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電子文件帶來的挑戰(zhàn)與對(duì)策——試談電子文檔的規(guī)范化管理
摘要:1、電子檔案與紙質(zhì)檔案,有著截然不同的區(qū)別,電子文件的內(nèi)容不僅易于變化,而且失去了固定的形式,對(duì)電子文檔管理的管理理論體系、人員素質(zhì)和管理技術(shù)等層面帶來諸多挑戰(zhàn)。2、解決存在問題的思路與對(duì)策。一是對(duì)電子文件的“原始性”概念進(jìn)行重新界定。二是了解和把握電子文檔管理的特殊性和發(fā)展趨向,即信息內(nèi)容數(shù)碼化、文檔管理現(xiàn)代化、文檔處理一體化、檔案信息情報(bào)一體化。三是以人為本,提高文檔管理人員“含金量”,鍛造復(fù)合型人才資源。
關(guān)鍵詞:電子 文檔 管理 挑戰(zhàn) 對(duì)策
國務(wù)院及國務(wù)院辦公廳、中共山東省委及辦公廳自今年7月1日以后全部取消了紙質(zhì)紅頭文件,并對(duì)重要文件和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分別以政報(bào)、匯編等形式對(duì)外權(quán)威發(fā)布。我國發(fā)達(dá)地區(qū)比如深圳、重慶等地早在2002年2月前就取消了紙制文件,開創(chuàng)了我國文檔管理新理念的先河。
電子文件是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理,并按照一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或者光盤等介質(zhì)上,并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的數(shù)字代碼序列。在計(jì)算機(jī)顯示器或者打印機(jī)上看到的文字、圖紙等構(gòu)成的電子文件形態(tài),只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現(xiàn)在和將來,使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)、商業(yè)信息,都可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。而且電子文件越來越被政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人廣泛地認(rèn)識(shí)和應(yīng)用,成為勢(shì)不可擋的潮流。
電子文件的優(yōu)越性在此不再一一贅述。如何利用和保護(hù)電子文件和電子檔案工作已經(jīng)成為文檔戰(zhàn)線思考和急待解決的問題。
一、使用和管理電子文檔中遇到的困難與挑戰(zhàn)。
(一)電子文件的內(nèi)容不僅易于變化,而且失去了固定的形式。
一是電子文件易于修改,而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改,但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多,從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。二是電子文件制作過程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé),有時(shí)他只不過制作一個(gè)“窗口”,將必要的信息集中在一起,并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵�。這個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來,也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時(shí)間不同地點(diǎn)由不同人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別,無法區(qū)分其中哪個(gè)是“原件”和“復(fù)制件”。三是電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代,迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”,這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。為了保證電子文件的可讀性,常常需要加以轉(zhuǎn)換。因此,長期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。四是電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體,根據(jù)利用需要,人們可以采用不同的方式輸出。對(duì)于長期保存的電子文件,還需要定期進(jìn)行復(fù)制,轉(zhuǎn)換載體,以防止信息損失。一份電子文件沒有了固定的載體,也就無法通過載體來判定這份電子文件的原始性。五是電子文件不再具有特定的字跡,人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出,無法從字跡上分辨其原始性。六是目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及,我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名,也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。①
(二)電子檔案管理的困難性。
