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方志傳記資料索引數(shù)據(jù)庫的設(shè)計與實現(xiàn)
方志是我國特有的一種歷史文獻，它綜合記述了一個行政區(qū)劃內(nèi)的政治、經(jīng)濟、文化、教育等方面的歷史情況，是一個地方的百科全書，具有資政、存史、教化的功能。從其發(fā)端至今已有數(shù)千年的歷史，成為人們了解地方歷史，進行經(jīng)濟建設(shè)和愛國主義教育等方面工作的有利工具。并且，由于它記載了一個地方各方面的基本情況，所以又是一座蘊藏著豐富信息的寶庫。
方志中的人物傳記是方志重要的組成部分。在人物傳記中記載了一個地區(qū)的知名人士，而這些人士大多數(shù)在正史中是不予以記載的。因此，在方志人物傳記中能夠查到不少正史中所沒有的人物，這對于歷史研究來說是非常有幫助的。但是，由于方志中的人物眾多，在使用時頗感不便，因此，人們開始編制方志傳記資料索引。
我國最早的方志人物傳記索引是1939年江蘇省立圖書館曹允源編制的《吳縣列傳人名索引》，此后，陸續(xù)編制了《宋元方志傳記索引》、《山西通志人物傳記索引》、《東北方志人物傳記資料索引》、《北京天津地方志人物傳記索引》、《廣西方志傳記人名索引》等，臺灣地區(qū)也編制了《中日現(xiàn)藏三百種明代地方志傳記索引》等，這些索引的編制對于人們查找方志中的人物起到了積極作用。但是，限于印刷型載體的篇幅，這些索引也存在著明顯的不足。一是索引的著錄內(nèi)容少，一般為姓名、別名、出處等幾項；二是檢索點單一，僅在索引正文中按人物的姓名排序，另外在書后再附一種與正文對應(yīng)的檢索方式，僅此而已；三是編制時投入的人力、物力多，編制周期長，一部索引的編制要經(jīng)過多道工序，諸如寫卡片、校對，再到寫清樣、排版、校對直至印刷等多個環(huán)節(jié)，投入的人力多，工作量大。正是由于這些不足，限制了人們大規(guī)模編制方志人物傳記索引的工作，從而也限制了人們便捷地查閱方志中人物的需求。
隨著現(xiàn)代高新技術(shù)的發(fā)展，為索引的編制帶來了新的發(fā)展天地。計算機數(shù)據(jù)庫技術(shù)的出現(xiàn)，為索引的編制提供了一個高效、簡便的工具。采用計算機數(shù)據(jù)庫技術(shù)編制索引不僅可以使索引的編制達到事倍功半的效果，而且還極大地豐富了讀者的檢索途徑，從而實現(xiàn)以往傳統(tǒng)的印刷型索引所達不到的效果。
北京圖書館收藏的新舊方志居海內(nèi)外各圖書館之首。如何充分發(fā)揮這些方志的作用，使其更好地為社會主義精神文明和物質(zhì)文明服務(wù)是圖書館工作者的職責(zé)；在人們開始進入信息時代，如何使方志中的大量信息為人們所了解并便于查詢，也是圖書館工作者的義務(wù)；從全球信息化進程發(fā)展來看，將方志中的大量信息進行數(shù)字化處理、使海內(nèi)外廣大讀者通過網(wǎng)絡(luò)來進行檢索，也是圖書館工作者的工作。
據(jù)此，北京圖書館地方志和家譜文獻中心決定率先著手建立方志人物傳記資料索引數(shù)據(jù)庫。
一
方志人物傳記資料索引數(shù)據(jù)庫的目標是：要能夠適應(yīng)新舊方志中的人物傳記情況，要準確和較為全面地揭示人物的基本屬性，發(fā)揮計算機檢索的優(yōu)勢，滿足讀者多途徑檢索人物的需求，為讀者提供一個快速、便利的查詢工具，使之為廣大讀者所使用。
在這個目標的指導(dǎo)下工作人員進行了大量的調(diào)研工作，以最終確定數(shù)據(jù)庫項目的內(nèi)容。而數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的確立是數(shù)據(jù)庫檢索的基礎(chǔ)，也是直接影響數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵因素。如前所述，現(xiàn)有的印刷型方志人物傳記資料索引，主要是通過人物的姓名來進行檢索，檢索途徑單一。所記載的內(nèi)容基本是姓名和主要的字、號，個別的有生卒年。對于出處基本是書名的簡稱或代號。有關(guān)人物的其他內(nèi)容則不予反映。
在掌握現(xiàn)有方志人物傳記資料索引情況的基礎(chǔ)上，根據(jù)讀者檢索的需求和圖書館工作人員以往的工作經(jīng)驗以及計算機所提供的功能，最后確定該數(shù)據(jù)庫的項目內(nèi)容為：姓名、別名、性別，民族、籍貫、朝代、生卒年、參考年，肖像、身份類別主題詞、方志省份和出處，總計12項。
