)、最近工廠價格。如有必要，可與有關(guān)科長協(xié)調(diào)報價。如客戶系以c&f或cif條件采購者，應(yīng)即計算所擬報單位數(shù)量的運費，如該產(chǎn)品客戶前曾購買者，則應(yīng)記錄前次廠價與賣價。
3.與客戶洽談中，對報價及客戶所特別要求的.規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、質(zhì)量、訂購數(shù)量等營業(yè)助理均應(yīng)詳細列入記錄，必要時畫上該產(chǎn)品草圖。
4.如客戶當(dāng)日未能決定采購，須待數(shù)日繼續(xù)洽談時，營業(yè)助理應(yīng)將所挑選出來的樣品，留條囑咐樣品室有關(guān)人員暫保留于業(yè)務(wù)洽談室架子內(nèi)。以免下次洽談時重復(fù)挑選。(保留期限不得超過一星期)。
5.如客戶不予洽談或已洽商完畢之樣品，營業(yè)助理應(yīng)立即囑咐樣品室有關(guān)人員歸還原處。
6.客戶如有任何詢問應(yīng)即查核答復(fù)，如不能即時答復(fù)，也應(yīng)向客戶說明原因并告以何時答復(fù)。
7.與客戶洽談中，對客戶所交代之工作應(yīng)于下次洽談前完成。
1.應(yīng)客戶需要，將洽談中有興趣的產(chǎn)品，營業(yè)助理與采購有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報價單，經(jīng)主管經(jīng)理核閱后打出交給客戶。
2.客戶訂購產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限期內(nèi)將o/c單項總價及全部總價底稿整理妥當(dāng)，呈主管經(jīng)理核閱后，按o/c所需份數(shù)多加二份。如系c&f或cif時，o/c上之材數(shù)不予打出。
3.營業(yè)助理，應(yīng)立即核對o/c是否與底稿相符，如有錯誤即自行修改確實無誤，然后抽出一份o/c請示經(jīng)理后，開境內(nèi)訂單，連同境內(nèi)訂單裝運聯(lián)一并交裝押助理。
進出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度
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進出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度2
裝船通知單
1.依照境內(nèi)訂單的規(guī)定交貨日期1個月至1個半月前開始作業(yè)，由裝押助理按外勤人員的報告或直接與工廠聯(lián)系后填寫裝船通知單。
送貨柜場者：共四聯(lián)
第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后再送收發(fā)。
第二、三聯(lián)：
(1)寄有關(guān)外務(wù)員，在第二聯(lián)上填妥確定出貨日期、
凈重、毛重、體積、未能如期交貨原因后寄回經(jīng)理，再交裝押助理協(xié)
調(diào)安排出貨。
(2)如每一item超過美金5千元者，第二聯(lián)交有關(guān)科長，第三聯(lián)仍寄
交交外務(wù)員。
第四聯(lián)：裝押助理存查。
貨送倉庫者：填"送倉裝船通知單"，共二聯(lián)
第一聯(lián)：寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后，再送收發(fā)。
第二聯(lián)：裝押助理存查。
如重要訂單未能如期交貨，得填寫"重要訂單逾期追問單"交有關(guān)科長協(xié)助處理。
2.如境內(nèi)訂單規(guī)定收到l/c后才通知生產(chǎn)者，收到l/c當(dāng)日即發(fā)出裝船
通知單上注明"l/c已收到"船期通常以s/d期限前三星期為宜。(彈性應(yīng)用)(schedule delivery)
3.如境內(nèi)訂單規(guī)定須等樣品確實通過才生產(chǎn)者，當(dāng)收到客戶確認或回電時，由營業(yè)助理填寫確認函交工廠，并將留底聯(lián)交有關(guān)裝押助理簽收，并在境內(nèi)訂單裝運聯(lián)上登記后，再交回營業(yè)助理，以便安排船期。
4.如出口美、日地區(qū)，應(yīng)將經(jīng)濟部商品檢驗局的`原料來源加工處所切結(jié)書空白數(shù)份填妥，可隨同第一聯(lián)裝船通知單寄往工廠或交外務(wù)員蓋章填寫后寄回，以便向"經(jīng)濟部"商品檢驗局申請產(chǎn)地證明書。
5.需確實注意出口貨品是否含有須辦沖退稅進口零件，協(xié)調(diào)報關(guān)行后與有關(guān)工廠辦理手續(xù)。
