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ERP項(xiàng)目在同力公司的實(shí)施調(diào)查
ERP項(xiàng)目在同力公司的實(shí)施調(diào)查
提 綱
一、實(shí)施單位的背景
二、系統(tǒng)應(yīng)用目標(biāo)的特點(diǎn)
1、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化
2、設(shè)計(jì)最優(yōu)化業(yè)務(wù)流程
3、嚴(yán)格庫存管理
4、加強(qiáng)企業(yè)成本費(fèi)用控制
5、提供及時(shí)有效的決策支持信息
三、ERP項(xiàng)目在同力公司的組織與實(shí)施
1、同力公司在組織上、培訓(xùn)上、宣傳上確保ERP項(xiàng)目的順利實(shí)施
(1)成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、實(shí)施組織機(jī)構(gòu)
(2)加大項(xiàng)目培訓(xùn)、宣傳力度
2、ERP項(xiàng)目的硬件實(shí)施
3、ERP項(xiàng)目的軟件實(shí)施
(1)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段
(2)系統(tǒng)建立階段
(3)后期調(diào)整及制度建設(shè)階段
四、系統(tǒng)運(yùn)用效益分析
1、有效降低庫存，減少資金占用
2、強(qiáng)化資金管理，提高資金使用率
3、加強(qiáng)企業(yè)成本費(fèi)用控制，有效降低成本
4、對應(yīng)收、應(yīng)付賬款的監(jiān)控力度明顯加強(qiáng)
五、對企業(yè)管理產(chǎn)生的深遠(yuǎn)影響
ERP項(xiàng)目在同力公司的實(shí)施調(diào)查
【內(nèi)容提要】伴隨著我國加入WTO和國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)所面臨的競爭日益激烈。在這種情況下，企業(yè)通過使用現(xiàn)代信息設(shè)備，引入科學(xué)的管理理念來達(dá)到在較短時(shí)間內(nèi)提高企業(yè)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)產(chǎn)品競爭力的作法無疑是值得借鑒的。
筆者通過對同力公司實(shí)施ERP系統(tǒng)的調(diào)查，闡明了實(shí)施信息化所帶來的積極因素，并指出了實(shí)施企業(yè)信息化應(yīng)遵循的步驟，以及實(shí)施信息化對企業(yè)發(fā)展所產(chǎn)生的深遠(yuǎn)影響。
關(guān)鍵字：ERP INTRANET
一、實(shí)施單位背景
安徽省阜陽同力實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司組建于1998年9月，是一家隸屬于皖中集團(tuán)公司的國有獨(dú)資企業(yè)。擁有資產(chǎn)千余萬元。公司下設(shè)布廠、機(jī)床廠、彩印廠和建材廠四個(gè)主營單位，主要從事坯布生產(chǎn)、機(jī)械制造、服裝加工和建材預(yù)制等跨行業(yè)多門類的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，年現(xiàn)價(jià)產(chǎn)值2500萬元左右。在財(cái)務(wù)核算上公司是以財(cái)務(wù)科為總會(huì)計(jì)核算單位，各廠往來資金需由內(nèi)部銀行統(tǒng)一結(jié)算，固定資產(chǎn)在財(cái)務(wù)科統(tǒng)一管理，下屬四個(gè)分廠作為二級核算單位，自主經(jīng)營，自負(fù)盈虧。
進(jìn)入21世紀(jì)，隨著IT技術(shù)的飛速發(fā)展和市場競爭的日趨加劇相比，同力公司部門間所擁有的電腦還處于單機(jī)工作狀態(tài)，企業(yè)信息不能實(shí)時(shí)共享；軟、硬件重復(fù)配置現(xiàn)象普遍存在；不少高性能微機(jī)還僅用于簡單的文字處理，這種狀況造成了資源的極大浪費(fèi)。同時(shí)，同力公司在連續(xù)多年狠抓企業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)，提高企業(yè)管理水平的基礎(chǔ)上，深刻感受到運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)工具，引入科學(xué)的管理理念，對提高企業(yè)自身建設(shè)的必要性和緊迫性。