這12個項目大大超過了現(xiàn)有印刷型方志人物傳記資料索引所收錄的內(nèi)容。
1．標識人物身份主題詞的使用
在方志的人物傳記中，由于所收錄的人物較多，因此大多數(shù)的方志都將所收人物按其身份進行集中編排，并給予相應(yīng)的門類名稱。在舊方志中，一般將人物分為名宦、儒林、忠義、宦績、文苑、武功、隱逸、孝友、義行、方伎、仙釋等門類。在新方志中則分為英烈、勞模、能工巧匠和專家學(xué)者等。顯然，這樣的分類與集中便于讀者使用。
但是，在印刷型方志人物傳記資料索引中是難于做到按上述門類進行編輯檢索的。假如這樣做，那索引的工作量就要成倍的增長，如果要編制一個數(shù)千人物的索引，那就是一個浩瀚的工程。在現(xiàn)有的方志人物傳記資料索引中，讀者只能在掌握了一個人物的姓名或其主要的別名之后，方可進行檢索，而要查尋某一門類的人物是無法辦到的。假若讀者想了解某一地區(qū)歷史上在農(nóng)業(yè)種植方面有特殊技藝的人物，就只能將該地區(qū)現(xiàn)存的所有方志一部一部進行翻檢，才能得到所需要的人物。
為實現(xiàn)讀者可以按門類進行檢索的要求，參照圖書館對書刊文獻進行主題標引的工作，在該數(shù)據(jù)庫中設(shè)置了標識人物身份的主題詞項目。目前主題標引多用于書目、篇名等數(shù)據(jù)庫中，用于人物標引尚未見到。因此，對人物進行主題標引是該數(shù)據(jù)庫的一個特點，也是計算機檢索有別于印刷型檢索的重要標志。
為使計算機的檢索達到應(yīng)有的效果，數(shù)據(jù)庫對于主題詞的使用考慮了以下三個問題：
第一、用詞的規(guī)范性。在新舊方志中，雖然有大量的志書對于人物傳記按門類進行了集中編排，但是，這些門類名詞的使用由于編纂者的理解不同和所處的歷史環(huán)境的不同往往存在著差異，因而造成對同一門類的用詞不統(tǒng)一；另外，各地在編纂方志時對于同一人物的傳記在撰寫時側(cè)重點不同，所反映的內(nèi)容不同，所安置的門類也就不盡相同。如果僅僅按各方志中人物所處的門類來進行主題標引，就會出現(xiàn)對同一人物的用詞不一致，從而在進行主題檢索時達不到應(yīng)有的效果。為規(guī)范主題標引的用詞，在標引時遵循了以下四條原則：
首先，選用的詞要具有檢索意義和組配意義，并能夠表達相應(yīng)的概念；
其次，選用的詞必須詞義明確，一詞一義；
再次，選用的詞要具有一定的使用頻率；
第四，參照《中國圖書分類主題詞表》中的詞匯。
按照上述原則編制了一個人物主題詞表，并在工作中逐步完善。
第二、用詞的準確性。在標引用詞的準確性方面、由于對人物的主題標引主要是根據(jù)該人物傳記中所反映的這個人物的生平事跡、主要貢獻和主要活動內(nèi)容，給予一個或數(shù)個主題詞。因此，大致從以下幾方面來確定主題詞：
人物的專業(yè)、專長或所從事的行業(yè)。如政治、軍事、醫(yī)學(xué)等；
人物在社會生活中所產(chǎn)生較為突出的影響。如義行、劣行等；
人物的某些特定身份。如英烈、君主、宗教徒等；
人物傳記中所記載該人物經(jīng)歷的主要甚至是唯一的重大歷史事件。如辛亥革命、歷次農(nóng)民起義等；人物傳記中所記載該人物對于某一地區(qū)做出重大貢獻的情況。如鄭成功收復(fù)臺灣，臺灣就可以選做主題詞；
人物參加的黨派、社團、幫會等。如興中會、日知會等。
第三、用詞的適度性。由于方志所收錄人物的多樣性和復(fù)雜性，使得在對人物進行主題標引時要恰如其份。標引太少，就不能全面、準確地揭示人物的基本情況，在檢索時難于達到預(yù)期的效果；反之，標引過多，會造成對于人物界定過細，同樣會造成在檢索時命中結(jié)果的分散，降低檢索效率。因此，恰當?shù)貥艘潜ＷC檢索效果的基礎(chǔ)。為此，數(shù)據(jù)庫規(guī)定對于人物的主題詞標引控制在八個之內(nèi)。如：
顧炎武，明末清初杰出的思想家、愛國學(xué)者。他的主題詞是“政治”、“哲學(xué)”、“文學(xué)”、“文獻學(xué)”等；
孫叔平，他的主要經(jīng)歷是從事于教育工作和哲學(xué)研究。因此，他的主題詞為“教育”和“哲學(xué)”；
胡也頻，此人主要從事文學(xué)創(chuàng)作，并從事出版發(fā)行工作，參加左聯(lián)，任執(zhí)行委員， 1931年2月7日被國民黨殺害。他的主題詞為“文學(xué)”、“出版發(fā)行”、“英烈”和“左聯(lián)”。