□ 催貨
1.送貨柜場之裝船通知單發(fā)出后一星期內(nèi)如無回音交貨，應(yīng)立即會同營業(yè)助理向工廠或外勤業(yè)務(wù)人員催貨。
2.退稅資料寄回本公司時，應(yīng)先告知工廠填寫承辦人姓名，否則經(jīng)常很多助理有同一家工廠的貨，退稅資料往往誤傳，而發(fā)生工廠不能退稅的麻煩。
□ 收到倉庫送來的進貨單
1.裝押助理收到進貨單應(yīng)立即核對所列之嘜頭、數(shù)量、包裝情況是否與境內(nèi)訂單符合，如需更正即刻通知倉儲科長處理。
2.收到進貨單后，需通知助理前往倉庫驗貨，并制訂"營業(yè)部訂單貨款支付核準單"。 3.如未通知送貨柜場而擅自送到倉庫的，應(yīng)扣運費。
□ 簽訂s/o
1.依據(jù)出貨明細表及境內(nèi)訂單裝運聯(lián)所示大約材數(shù)計算體積重量。
2.向擬裝運之船公司或報關(guān)行查詢是否確實簽到s/o(shipping order)。
3.船期如有提前或延后，應(yīng)立即與工廠聯(lián)系務(wù)必配合。
4.打s/o時須查核是否每張均打，如有漏打，應(yīng)立即補上，以免報關(guān)行在船公司重打，浪費時間。
5.簽s/o的時間應(yīng)提早一星期或兩星期，或事先以電話與船公司聯(lián)絡(luò)訂船位。
6.如裝整臺貨柜時，貨物實際重量不可超過船公司所規(guī)定的重量，如超過時應(yīng)立即請示主管經(jīng)理處理。
□ 結(jié)關(guān)前
1.如由倉庫裝貨柜出貨者，應(yīng)提前將出貨明細表一份交倉儲科科長，以便送貨(貨未到尚未驗貨，應(yīng)在明細表上注明)。
2.如由倉庫出卡車者，須在結(jié)關(guān)前二天將出貨明細表交押匯科長，以便及時通知卡車，貨未到或尚未驗貨必須在明細表上注明。
進出口管理系統(tǒng)規(guī)章制度3
營業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或離京后來電或來函所應(yīng)辦工作是否已完成，如未完成應(yīng)速辦妥。
1.營業(yè)助理對客戶所寄來擬在臺仿制的原樣品，如需準備(counter sample)或報價、確認樣品、印刷盒、紙?zhí)�、標紙、標頭、陳列箱、說明書等資料，應(yīng)立即準備齊全，如有問題不能解決，應(yīng)立即向主管經(jīng)理請示如何處理。?
2.營業(yè)助理需準備客戶所欲購項目的最新報價，以滿足客戶再訂購的需要。
3.營業(yè)助理應(yīng)客戶所需，代訂飯店房間，并于到京前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò)，不可有誤。
4.營業(yè)助理須通知裝押助理，最遲于客戶來京前一日備妥ool(outstanding order list)。
5.如需采購部有關(guān)科長配合準備工作者，營業(yè)助理應(yīng)即與其聯(lián)系協(xié)調(diào)妥善，對大客戶來京應(yīng)預(yù)告其到公司日期。
□ 客戶當(dāng)日工作
1?如需到機場迎接，營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科協(xié)調(diào)安排接機事宜，并應(yīng)于飛機抵達前2小時與航空公司機場辦事處聯(lián)絡(luò)班機確定到達時間。必須提早5分鐘抵達機場或飯店將客人接來公司。
2?如客戶需赴工廠察看，營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò)，安排行程。
3?如客戶需要游覽名勝古跡，營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程。
□ 客戶來公司當(dāng)日
1.赴機場或飯店接客戶前，營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。
2.如客戶需要飲料、食品等，營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室有關(guān)人員準備。
3.如需采購部有關(guān)科長備詢時，營業(yè)助理應(yīng)事先通知待命。
□ 客戶接洽業(yè)務(wù)
1.營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。
2.經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)立即記錄詳細資料及產(chǎn)品編碼、規(guī)格、包裝明細、材數(shù)、最近工廠價格。如有必要，可與有關(guān)科長協(xié)調(diào)報價。如客戶系以c&f或cif條件采購者，應(yīng)即計算所擬報單位數(shù)量的運費，如該產(chǎn)品客戶前曾購買者，則應(yīng)記錄前次廠價與賣價。
