微軟自己的信息化怎么做?

  2002年3月15日，平日里難得聚首的100多名國內(nèi)大型企業(yè)的企業(yè)信息技術(shù)主管（CIO），放下他們手頭那些總是顯得繁瑣而永無休止的工作，從全國各地來到了已經(jīng)有些悶熱的深圳。能讓這些大忙人齊刷刷匯聚一起的不是某主管部門召集的信息化會(huì)議，也不是某一廠商的大型產(chǎn)品發(fā)布，他們能夠在深圳安安心心地參加為期兩天的會(huì)議，只是因?yàn)槲④浺�講一講它自己的信息化：微軟IT面對(duì)面--2002 CIO高峰會(huì)。
　　
　　??幾年前比爾·蓋茨有關(guān)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)的論斷在國內(nèi)風(fēng)靡一時(shí)，很多人也想趁此機(jī)會(huì)弄個(gè)明白：干巴巴的數(shù)字在微軟那里果真是伸展自如的神經(jīng)系統(tǒng)？通過在深圳短短一天多的采訪，我們了解到的事實(shí)是，經(jīng)過多年的規(guī)劃和開發(fā)，微軟已經(jīng)建立起了相當(dāng)完善的企業(yè)內(nèi)部IT系統(tǒng)，良好的內(nèi)部信息化不僅帶來了效益，改進(jìn)了管理，最重要的是微軟還積累了一套相當(dāng)成熟的做法。微軟的成功有很多原因，完備、高效的IT系統(tǒng)無疑是重要的保障和支撐系統(tǒng)。
　　
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　　70%的數(shù)額與3%的金額
　　
　　?如果一件事情需要花費(fèi)你70%的精力，但重要性卻只占3%，你也會(huì)跟微軟一樣感到應(yīng)該改變這種狀況以微軟自己的企業(yè)內(nèi)部采購電子商務(wù)系統(tǒng)MS Market為例，我們可以清楚地了解微軟內(nèi)部信息化的過程及成效。
　　
　　??請(qǐng)?jiān)O(shè)想下面這一理想的場景：
　　
　　??微軟某職員希望訂購一本關(guān)于商業(yè)管理實(shí)踐的書，首先他會(huì)在瀏覽器的地址行中鍵入MS Market的URL，通過他的用戶ID，MS Market可以自動(dòng)識(shí)別出該職員及其位置。然后，他選擇書籍和參考鏈接，該鏈接將顯示訂購表格和選項(xiàng)，通過這一選項(xiàng)可以按類別、書名或ISBN號(hào)碼進(jìn)行搜索。他從數(shù)百個(gè)書名中選出自己需要的書--價(jià)格已經(jīng)由微軟與廠商談判好--并且價(jià)格將自動(dòng)填入訂購表格。他通過相同的過程繼續(xù)添加書籍，然后輸入他的部門號(hào)和要求的送達(dá)日期，完成訂購。他的經(jīng)理的姓名將動(dòng)態(tài)顯示在訂單中，作為書籍支出的記帳代碼。他單擊提交按鈕結(jié)束這一過程。訂單提交后，MS Market將生成一個(gè)訂單跟蹤號(hào)碼供該職員查詢，并通過電子郵件向他的經(jīng)理發(fā)送通知以及利用電子書籍交換向書籍供應(yīng)商發(fā)送訂單，以便書籍供應(yīng)商執(zhí)行訂單。沒過一兩天，書籍會(huì)送到該職員的辦公室。
　　
　　??文字好象很繁瑣，但實(shí)際上只是鼠標(biāo)點(diǎn)擊幾次而已，時(shí)間花費(fèi)大概是一、二分鐘。而在過去，微軟所擁有的信息化水準(zhǔn)并不比國內(nèi)現(xiàn)在很多企業(yè)所擁有的高多少，它同樣是一個(gè)繁瑣而低效的局面。直到1994年，微軟在采購貨物和服務(wù)時(shí)，還是依靠大量的書面表格和自定義的應(yīng)用程序，速度慢、成本高、容易出錯(cuò)，而且由于缺乏自動(dòng)化的和標(biāo)準(zhǔn)化的過程，也使得創(chuàng)建和跟蹤應(yīng)支付的款項(xiàng)非常困難。對(duì)于微軟采購組來說，這一過程每天都在折磨著他們的耐性。采購組每周都要處理大量的每票不足1000美元的購買申請(qǐng)，小額交易數(shù)量巨大，占微軟公司采購的70%，但通過應(yīng)付款項(xiàng)目支付的金額卻只占總交易金額的3%。結(jié)果自然可想而知。