2．對于別名較為全面的收錄
在方志的人物傳記資料中，一個人物除了有一個正式的或較為通用的名字外，絕大多數(shù)人物還會有別名。別名的情況較為復(fù)雜。對于古代帝王等封建統(tǒng)治者，多有年號、廟號、謚號。而這些年號、廟號或謚號又多為后世通用的名稱，其本名反不為一般人所熟知。如：秦始皇、乾隆等；對于文人墨客，則有字、號、室名、筆名等，如：倪儹，元朝人，工詩文，善繪畫，以山水見長。他初名珽，字元鎮(zhèn)，又字玄瑛，號云林，別號幻霞子、荊蠻民、凈名居士、如幻居士、朱陽館主、蕭閑仙卿、海岳居士、無住庵主、滄浪漫士、曲全叟，變姓名曰奚元朗；
對于近現(xiàn)代的革命者，則有化名、曾用名等，如：董必武，曾經(jīng)化名“碧吾”；陳潭秋，曾化名“徐杰”；
對于出家者，則有法名、法號、俗號等，如：馬道一，是佛教禪宗的第八代大師，“馬道一”是其俗名，世稱“馬祖”，謚號“大寂禪師”；
對于能工巧匠，則有綽號等。如：余德新，是個在當?shù)仫嬍硺I(yè)有較為突出技能的人物，由于其技藝出眾，人們戲稱其為“一大堆”；
還有一些其他的稱謂。
3．對于人物生卒年不確定性的處理
人物的生卒年是斷定一個人物的重要依據(jù)，也是進行歷史研究所不可缺少的。在方志人物傳記資料中，對于人物生卒年的描述也不完全相同，歸納起來大體有三種情況。為便于檢索，數(shù)據(jù)庫設(shè)計了相應(yīng)的著錄要求。
一是有明確的生卒年，特別是在新方志中，對于近現(xiàn)代人物基本上都有明確的生卒年。對于這種情況，就在“生卒年”項目中填入具體的年份，并在“朝代”一欄中填入相應(yīng)的時代。生于1840年以后的，或主要活動在1840年以后的，則填入“近現(xiàn)代”。這主要是便于檢索。
如：余德新，生于1913年，卒于1978年，在“朝代”一欄中填入“近現(xiàn)代”；
二是沒有明確的生卒年，但是有人物活動的具體朝代。這樣就將此人活動的朝代填入“朝代”一欄中即可，“生卒年”予以空置。
如：朱子才，金代進士，生卒年不詳，在朝代一欄填入“金”；
三是沒有明確的生卒年，但是有此人活動的朝代，以及此人任職時間或此人經(jīng)歷一個重要事件的時間。對于這種情況，著錄時要求在“朝代”一欄中填入相應(yīng)的朝代，在“參考年代”一欄中填入任職時間或經(jīng)歷事件的具體時間，給讀者一個較為具體的參考時間，幫助讀者進行判斷。
如：田瑜，北宋慶歷年間進士，生卒年不詳。但在他的傳記中記載了慶歷四年（1044）歐希范叛亂，田瑜率兵討伐，予以平滅。這樣，在“朝代”一欄中填入“北宋”，在“參考年代”一欄中填入“1044”。
4．其他項目的設(shè)置
籍貫。在方志的人物傳記資料中常常會有同名同姓者，要予以區(qū)分，籍貫是一個重要條件。因此，數(shù)據(jù)庫中設(shè)置了籍貫的項目。它要根據(jù)方志人物傳記所記載的情況而定，對于不確定的要經(jīng)過相應(yīng)的考證，予以判斷，最終獲得一個較為正確的籍貫地名。
肖像。在有些新方志的人物傳記資料中刊登了人物的照片或肖像繪畫，這是舊方志所不具備的。這對于進行一些專題研究和愛國主義教育是十分有利的。
方志省份。這是一部方志所屬的省、市、自治區(qū)，它可以幫助讀者了解該方志所屬的具體省別。
出處。在出處一項中，要著錄五個內(nèi)容，即書名、出版地、出版者、出版時間和頁碼。眾所周知，方志的編纂出版具有一定的連續(xù)性，舊方志如此，新方志也要如此。按照中國地方志領(lǐng)導(dǎo)小組的有關(guān)規(guī)走，新方志要20年左右一編修。因此，在出處項中設(shè)置出版地、出版者和出版時間就是為了區(qū)分同一個地區(qū)不同時代編纂出版的方志。
二