3.與客戶洽談中，對報價及客戶所特別要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、質(zhì)量、訂購數(shù)量等營業(yè)助理均應(yīng)詳細列入記錄，必要時畫上該產(chǎn)品草圖。
4.如客戶當(dāng)日未能決定采購，須待數(shù)日繼續(xù)洽談時，營業(yè)助理應(yīng)將所挑選出來的樣品，留條囑咐樣品室有關(guān)人員暫保留于業(yè)務(wù)洽談室架子內(nèi)。以免下次洽談時重復(fù)挑選。(保留期限不得超過一星期)。
5.如客戶不予洽談或已洽商完畢之樣品，營業(yè)助理應(yīng)立即囑咐樣品室有關(guān)人員歸還原處。
6.客戶如有任何詢問應(yīng)即查核答復(fù)，如不能即時答復(fù)，也應(yīng)向客戶說明原因并告以何時答復(fù)。
7.與客戶洽談中，對客戶所交代之工作應(yīng)于下次洽談前完成。
□ 整理o/c或報價單
1.應(yīng)客戶需要，將洽談中有興趣的產(chǎn)品，營業(yè)助理與采購有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報價單，經(jīng)主管經(jīng)理核閱后打出交給客戶。
2.客戶訂購產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的'當(dāng)日或限期內(nèi)將o/c單項總價及全部總價底稿整理妥當(dāng)，呈主管經(jīng)理核閱后，按o/c所需份數(shù)多加二份。如系c&f或cif時，o/c上之材數(shù)不予打出。
3.營業(yè)助理，應(yīng)立即核對o/c是否與底稿相符，如有錯誤即自行修改確實無誤，然后抽出一份o/c請示經(jīng)理后，開境內(nèi)訂單，連同境內(nèi)訂單裝運聯(lián)一并交裝押助理。
4.所有寄境外信件，o/c或其他一切文件須由營業(yè)助理核對，并在寄出之份上經(jīng)理簽名處旁簽名，日期，送交主管經(jīng)理發(fā)出，但報關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)關(guān)前自行核對單價數(shù)量，必須在當(dāng)日內(nèi)完成。
□ 開境內(nèi)訂單時
營業(yè)助理應(yīng)時常查核自存之o/c，并盡快請主管經(jīng)理會同有關(guān)采購科長發(fā)出境內(nèi)訂單，并在存檔o/c及資料卡或price list上注明承制工廠、廠價、境內(nèi)訂單號碼及日期。
1.訂單上嘜頭可采用下列方式：
(1)刻章。
(2)打字。
(3)由營業(yè)助理書寫清楚。
2.如境內(nèi)訂單上數(shù)量、價格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時，即發(fā)出"訂單更改通知"，并與原境內(nèi)訂單所留底聯(lián)裝訂一起。
3.如系將境內(nèi)訂單改開給另一工廠，則應(yīng)于境內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗貨聯(lián)、裝運聯(lián)上注明"本訂單系原訂單××號重開，原訂單作廢"，并于存檔o/c聯(lián)及資料卡或price list上更改境內(nèi)訂單號碼、日期、承制廠商名稱價格，但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對不可注明該訂單系重開，并立即將裝運聯(lián)直接交裝押助理。
4.原境內(nèi)訂單如系改開別家工廠時，須用特別編號，舉例如下：
kr-1021 (此為改開訂單號碼)
k-1021 (此為原訂單號碼)
5.需熏蒸的貨，外箱上一定要打洞，應(yīng)于訂單上特別注明，告知工廠。
6.如系紡織品的訂單，亦應(yīng)于訂單上注明需辦quota才可出口。
7.印刷品清款時，務(wù)必附上樣品才可付款。
8.訂單一個item在us$5000以上，營業(yè)部科長在時一定要讓科長簽字，才能寄出，如科長不在而急于寄出的訂單由營業(yè)部自行決定此訂單是否要由科長簽準才寄出，但如未經(jīng)科長簽字的訂單，采購科長應(yīng)協(xié)助出貨，而催貨則由營業(yè)部負責(zé)。
9.凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切成敗的責(zé)任由營業(yè)助理負責(zé)，但裝押助理協(xié)助催貨。
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