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關(guān)于建立地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引系統(tǒng)的實(shí)踐與思考
在當(dāng)今各類報(bào)刊系統(tǒng)之中，無(wú)論是地方報(bào)刊還是全國(guó)性報(bào)刊，是專業(yè)報(bào)刊還是綜合性報(bào)刊，是公開出版的還是內(nèi)部流通的報(bào)刊，都包含有大量的地方文獻(xiàn)信息。這些信息具有極高的信息價(jià)值和史料價(jià)值，是其他類型的地方文獻(xiàn)無(wú)法替代的，但是由于數(shù)量龐大，要想迅速的查找出有關(guān)資料，其困難是可想而知的。地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引就是為能在如此眾多的報(bào)刊中，迅速查找出有關(guān)地方文獻(xiàn)信息的一種檢索工具。
地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引區(qū)別于其它報(bào)刊索引，在于它是地方文獻(xiàn)信息的基礎(chǔ)篇目索引，而不是象一些綜合性報(bào)刊或?qū)I(yè)報(bào)刊索引那樣是重要篇目索引。雖然這種索引的主要目的仍然是指向和示址，但就索引系統(tǒng)的整體而言，它對(duì)于地方事物的揭示作用，較其他形式的索引要明顯得多。
建立地方報(bào)刊索引系統(tǒng)需要有一些必要的條件，這些條件制約著地方文獻(xiàn)索引系統(tǒng)的整體質(zhì)量，是關(guān)系索引的信任度和權(quán)威度的重要問題，筆者將多年的工作實(shí)踐和對(duì)問題的思考擬就此文，不足之處還望同道師友給予斧正。
1．工作人員的條件
在諸多條件中，工作人員的素質(zhì)是至關(guān)重要的，是建立索引系統(tǒng)的首要條件。工作人員的素質(zhì)應(yīng)包括下列兩個(gè)方面：
1．1知識(shí)結(jié)構(gòu)：充分掌握?qǐng)D書館專業(yè)知識(shí)，并能熟練運(yùn)用圖書館學(xué)和情報(bào)學(xué)，以及與圖書情報(bào)相關(guān)的各門學(xué)科的知識(shí)。地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作本身就是圖書情報(bào)的一個(gè)組成部分，與圖書情報(bào)工作相關(guān)的理論、知識(shí)和方法，是報(bào)刊索引人員的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)中不可缺的基礎(chǔ)部分。
具備了上述知識(shí)結(jié)構(gòu)，只是掌握了地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作的基本技能，要熟練準(zhǔn)確地處理報(bào)刊索引工作中的標(biāo)引、著錄、分類及其與之相關(guān)的各類業(yè)務(wù)問題。還需掌握地方文獻(xiàn)知識(shí)。
在熟練掌握?qǐng)D書情報(bào)工作知識(shí)和技能外，地方文獻(xiàn)知識(shí)是報(bào)刊索引工作人員主要掌握的知識(shí)內(nèi)容。地方文獻(xiàn)知識(shí)的內(nèi)容應(yīng)涉及社會(huì)各方面的知識(shí)，包括本地區(qū)的地理、歷史、人物、政治、經(jīng)濟(jì)、文化教育等，有條件時(shí)，還應(yīng)對(duì)其中某些方面的知識(shí)做盡可能深入的了解。除此之外，報(bào)刊索引人員還應(yīng)對(duì)報(bào)刊索引的使用對(duì)象有盡可能詳細(xì)的了解，在這個(gè)基礎(chǔ)上，工作的針對(duì)性就會(huì)更強(qiáng)，服務(wù)效果就會(huì)更加貼切，從而建立起自己的權(quán)威和影響。
1．2敬業(yè)精神：地方文獻(xiàn)工作者應(yīng)有良好的職業(yè)道德，對(duì)于地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引人員來說，更應(yīng)具備高度敬業(yè)精神，這是由于它的工作性質(zhì)所確定的，索引工作永遠(yuǎn)是跟在報(bào)刊發(fā)行的后面，不會(huì)有提前完成任務(wù)一說，在你面前是源源不斷的報(bào)紙期刊．等待著整序加工進(jìn)入索引系統(tǒng)。工作需要及時(shí)地把握社會(huì)發(fā)展的動(dòng)態(tài)，并及時(shí)主動(dòng)的為社會(huì)提供服務(wù)。這種枯燥、周而復(fù)始的工作沒有崇高的敬業(yè)精神是難以勝任的。