2001年底，在集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)的直接關(guān)心和支持下，經(jīng)過多方考察、論證，同力公司決定與安徽用友進(jìn)行合作，投資六十萬元，建立INTRANET,并采用用友最新企業(yè)級管理軟件------用友U8，作為同力公司實(shí)施企業(yè)信息化建設(shè)（ERP）的應(yīng)用軟件。
二、系統(tǒng)應(yīng)用目標(biāo)的特點(diǎn)
安徽省阜陽同力實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司計(jì)劃從構(gòu)建企業(yè)ERP出發(fā)，實(shí)現(xiàn)包括會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理、物料需求計(jì)劃、采購管理、庫存管理、銷售管理在內(nèi)的全部管理功能，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。該系統(tǒng)采用先進(jìn)的技術(shù)平臺(tái)和成熟的應(yīng)用方案，具有高性能和高可靠性、界面友好美觀、操作便捷、易用高效，能夠直觀、科學(xué)、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)地反映企業(yè)每個(gè)業(yè)務(wù)流程的發(fā)生過程，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一體化，全面提升安徽省阜陽同力實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司的管理水平和市場競爭能力。本著總體規(guī)劃，分步實(shí)施，先易后難，循序漸進(jìn)的設(shè)計(jì)原則，在保證系統(tǒng)可擴(kuò)展的前提下，保證技術(shù)平臺(tái)的先進(jìn)性和應(yīng)用方案的成熟性，既要滿足阜陽同力實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司的特殊業(yè)務(wù)需要和發(fā)展要求，同時(shí)要保證實(shí)施工作是可操作的和客戶化的。
1、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化
信息孤島問題一直是困擾企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵，有些企業(yè)局部都已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，但相互之間處于游離狀態(tài)，這種殘缺的信息化僅僅是使用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，并沒有為先進(jìn)管理方法的實(shí)施創(chuàng)造條件。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化是阜陽同力實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司信息化建設(shè)的第一步，也是信息化建設(shè)中最關(guān)鍵的問題。從硬件和軟件上保證財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的協(xié)同，在加強(qiáng)對企業(yè)資金流管理的同時(shí)，加強(qiáng)企業(yè)的物流控制，達(dá)到真正有效的經(jīng)營運(yùn)作控制。
2、設(shè)計(jì)最優(yōu)業(yè)務(wù)流程
用友U8管理軟件實(shí)現(xiàn)最長流程設(shè)計(jì)，最優(yōu)流程選擇。結(jié)合計(jì)算機(jī)環(huán)境下企業(yè)管理模式的新要求，綜合考慮企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和企業(yè)軟、硬件條件，設(shè)計(jì)最優(yōu)業(yè)務(wù)流程。實(shí)現(xiàn)“信息集成、過程集成、功能集成”，實(shí)現(xiàn)“一張?jiān)紗螕?jù)（銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票、采購入庫單、采購發(fā)票等）一次錄入，業(yè)務(wù)核算、統(tǒng)計(jì)核算、會(huì)計(jì)核算全部自動(dòng)完成”；實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)過程的科學(xué)嚴(yán)格控制。