　　
　　??而今天，MS Market系統(tǒng)每年可處理320，000份交易，訂單額超過33億美元。微軟不僅獲得了低廉的價(jià)格，更實(shí)現(xiàn)了有效的管理。據(jù)了解，該應(yīng)用程序每年在重新委任職員方面為軟節(jié)約的資金超過6百萬美元，每票訂單減少的成本從60美元降到5美元，它還簡化了管理，有助于帳單處理過程中的優(yōu)化。最后，通過直接鏈接到微軟的SAP R/3記帳系統(tǒng)，MS Market實(shí)現(xiàn)了有效的帳單處理。目前這一系統(tǒng)正在為超過 24,000 名的微軟全球雇員提供在線采購服務(wù)：員工可以采購包括計(jì)算機(jī)外設(shè)、書籍、花卉在內(nèi)的許多種商品并嘗試從商家那里獲取服務(wù)，從總量上來看，微軟每天要處理與 300 多個(gè)貿(mào)易伙伴之間的超過 18,000 次的商務(wù)事務(wù)。
　　
　　??MS Market由供應(yīng)商管理、內(nèi)部采購站點(diǎn)管理、審批流程管理、SAP R/3系統(tǒng)接口等組成。據(jù)說利用微軟自主開發(fā)的工具、WEB技術(shù)以及結(jié)合緊密的服務(wù)器應(yīng)用程序套件，三名程序員僅花了四個(gè)月的時(shí)間。
　　
　　??MS Market系統(tǒng)只是微軟公司W(wǎng)eb解決方案的一部分，為應(yīng)對(duì)商業(yè)挑戰(zhàn)、降低運(yùn)營成本、提高工作效率、完善企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)作方式，微軟開發(fā)并使用了大量基于局域網(wǎng)的應(yīng)用程序，如網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)MS Expense，網(wǎng)上發(fā)票管理系統(tǒng)MS Invoice，網(wǎng)上訂單管理系統(tǒng)MOET，網(wǎng)上員工管理系統(tǒng)HeadTrax，企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)MS Sales，以此來構(gòu)建微軟全球網(wǎng)絡(luò)化管理架構(gòu)。
　　
　　理念、執(zhí)行與技術(shù)同等重要
　　
　　?作為專業(yè)的技術(shù)廠商，微軟有資格說開發(fā)企業(yè)內(nèi)部IT系統(tǒng)并不是一件多么復(fù)雜的事情，但問題并非這么簡單
　　沒有良好的IT管理架構(gòu)，天才的比爾·蓋茨也無法管理這樣一家規(guī)模龐大而又分散在世界各地、飛速增長卻又充滿挑戰(zhàn)的企業(yè)。但問題是有了IT，要實(shí)現(xiàn)有效的對(duì)IT系統(tǒng)的管理卻是一個(gè)更不輕松的話題。要知道，時(shí)至今日，微軟的IT環(huán)境已經(jīng)變得相當(dāng)復(fù)雜而龐大： 128，000多臺(tái)PC，217臺(tái)Exchange服務(wù)器，5個(gè)企業(yè)數(shù)據(jù)中心；600多種應(yīng)用程序；每天500多萬封電子郵件，每月900萬的語音電話。
　　要管好這一IT系統(tǒng)，對(duì)微軟這樣的公司來說應(yīng)該也不是一件容易的事情。