2．建立核心報(bào)刊檢索群體
解決好人員問題之后，建立核心報(bào)刊檢索群體便是當(dāng)務(wù)之急。從理論上講，地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引的品種越多，對(duì)本地方的報(bào)道覆蓋率越大則越好，以求最大限度地將有關(guān)本地方或與本地方有關(guān)的報(bào)道給予收錄。然而限于人力、物力和財(cái)力，要做到這點(diǎn)是有困難的。所以選擇一些恰當(dāng)?shù)�、能充分反映本地方各方面情況，既有一定的代表性，又有一定的專指性；既能為地方文獻(xiàn)部門的人力、物力和財(cái)力所能接受，又不失地方特色的報(bào)刊群體，從而確立地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引的收錄范圍。當(dāng)然這個(gè)收錄范圍不能是憑空臆造的，而應(yīng)該從實(shí)踐中來。有一個(gè)從初步建立到逐步完善的過程。
那么如何選擇報(bào)刊品種呢？筆者認(rèn)為，可以認(rèn)定一個(gè)或若干個(gè)時(shí)間段，對(duì)各種報(bào)刊進(jìn)行全面檢索，根據(jù)選擇出的條目計(jì)算出這個(gè)時(shí)間段內(nèi)，各種報(bào)刊對(duì)本地有關(guān)各種報(bào)道之間的比率。從而確定本地方的核心報(bào)刊的收錄范圍。
檢索刊物群體建立后，要認(rèn)真進(jìn)行維護(hù)管理，對(duì)到手的報(bào)刊進(jìn)行登記，在日常的工作中，對(duì)報(bào)刊中地方文獻(xiàn)信息的索出情況作出記錄，并分階段作出統(tǒng)計(jì)，作為今后調(diào)整檢索刊物群的依據(jù)。對(duì)新出現(xiàn)的報(bào)刊，在對(duì)其進(jìn)行初步的判定使用后，經(jīng)過一段時(shí)間試驗(yàn)，根據(jù)其結(jié)果，決定是否將其正式納入地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引群體。
3．編制分類表
優(yōu)質(zhì)便捷地為用戶提供服務(wù)，是地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作的終極目標(biāo)。科學(xué)、系統(tǒng)、有明顯地方特色，為地方各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)，特別是地方社科研究提供信息檢索保障和地方信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)是地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作者研究和解決的重要課題。由于地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引所收集信息的范圍涉及社會(huì)的各方面，信息內(nèi)容繁雜多樣，基本上以社會(huì)信息為主，直接采用一般圖書分類表，有諸多不便，既不能突出地方特色，也不便分編加工及檢索使用。在這方面，首都圖書館北京地方文獻(xiàn)部進(jìn)行了有益的嘗試，在長(zhǎng)期實(shí)踐的基礎(chǔ)上，參考和借鑒了《中國(guó)圖書分類法》之后，根據(jù)北京地方的特色及社會(huì)使用習(xí)慣，編制了《北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引分類表》（草表）。
編制原則以服務(wù)北京地方各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)為編制依據(jù)，類目的設(shè)置及其序列安排，不僅要從科學(xué)概念出發(fā)，同時(shí)要考慮地方各項(xiàng)事業(yè)的需求。
在類目安排上和標(biāo)記符號(hào)的設(shè)置上，要簡(jiǎn)明易懂，操作性能好，以適應(yīng)北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引分類工作需要。