對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理,絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。前者不懂電子文件形式、存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù),就無法對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行管理,更無法達(dá)到長期保存和開發(fā)利用電子檔案的目的。后者不懂檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié),無法理解電子檔案長期保存的必要性和嚴(yán)重性,無法實(shí)施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔,也就不可能采取一切必要的技術(shù)和措施,長期保存電子檔案,使人類活動(dòng)的真實(shí)記錄不遭受損失。所以,我們不能盲目地認(rèn)為凡是從事紙質(zhì)檔案管理的人員,都能管理電子檔案;也不能機(jī)械地認(rèn)為凡是懂得電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的工程人員,都可以管理電子檔案。
對(duì)于電子檔案的開發(fā)利用,將會(huì)出現(xiàn)一系列新問題,如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性?又如電子檔案利用場所,是允許上網(wǎng)利用?還是只限于在檔案館(室)的借閱系統(tǒng)?還有電子檔案的開放年限問題、保密問題、跨國利用問題等等。
二、解決存在問題的思路與對(duì)策。
(一)對(duì)電子文件的“原始性”概念進(jìn)行重新界定。
電子文件的上述特點(diǎn)使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性,需要為這建立一個(gè)新的“原始性”概念。對(duì)于一份電子文件來說,只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是當(dāng)時(shí),由原作者撰寫或制作出來,此后從未修改過,我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的,盡管它沒有固定的載體,沒有實(shí)在的物理形態(tài),甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。②這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于,它拋棄了文件形式上的原始性,即允許文件載體、字跡、格式等表現(xiàn)形式發(fā)生變化,僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確,即內(nèi)容的原始性為唯一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)和社會(huì)各方面對(duì)電子文件的需要,建立這樣一個(gè)“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的,它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案,全面行使“歷史記錄”和“社會(huì)記憶”功能的根據(jù),是電子檔案“享有”與紙制檔案同樣憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。
(二)尋找文檔管理創(chuàng)新的理論支持。
文件運(yùn)動(dòng)周期理論,又稱文件生命周期理論,是指導(dǎo)文件從其形成到轉(zhuǎn)化為檔案直至消亡的整個(gè)發(fā)展變化過程及其運(yùn)動(dòng)規(guī)律的理論。這一理論的基本含義主要可概括為:從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)周期;這一整個(gè)運(yùn)動(dòng)周期因其特點(diǎn)和作用不同而區(qū)分為不同的運(yùn)動(dòng)階段;針對(duì)各個(gè)不同運(yùn)動(dòng)階段的特點(diǎn),應(yīng)采用相應(yīng)的管理方式。文件運(yùn)動(dòng)周期理論,是檔案學(xué)的基本理論,它普遍流行于歐美檔案學(xué)界。③近幾年來,我國有的檔案學(xué)者開始對(duì)這一理論進(jìn)行宣傳介紹和研究工作,逐漸在我國檔案學(xué)界引起重視。了解和熟悉這一理論,認(rèn)識(shí)和掌握文件轉(zhuǎn)化為檔案全過程的規(guī)律及各個(gè)階段的特點(diǎn)和作用,對(duì)進(jìn)一步科學(xué)地管理好文件和檔案有著重要意義。