3、嚴(yán)格庫存管理
庫存是連接企業(yè)內(nèi)外的樞紐，而且?guī)齑嬲加觅Y金情況直接關(guān)系到企業(yè)資金周轉(zhuǎn)問題。企業(yè)根據(jù)產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝、材料定額和制造部門的生產(chǎn)計(jì)劃，科學(xué)進(jìn)行材料采購，材料的收、發(fā)必須遵循嚴(yán)格的控制程序，在保證生產(chǎn)順利進(jìn)行的同時(shí)，盡量減少庫存成本。
4、加強(qiáng)企業(yè)成本費(fèi)用控制
借助項(xiàng)目管理、個(gè)人往來管理和部門管理，節(jié)省成本費(fèi)用支出。以項(xiàng)目管理為手段加強(qiáng)對固定資產(chǎn)的管理，加強(qiáng)對現(xiàn)金收支的管理，對資金的來源和使用情況進(jìn)行分析，減少不必要的開支；進(jìn)行個(gè)人往來管理，利用個(gè)人往來將每筆業(yè)務(wù)所引發(fā)的資金管理落實(shí)到人；利用部門管理將各職能部門發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行控制和考核，在保證部門利益的情況下節(jié)約開支。
5、提供及時(shí)有效的決策信息
在強(qiáng)化采購、銷售、庫存等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理和監(jiān)督的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)資源的動(dòng)態(tài)管理，保證管理信息的傳遞和數(shù)據(jù)的一致性，為企業(yè)決策層提供及時(shí)有效的決策信息。
三、ERP項(xiàng)目在同力公司的組織與實(shí)施
1、同力公司在組織上、培訓(xùn)上、宣傳上確保ERP項(xiàng)目的順利實(shí)施
(1)成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、實(shí)施組織機(jī)構(gòu)
ERP項(xiàng)目在業(yè)內(nèi)常被稱為”一把手工程”，項(xiàng)目籌備之初，考慮到工程投資大、周期長、風(fēng)險(xiǎn)高、涉及面廣等因素，經(jīng)同力公司與用友公司協(xié)商，確定了雙方項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組及項(xiàng)目實(shí)施小組成員，成立了以董事長為組長，總經(jīng)理為項(xiàng)目經(jīng)理，各分廠主要領(lǐng)導(dǎo)為小組成員的”同力公司ERP項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組”，負(fù)責(zé)對項(xiàng)目實(shí)施做出決策性支持；從相關(guān)部門抽調(diào)熟悉本部門業(yè)務(wù)，有創(chuàng)新意識，協(xié)調(diào)能力強(qiáng)的同志組建以副總經(jīng)理為主任的”同力公司ERP項(xiàng)目實(shí)施辦公室”，以具體落實(shí)實(shí)施過程中需要解決的問題。
項(xiàng)目實(shí)施期間，公司領(lǐng)導(dǎo)對項(xiàng)目給予了高度的重視，除定期聽取實(shí)施小組的項(xiàng)目實(shí)施情況匯報(bào)外，還親臨實(shí)施現(xiàn)場了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，并多次召開工作協(xié)調(diào)會(huì)，及時(shí)解決實(shí)施中遇到的難題，保證項(xiàng)目實(shí)施向縱深發(fā)展。
與此同時(shí)，為明確責(zé)任，做到千斤重?fù)?dān)人人挑，人人頭上有指標(biāo)，確保項(xiàng)目如期建成并順利通過驗(yàn)收，同力公司對相關(guān)責(zé)任人自上而下層層簽訂相應(yīng)的責(zé)任書，做到任務(wù)到人，責(zé)任到人，并建立了風(fēng)險(xiǎn)保證金激勵(lì)機(jī)制。
由于組織合理，措施得當(dāng)，在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施期間，基層的問題能夠迅速反饋，領(lǐng)導(dǎo)的決策能夠及時(shí)貫徹，這有力地保證了項(xiàng)目工作的順利開展。