關(guān)于分類表的體系和結(jié)構(gòu)，我們?cè)噲D使它既能符合知識(shí)分類的科學(xué)體系，又能適應(yīng)地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引分編工作的情況，尤其是突出表現(xiàn)本地方的特點(diǎn)。根據(jù)這一特點(diǎn)，本分類表將類目設(shè)置為“自然環(huán)境”、“人文環(huán)境”、“地方經(jīng)濟(jì)”、“‘地方事業(yè)”四大部分，十七大類，類目次序如下：自然環(huán)境、人文環(huán)境、歷史、人物、社會(huì)生活、政治法律、經(jīng)濟(jì)管理、工業(yè)、農(nóng)業(yè)、城鄉(xiāng)建設(shè)與管理、商業(yè)服務(wù)業(yè)旅游業(yè)、文化、教育、體育、衛(wèi)生、文學(xué)、藝術(shù)。
作為地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引分類表的一級(jí)類目，可根據(jù)本地區(qū)的特點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整。以下各級(jí)子目，由于受報(bào)紙期刊信息產(chǎn)出靈活多變、內(nèi)容涉及廣泛的影響，則更應(yīng)根據(jù)本地區(qū)的特點(diǎn)，隨時(shí)增減相應(yīng)的類目，不斷修訂分類表的內(nèi)容。社會(huì)向前發(fā)展，新的事物不斷涌現(xiàn)，為了給檢索出的地方文獻(xiàn)信息一個(gè)合適的標(biāo)識(shí)，地方文獻(xiàn)分類表要永遠(yuǎn)處于調(diào)整修訂之中，當(dāng)然這些調(diào)整和修訂需要有一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的時(shí)間段。
4．工作內(nèi)容及步驟
凡報(bào)刊所載有關(guān)本地區(qū)一切有保存和使用價(jià)值的信息，無(wú)論是現(xiàn)實(shí)和歷史方面，還是自然和人文等方面的資料，都屬報(bào)刊索引工作檢索內(nèi)容范圍。工作步驟分為標(biāo)引工作、著錄工作和分編工作。
4．1標(biāo)引工作：將報(bào)刊文獻(xiàn)中有關(guān)本地區(qū)的各種有價(jià)值的信息進(jìn)行標(biāo)引，標(biāo)引的范圍宜盡求廣泛，以求充分反映社會(huì)的全貌，不能把它做成主要報(bào)刊的重要篇目索引，即使是對(duì)于同一事物的報(bào)道，只要報(bào)到的角度不完全一樣，也應(yīng)一一標(biāo)引，使之成為真正的基礎(chǔ)篇目索引。標(biāo)引工作關(guān)系整個(gè)索引系統(tǒng)的的信譽(yù)和權(quán)威度，走馬觀花和似懂非懂的認(rèn)識(shí)都會(huì)影響索引的整體質(zhì)量，不負(fù)責(zé)任的標(biāo)引會(huì)造成索引標(biāo)目的冗雜或大量文獻(xiàn)信息的丟失。
4．2著錄工作：將標(biāo)引過的信息按一定的格式進(jìn)行著錄，其款目的內(nèi)容包括篇名、著者、人名、地名、年代，主題詞、刊名、出版日期、版次、卷期、頁(yè)碼和提要等。這項(xiàng)工作要求準(zhǔn)確無(wú)誤，不得有任何的遺漏，特別是刊名、出版日期和卷期版次等項(xiàng)出現(xiàn)錯(cuò)誤，則導(dǎo)致這些款目失去了使用的價(jià)值。
4．3分編工作：將索引卡片依地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引分類表分門別類進(jìn)行編排，各類之下依文獻(xiàn)出版時(shí)間進(jìn)行編排，深入理解每張款目的信息內(nèi)涵并給予正確的分類標(biāo)識(shí)，是關(guān)系每一張款目是否真正能夠得到利用，錯(cuò)誤的分編將造成款目的呆滯，從而嚴(yán)重的影響索引的使用效果。
建立地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引系統(tǒng)程序大體如此，編制索引的終級(jí)目標(biāo)是為社會(huì)提供信息服務(wù)，因此，每一道工序都要求有認(rèn)真負(fù)責(zé)、深入理解、嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，任何一點(diǎn)的疏忽都會(huì)給索引系統(tǒng)帶來難以挽回的損失。
5．探索與實(shí)踐