　　
　　??限于時(shí)間，我們?cè)谏钲诘牟稍L沒能采集到更多微軟在管理IT系統(tǒng)方面的完整的做法，但從以下理念和細(xì)節(jié)之中卻可以略知一二。
　　
　　??重要的還是管理理念，微軟亞洲區(qū)ITG總監(jiān)柯文達(dá)以網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)MS Expense闡述了他的一些看法：
　　
　　??假設(shè)我從日本到其他地方出差，這中間要涉及到一些基本的差旅費(fèi)用和一些不可預(yù)期的支出，我可以在任何地方上網(wǎng)登陸到微軟的網(wǎng)站，填寫我的一些支出，我的經(jīng)理很快就可以看到我提交的報(bào)銷信息，他批準(zhǔn)后這筆錢就可以打到我的帳戶上。等我回到公司，我就不用再去等著一道道手續(xù)去報(bào)銷我的差旅支出了。有人會(huì)問，如果出錯(cuò)怎么辦？我覺得首先出錯(cuò)是很難完全避免的，但這實(shí)際上更是一個(gè)理念問題，員工出差一般會(huì)很累，這是第一；他在這中間可能花了一些自己的資金，這是第二；最后會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)那邊還會(huì)審核票據(jù)以查對(duì)錯(cuò)誤，這是第三。所以我覺得這不僅是效率的提高，更重要的是它的理念，它對(duì)員工的信任和關(guān)心?quot;
　　
　　??細(xì)節(jié)可以反映出一些根本性的問題。很多人認(rèn)識(shí)微軟，是從蓋茨那里得來的印象，而與那一印象聯(lián)系在一起的則多是天才、神話、壟斷等含糊而帶有情感色彩的判斷，他們惟獨(dú)忽略了微軟還是一家在管理上非常成功的企業(yè)，是一家成功地進(jìn)行了、進(jìn)行著技術(shù)驅(qū)動(dòng)的商務(wù)的企業(yè)，這同樣應(yīng)該是微軟這么多年來都一直在競爭占有極大優(yōu)勢的重要原因。
　　
　　??有關(guān)這一點(diǎn)，請(qǐng)你也替蓋茨設(shè)身處地地想一下：微軟在全球數(shù)十個(gè)國家和地區(qū)擁有分公司和辦事處，蓋茨和鮑爾默即使三頭六臂，也難以做到對(duì)全球每個(gè)分公司的銷售業(yè)績和經(jīng)營狀況了如指掌，難以保證制定的全球戰(zhàn)略得到有力和有效地執(zhí)行。正是微軟完善的企業(yè)IT系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了高層

對(duì)全球業(yè)務(wù)的高效管理。
　　
　　??當(dāng)今國內(nèi)很多企業(yè)管理者都知道企業(yè)IT建設(shè)的重要性，可是另一方面他們又擔(dān)心IT投資會(huì)給企業(yè)帶來什么樣效益。微軟公司以自身的IT建設(shè)歷程做了很好的回答，正如微軟公司集團(tuán)副總裁奧蘭多·阿亞拉在會(huì)上所做?quot;基于.NET Web服務(wù)構(gòu)造敏捷的企業(yè)架構(gòu)的講演中所表示的：當(dāng)今的企業(yè)需要具備迅速、敏捷、善于響應(yīng)的素質(zhì)才能形成競爭優(yōu)勢，企業(yè)應(yīng)該深刻地理解、預(yù)測客戶的需求變化，并能做出快速反應(yīng)。因此企業(yè)商務(wù)敏捷性是企業(yè)成功的關(guān)鍵性因素。企業(yè)通過應(yīng)用具有高可擴(kuò)展性、高可用性、高可靠性的技術(shù)解決方案，可以在瞬息萬變的商務(wù)環(huán)境中立于不敗之地。

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