(2)加大項(xiàng)目培訓(xùn)、宣傳力度
ERP不是一個(gè)純技術(shù)產(chǎn)物，它的實(shí)質(zhì)是通過先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備來體現(xiàn)現(xiàn)代的企業(yè)管理模式，因此認(rèn)識到現(xiàn)存體制所存在的弊端，轉(zhuǎn)變企業(yè)管理的方法，對布署ERP項(xiàng)目有著決定性的意義。為此，在同力公司正式上馬ERP項(xiàng)目前，公司就在全體員工中對ERP理念進(jìn)行了普及教育。項(xiàng)目啟動(dòng)后，公司更是組織項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組和項(xiàng)目實(shí)施小組成員赴合肥用友，參加了ERP管理理念培訓(xùn)，力求在管理層和應(yīng)用層形成能獨(dú)立運(yùn)行的內(nèi)部支持體系，同時(shí)組織人員積極利用公司廣播和內(nèi)部刊物進(jìn)行ERP管理理念宣傳，隨后又配合用友公司針對實(shí)施人員和最終用戶進(jìn)行了專項(xiàng)培訓(xùn)。這些工作的開展大大提高了企業(yè)全體人員對ERP項(xiàng)目的認(rèn)識，促使大家轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，主動(dòng)投身到實(shí)施ERP項(xiàng)目的工作中去。
2、ERP項(xiàng)目的硬件實(shí)施
由于用友U8是一套企業(yè)級管理軟件，因此項(xiàng)目的實(shí)施就離不開網(wǎng)絡(luò)的架設(shè)。經(jīng)用友公司實(shí)地考察并結(jié)合同力公司具體業(yè)務(wù)，最終決定采用星型結(jié)構(gòu)化綜合布線系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)100兆高速數(shù)據(jù)傳輸，即以HP LH3000作為服務(wù)器，以HP E60作為備份服務(wù)器，將中心機(jī)房設(shè)在財(cái)務(wù)科，在廠區(qū)內(nèi)鋪設(shè)五條光纜，采用主干多膜光纜（12芯）從中心機(jī)房連至機(jī)床廠，然后利用分線箱采用4芯多膜光纜與四個(gè)主營單位形成網(wǎng)絡(luò)拓?fù)洌⑴c聯(lián)想開天2000等客戶端連接。考慮到系統(tǒng)的開放性、靈活性、拓展性、經(jīng)濟(jì)性，對公司辦公大樓內(nèi)部節(jié)點(diǎn)（40個(gè)）采用PVC線槽，布AMP超五類非屏蔽UTP雙絞線，通過2臺(tái)28口主交換機(jī)與中心機(jī)房進(jìn)行連接；分廠信息點(diǎn)（8個(gè)）用3臺(tái)8口交換機(jī)，通過光纖級聯(lián)到主交換機(jī)，整個(gè)局域網(wǎng)共有信息點(diǎn)48個(gè)。為防止斷電，所有微機(jī)均配備了山特不間斷電源（UPS）。
3、ERP項(xiàng)目的軟件實(shí)施
在軟件系統(tǒng)平臺(tái)的選用上，同力公司在HP LH3000服務(wù)器上采用了安全性、穩(wěn)定性、可操作性表現(xiàn)極佳的Windows2000 Advance Server，同時(shí)將HP E60服務(wù)器作為備份服務(wù)器，在客戶端則大量采用Windows2000 Professional,只有少量微機(jī)采用WinXP、Win98與服務(wù)器連接，所有賬套統(tǒng)一在雙服務(wù)器上進(jìn)行備份并轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上妥善保管。
ERP作為一個(gè)企業(yè)資源管理系統(tǒng)，其靈魂是科學(xué)的管理思想，它高度集成企業(yè)信息，而這一切需要通過ERP軟件來得以體現(xiàn)。
此次同力公司實(shí)施ERP項(xiàng)目，共采用了用友U8系統(tǒng)的12個(gè)模塊，具體包括：總帳、應(yīng)收應(yīng)付、UFO報(bào)表、固定資產(chǎn)、工資、采購計(jì)劃、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算、財(cái)務(wù)分析、決策支持。考慮到業(yè)務(wù)處理的不同，在機(jī)床廠、布廠、建材廠啟用了同力公司所購買的除固定資產(chǎn)外的所有模塊；彩印廠因業(yè)務(wù)單一（只對外承接勞務(wù)加工）所以只安裝了總帳、報(bào)表、財(cái)務(wù)分析、決策支持和工資處理模塊。