文件運(yùn)動(dòng)周期理論告訴我們,從現(xiàn)行文件到檔案是一個(gè)統(tǒng)一的、前后銜接的過程,將這樣一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整個(gè)過程納入一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)之中產(chǎn)生文件和檔案的一體化管理是理所當(dāng)然的。所謂一體化,并非去抹煞不同運(yùn)動(dòng)階段文件管理的特點(diǎn),而是要求在一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)之內(nèi),有統(tǒng)一的控制中心,統(tǒng)一的工作制度,統(tǒng)一的、前后各有特點(diǎn)又互相銜接的工作程序。也就是說對(duì)原來相隔在文書和檔案兩個(gè)工作部門,且相對(duì)獨(dú)立,但又有不少具體工作環(huán)節(jié)互相雷同和重復(fù)的兩個(gè)管理系統(tǒng),真正從組織制度和工作程序上結(jié)合在一起,成為一個(gè)統(tǒng)一的管理體系。這樣就能從文件的形成時(shí)起對(duì)其運(yùn)動(dòng)的全過程進(jìn)行比較全面、有效和統(tǒng)一地控制,既精簡了工作程序,減少了不必要的重復(fù)勞動(dòng),又能避免因現(xiàn)行文件管理不善致使檔案部門有可能收集不到系統(tǒng)、完整檔案的弊端,提高了案卷質(zhì)量,達(dá)到了以較小的耗費(fèi)取得較大的效益的目的。
(三)充分了解電子文檔管理的特殊性和發(fā)展趨向。
電子檔案與紙質(zhì)檔案,有著截然不同的區(qū)別,這就造成電子文件及電子檔案管理的特殊性,并表現(xiàn)出發(fā)展的趨勢(shì)和方向。
一是信息內(nèi)容數(shù)碼化。電子文件、電子檔案是將文字、圖形、圖像、影像、聲音等信息,按照一定的格式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號(hào),進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸。通過相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能知曉。
二是文檔管理現(xiàn)代化。這兩者的核心問題又是在現(xiàn)行文件管理和檔案管理中應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)。當(dāng)文件制成并進(jìn)入現(xiàn)行階段,文書工作人員便依據(jù)文件運(yùn)動(dòng)周期理論和統(tǒng)一的程序、標(biāo)準(zhǔn)將文件信息和有關(guān)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī),同時(shí)完成對(duì)其分類標(biāo)引、主題標(biāo)引,并經(jīng)過計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理程序,自動(dòng)轉(zhuǎn)換成具有檔案管理特征的信息資源。然后根據(jù)需要自動(dòng)形成各種形式的,具有檢索、統(tǒng)計(jì)、編研等有實(shí)際利用價(jià)值的二次檔案信息,實(shí)現(xiàn)一次輸入,多次、多種形式輸出的目的,并為下一年初的調(diào)整立卷奠定可靠基礎(chǔ)。同時(shí),也為檔案部門深化管理提供了必要的物質(zhì)條件。計(jì)算機(jī)文書處理與檔案管理統(tǒng)一系統(tǒng)的建立,加強(qiáng)了部門之間的橫向信息聯(lián)系和縱向的深化管理,使檔案部門可以及時(shí)對(duì)每一處理完畢的文件材料實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。它保證了文書處理過程和檔案標(biāo)準(zhǔn)程序的同步實(shí)現(xiàn),從而大大地減少了的手工管理的重復(fù)勞動(dòng)和工作環(huán)節(jié),提高了工作效率和質(zhì)量。
三是文檔處理一體化。電子文件、電子檔案和電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及相關(guān)設(shè)備,有著密不可分的
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關(guān)系。而電子文件歸檔必須要了解形成電子文件的相應(yīng)軟件和設(shè)備。在電子文件設(shè)計(jì)形成階段,檔案人員就要參與設(shè)計(jì),進(jìn)行指導(dǎo),使產(chǎn)生的電子文件能按歸檔要求歸檔,并能進(jìn)行統(tǒng)一管理和長期保存;同時(shí)還要了解具有長期保存價(jià)值的電子文件產(chǎn)生背景、設(shè)計(jì)思想、數(shù)據(jù)形式、以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)等。電子文件形成后,在使用過程中,檔案人員要參于對(duì)其管理,熟知在使用過程中發(fā)生的各種情況,并進(jìn)行積累。要及時(shí)按檔案整理、鑒定的有關(guān)要求,對(duì)電子文件進(jìn)行整理、鑒定、歸檔。否則長時(shí)期不過問,相關(guān)技術(shù)發(fā)生了變化,設(shè)備陳舊或更新,原來的電子文件,在新的條件下必然讀不出來,這樣人類活動(dòng)的真實(shí)記錄就可能遭受損失。從管理方面看,電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。電子文件的形成者,電子檔案的管理者,要通力協(xié)作,才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。因此,在電子文件時(shí)代,文檔一體化管理,勢(shì)在必行。
四是檔案信息情報(bào)一體化。二十一世紀(jì)是電子時(shí)代。辦公室工作的自動(dòng)化和文件檔案管理的現(xiàn)代化,人們迫切需要社會(huì)信息“資源共享”,于是檔案與文件管理的一體化及檔案、圖書、情報(bào)工作一體化的發(fā)展趨勢(shì)更加突出。檔案與圖書和情報(bào)同為社會(huì)信息資源,在信息管理上具有許多共同點(diǎn),所以檔案工作與圖書工作和情報(bào)工作實(shí)行一體化管理也是具有共同基礎(chǔ)的。隨著人們對(duì)檔案、文書、圖書和情報(bào)等綜合文獻(xiàn)信息需要的日益增長。以及世界范圍內(nèi)要求信息“資源共享”的新趨勢(shì),社會(huì)要求綜合信息實(shí)行一體化管理。同時(shí),以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),也為“兩個(gè)一體化”管理提供了技術(shù)保證。