在開展地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作方面，首都圖書館北京地方文獻(xiàn)部進(jìn)行了積極的探索和實(shí)踐。自六十年代起，從北京圖書館等十幾個(gè)大中型圖書館所藏的清末至1963年的2800余種報(bào)刊中檢索出有關(guān)北京信息條目七萬(wàn)余條，編制成大型題錄卡片式索引《北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引》。
三十多年來，經(jīng)過不懈的努力建立起一個(gè)合理運(yùn)行，有一定的權(quán)威度和知名度的地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引檢索系統(tǒng)，《北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引》已經(jīng)累計(jì)成為一個(gè)擁有20余萬(wàn)條數(shù)據(jù)的檢索系統(tǒng)，并且每年還以二萬(wàn)余條的速度增長(zhǎng)，在北京社科研究界引起強(qiáng)烈的反響，取得了較為明顯的社會(huì)效益和影響。
1996年以來，首都圖書館投入大量人力和經(jīng)費(fèi)將傳統(tǒng)手工處理工作模式向計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)工作模式轉(zhuǎn)移，經(jīng)過一年多的努力終于將20余萬(wàn)條數(shù)據(jù)全部輸入數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊信息計(jì)算機(jī)自動(dòng)化檢索成為現(xiàn)實(shí)，北京地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作邁上了新臺(tái)階。
6．認(rèn)識(shí)和思考
地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)，“橫不斷項(xiàng)”、“豎不斷線”，即內(nèi)容廣泛、覆蓋面強(qiáng)，時(shí)間連續(xù)性好，是對(duì)該工作的基本要求。將計(jì)算機(jī)自動(dòng)化技術(shù)引入地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作，提高檢索功能和縮短檢索時(shí)間，逐步向全文檢索過渡，更好地為社會(huì)服務(wù)，是地方文獻(xiàn)工作者深入研究和實(shí)踐的課題。
從這個(gè)角度上看它具有雙重意義。
其一：地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引工作是地方文獻(xiàn)重要的基礎(chǔ)建設(shè)工作之一，地方文獻(xiàn)是一個(gè)地區(qū)的信息寶庫(kù)，管理好這個(gè)寶庫(kù)是地方文獻(xiàn)工作者的責(zé)任，而這個(gè)責(zé)任的重要涵義更應(yīng)體現(xiàn)在開發(fā)和利用地方文獻(xiàn)所蘊(yùn)藏的寶貴信息，變靜態(tài)信息資源為動(dòng)態(tài)信息資源。
其二：信息用戶對(duì)地方文獻(xiàn)信息的強(qiáng)烈需求，這種社會(huì)需求表現(xiàn)為，人們獲得信息的手段己從每一項(xiàng)具體工作都事必躬親發(fā)展到向有關(guān)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)查詢，對(duì)地方文獻(xiàn)部門的依賴程度越來越高，所需信息的針對(duì)性越強(qiáng)越好，迫切希望地方文獻(xiàn)工作者能夠迅速地為其提供所需要的全部知識(shí)和信息，從而免除復(fù)雜、繁瑣的信息資料收集和整理工作。
地方文獻(xiàn)報(bào)刊索引的工作任務(wù)是廣泛收集、科學(xué)整理及開發(fā)利用。只要勇于探索和實(shí)踐，不斷地創(chuàng)新和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，就一定會(huì)獲得較好社會(huì)效益，使地方文獻(xiàn)事業(yè)得到長(zhǎng)足的發(fā)展。
〔出處〕 地方文獻(xiàn)理論與實(shí)踐研討會(huì)論文
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