在軟件的實(shí)施上同力公司是分三步走的，即：數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段、系統(tǒng)建立階段、后期調(diào)整及制度建設(shè)階段。
(1)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段
在項(xiàng)目的起步階段，實(shí)施小組主要是對前期掌握的資料作出進(jìn)一步收集、整理。在實(shí)際工作中，雙方實(shí)施人員緊密配合，深入各廠了解情況，收集、整理了近百張內(nèi)部使用單據(jù)，查閱了大量原始憑證，向有關(guān)人員詳細(xì)了解了企業(yè)業(yè)務(wù)流程，通過對物流、資金流、信息流的分析，掌握、論證、設(shè)計(jì)了組織結(jié)構(gòu)、編碼方案、數(shù)據(jù)精度等一系列初始化參數(shù)，明確了需要錄入的靜、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，針對現(xiàn)有流程中不科學(xué)的部分確定了業(yè)務(wù)流程重組方案(BRP)，共同制定了《項(xiàng)目實(shí)施草案》。
當(dāng)草案通過雙方項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組的審查后，實(shí)施小組選用了元月份的數(shù)據(jù)對各廠模塊進(jìn)行測試.。在對部分參數(shù)進(jìn)行調(diào)整后，測試取得成功。通過測試，掌握了大量數(shù)據(jù)并據(jù)此確定了《項(xiàng)目實(shí)施方案》，在日后的實(shí)施過程中及時(shí)地對方案進(jìn)行維護(hù)。
由于存貨的基礎(chǔ)信息量大，為掌握2002年元月1日時(shí)點(diǎn)的第一手準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，實(shí)施人員設(shè)計(jì)了《存貨盤點(diǎn)及推算表》，公司下發(fā)了《物資清查通知》，各單位密切配合，成立由廠長親自掛帥，財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、倉儲(chǔ)等部門共同參與的物資清查小組，在不影響日常業(yè)務(wù)的前提下，調(diào)用大量人力加班加點(diǎn)展開了對全廠存貨的大盤點(diǎn)。截止3月25日，采用”倒擠法”最終推算出公司年初的存貨數(shù)。
為方便日常操作，實(shí)施人員還針對不同的崗位制定了詳細(xì)的《標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊》，明確了各崗位日常業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中要用到的功能模塊及操作方法，大大縮短了操作員對系統(tǒng)的適應(yīng)期，提高了業(yè)務(wù)的處理速度。
(2)系統(tǒng)建立階段
在三月中旬完成軟件系統(tǒng)配置后，實(shí)施人員于當(dāng)月底開始著手進(jìn)行ERP系統(tǒng)的建立，即錄入期初數(shù)據(jù)，按計(jì)劃要求補(bǔ)錄各類原始單據(jù)。
同力公司下屬的織布廠主要從事坯布生產(chǎn)，在存貨品種、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)工序、內(nèi)部核算上都易于實(shí)現(xiàn)ERP管理，因此實(shí)施過程中所遇阻力相對較小�？紤]到這些因素，系統(tǒng)建立決定從布廠開始。
建材廠、彩印廠、鑄造分廠由于規(guī)模較小，業(yè)務(wù)相對簡單，實(shí)施小組將這三個(gè)單位放在第二階段進(jìn)行實(shí)施。
機(jī)床廠存貨品種繁多、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)龐大、生產(chǎn)工序多樣，因此實(shí)施小組將機(jī)床廠放在最后進(jìn)行實(shí)施。
雙方實(shí)施人員首先按照《實(shí)施方案》創(chuàng)建布廠帳套并進(jìn)行詳細(xì)初始化設(shè)置，具體實(shí)施過程如下：
①在會(huì)計(jì)科目的設(shè)置上充分考慮實(shí)際業(yè)務(wù)的需求，對應(yīng)收帳款、在建工程等科目啟用了輔助核算功能，然后逐步建立了存貨、客戶、供應(yīng)商、職員等一系列檔案。