方志人物傳記索引數(shù)據(jù)庫所收錄的內(nèi)容是人物的有關(guān)數(shù)據(jù)，基本上是屬于專題性的題錄數(shù)據(jù)庫，其主要功能要求是提供讀者進行檢索。數(shù)據(jù)的收錄范圍明確，數(shù)據(jù)內(nèi)容較為規(guī)范，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也基本穩(wěn)定，由此也決定了數(shù)據(jù)庫開發(fā)的軟硬件條件和性能要求。在硬件方面，要求是486／100以上的PC機，內(nèi)存16兆，最少8兆，200兆的硬盤，這要根據(jù)數(shù)據(jù)量的多少而定。VGA顯示器。外接針式打印機或激光打印機。目前為單機版，以后將升級到網(wǎng)絡(luò)版。在軟件方面，操作系統(tǒng)是中文Windows95，應(yīng)用系統(tǒng)則在VisuaI FoxPro 3．0上進行二次開發(fā)。Visual FoxPro 3．0是Mi crosoft公司推出的一種開發(fā)工具，它吸收了以往FoxPro的優(yōu)點，并在此基礎(chǔ)上進行了改進，包括從面向字符式數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)向面向?qū)ο蟮娘L(fēng)格，完全支持Windows事件模式以及數(shù)據(jù)字典的創(chuàng)建等功能，使其達到更快捷的速度、更完善的功能和更簡便的操作。
該數(shù)據(jù)庫提供了檢索、編輯、顯示、統(tǒng)計、打印、系統(tǒng)維護和幫助的功能。
檢索功能。系統(tǒng)提供了姓名、別名、性別、民族、籍貫、朝代、生卒年、參考年、肖像、標識人物身份的主題詞、方志省份和出處12個檢索點。這些檢索點既可以進行單項檢索，也可以進行組配檢索；對于姓名、別名等還可以進行前方一致的截斷檢索；對于主題詞可以同時進行多個組配檢索。
編輯功能。這是提供工作人員錄入數(shù)據(jù)時使用。系統(tǒng)提供了方便的數(shù)據(jù)錄入功能。由于在錄入同一部方志時，其出處、方志省份內(nèi)容完全相同，為減輕工作人員的勞動強度，工作人員在錄入同一部方志的不同人物數(shù)據(jù)時，可以在前一條數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上保持無需修改的內(nèi)容，僅對不同的內(nèi)容進行修改，以此追加新的記錄。
顯示功能。系統(tǒng)提供了簡要顯示、文本顯示和卡片顯示，使讀者和工作人員可根據(jù)需要來選擇。簡要顯示僅對命中的數(shù)據(jù)顯示人物的姓名、出處中的方志名稱和頁碼；文本顯示則顯示人物的姓名、朝代、生卒年、別名、性別（男性不顯示）、民族（漢族不顯示）、籍貫。肖像（有則顯示“照片”或“肖像”，沒有則不顯示任何信息）、出處；卡片顯示則按一個卡片格式將人物的12項內(nèi)容全部予以顯示。
統(tǒng)計功能。系統(tǒng)可以進行以下操作：一是統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫中所有數(shù)據(jù)記錄的情況；二是統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫中有關(guān)某一部方志的數(shù)據(jù)記錄情況，三是統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫中所有方志的部數(shù)；四是統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫中所收各省方志的部數(shù)。
打印功能。系統(tǒng)可以打印輸出校對單、別名索引、方志一覽表、主題詞表和按人物姓名為序的表格，提供使用。
系統(tǒng)維護功能。提供了數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安裝、數(shù)據(jù)鏈接、重新索引和庫整理的功能。
綜上所述可以看出，該數(shù)據(jù)庫提供的多途徑檢索、方便的數(shù)據(jù)錄入、多種統(tǒng)計和打印等功能，不僅方便了讀者使用，也便于工作人員進行數(shù)據(jù)庫建設(shè)，是一個較為理想的方志人物傳記資料索引數(shù)據(jù)庫的編制工具。
利用該數(shù)據(jù)庫，北京圖書館地方志和家譜文獻中心已經(jīng)完成了485部新方志中的近3萬條人物數(shù)據(jù)的制作工作，取得了良好的效果，達到了預(yù)期的目的，并為今后繼續(xù)制作方志人物傳記資料索引數(shù)據(jù)庫積累了豐富的經(jīng)驗。這批數(shù)據(jù)即將上網(wǎng)，讀者通過訪問我館的主頁（http：//www. nlc. gov.cn)就能檢索。
〔出處〕 北京圖書館館刊 1998（3）
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