五是保管保存技術(shù)化。電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案保存復(fù)雜的多。首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可理解性等,這就要求不僅保存電子檔案所表述的信息,而且還要保存相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及背景信息和元數(shù)據(jù)等。電子檔案所依賴的電子計(jì)算機(jī)發(fā)展很快,設(shè)備不斷更新,軟件技術(shù)日新月異;其存儲(chǔ)載體性能也不甚耐久,磁性存儲(chǔ)載體常有退磁、粘連等現(xiàn)象,光盤也有矯變和保護(hù)膜遭受劃傷等現(xiàn)象。這些都是影響電子檔案長期保存的不利因素,需要電子檔案的管理人員認(rèn)真對(duì)待,并且要有一套整的對(duì)策、技術(shù)和措施。
三、探索文檔管理規(guī)范化的路子。
(一) 合理舍取,充分借鑒紙制檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。
在我國,紙質(zhì)等載體檔案有一套較為完整的管理標(biāo)準(zhǔn),這些標(biāo)準(zhǔn)是長期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié),它是在紙質(zhì)等載體檔案管理現(xiàn)代化的迫切需要下,近十年來才完成的。這些標(biāo)準(zhǔn)的條文,在電子文件歸檔及電子檔案管理的過程中,可能只有部分適用,甚至完全不適用。電子檔案管理是一項(xiàng)極其復(fù)雜的技術(shù)工程,與紙質(zhì)等載體檔案截然不同,所以一開始就充分注意到電子檔案的各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、制度的建立,以防有長期保存價(jià)值的電子文件在形成、使用、歸檔過程中,遭受損失。但制定電子文件及電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn),難度很大。因?yàn)槲覀儧]有這方面的長期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),而電子文件所涉及的技術(shù)和設(shè)備又在不斷地發(fā)展和變化。我們只有根據(jù)我國的實(shí)際情況,用認(rèn)真研究來彌補(bǔ)我們的實(shí)踐少、經(jīng)驗(yàn)不足,同時(shí)也可借鑒國際上有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗(yàn),盡快地制定出我國有關(guān)電子文件及電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)和制度。近年來,我國檔案部門和研究機(jī)構(gòu)針對(duì)文檔管理進(jìn)行了深入的探索,逐步摸索出了電子文檔管理的“雛形”。制定出臺(tái)了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》,針對(duì)電子文件進(jìn)行了定義、電子文件的收集范圍、收集積累要求、收集方法、電子文件的整理、電子文件的歸檔包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)設(shè)備的檢測、有效性和完整性鑒定、保管期限的劃分、電子檔案的移交與保管都作了詳細(xì)的規(guī)定。這就為文檔管理規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。
(二)以人為本,鍛造復(fù)合型文檔管理人才資源。
在電子時(shí)代,電子檔案的實(shí)質(zhì)是技術(shù)工程;電子檔案管理,實(shí)質(zhì)是一項(xiàng)檔案技術(shù)工程的管理。“五化”的發(fā)展趨勢(shì),要求檔案專業(yè)人員必須成為既能從事現(xiàn)代文書的處理和檔案的管理,又能從事檔案、圖書、情報(bào)等綜合信息的管理。文檔管理管理人員既要掌握本專業(yè)的基本理論和基本知識(shí)外,要求管理人員既具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法;又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。還要學(xué)習(xí)文書學(xué)、圖書館學(xué)和情報(bào)學(xué)的有關(guān)知識(shí)。
鼓勵(lì)和支持文檔工作者提高自身素質(zhì),提高自身“含金量”,才能適應(yīng)文檔工作的需要和文檔事業(yè)的發(fā)展要求。
參考文獻(xiàn):
①、②國家檔案局,《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》,中國檔案出版社1999年第1版, P29.P123.
③易炳炎、苗壯主編,《檔案學(xué)概要》,甘肅人民出版社1998年第1版,P270.
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