②在“應(yīng)收、應(yīng)付”中錄入期初數(shù)據(jù)。
③在“采購管理”中錄入期初暫估和期初記帳，建立產(chǎn)品結(jié)構(gòu)模型。
④在”工資”模塊中建立計(jì)算公式，輸入員工工資數(shù)據(jù)。
⑤在錄入存貨的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，制定最高庫存、安全庫存等指標(biāo)后，完成了“存貨核算”中對方科目的設(shè)置，并采用單到回沖對暫估數(shù)據(jù)進(jìn)行核算。
⑥建立總賬
⑦對UFO報(bào)表公式進(jìn)行設(shè)置，使期末會(huì)計(jì)報(bào)表達(dá)到自動(dòng)生成的要求。
⑧在系統(tǒng)控制臺(tái)對人員權(quán)限進(jìn)行設(shè)置與分配。
完成期初設(shè)置后，實(shí)施人員嚴(yán)格按照系統(tǒng)要求依次啟用各子模塊。
布廠子系統(tǒng)的順利啟用極大地鼓舞了公司全體干工成功實(shí)施ERP的信心，在公司召開會(huì)議，對布廠實(shí)施情況進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)后，其余三個(gè)單位除個(gè)別參數(shù)需要調(diào)整外，均按此步驟順利地對賬套進(jìn)行了相應(yīng)的設(shè)置。
通過對前一階段的工作進(jìn)行分析和總結(jié)，四月中旬系統(tǒng)順利切換，
(3)后期調(diào)整及制度建設(shè)階段
如果僅僅滿足于ERP能夠運(yùn)轉(zhuǎn)，那是遠(yuǎn)不能達(dá)到用系統(tǒng)給企業(yè)帶來效益這一目標(biāo)的。因此，同力公司及時(shí)召開會(huì)議，在肯定系統(tǒng)數(shù)據(jù)可視化，企業(yè)信息共享化等已取得成績的同時(shí)，強(qiáng)調(diào)要抓好企業(yè)信息化的后期建設(shè)工作。
隨后，項(xiàng)目實(shí)施辦公室將實(shí)施小組兵分兩路，一班人馬負(fù)責(zé)解決系統(tǒng)運(yùn)行過程中反映出來的問題；另一班人馬負(fù)責(zé)系統(tǒng)的制度化建設(shè)。由于措施得當(dāng)，對系統(tǒng)設(shè)計(jì)中存在的個(gè)別不合理參數(shù)很快得到調(diào)整（如細(xì)化產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，調(diào)整安全庫存）；一系列加強(qiáng)ERP項(xiàng)目管理的制度也紛紛出爐（如下發(fā)了《ERP系統(tǒng)維護(hù)制度》、《ERP項(xiàng)目管理辦法》、《ERP系統(tǒng)使用獎(jiǎng)懲辦法》等制度），制定了工作人員信息化崗位，細(xì)化了人員權(quán)限，做到ERP項(xiàng)目日常工作有章可循。
為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，公司以制度的形式規(guī)定每月需將系統(tǒng)反映的存貨明細(xì)賬與倉庫賬進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)有誤應(yīng)在三日內(nèi)查明原因予以調(diào)整；對各類檔案的變更要求及時(shí)更新；各類手工單據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)得以反映的時(shí)間原則上不能超過三天。
通過這些措施的落實(shí)，使項(xiàng)目的日常業(yè)務(wù)很快走上了正軌。截止四月底，公司信息化系統(tǒng)內(nèi)部賬與手工賬已保持同步，六月份開始使用采購計(jì)劃，會(huì)計(jì)憑證也自六月起由電腦打印。
為把工作做到實(shí)處，使系統(tǒng)給企業(yè)帶來更好的效益，九月底，同力公司開展了ERP項(xiàng)目自查活動(dòng)，嚴(yán)把制度關(guān)，對工作中存在不合要求之處及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)，力求讓系統(tǒng)早日為公司帶來可觀效益。
四、系統(tǒng)運(yùn)用效益分析
眾所周知，任何企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的目的是創(chuàng)造效益。同力公司ERP項(xiàng)目在時(shí)近半年的成功運(yùn)行后，系統(tǒng)給企業(yè)所帶來的經(jīng)濟(jì)利益已初現(xiàn)端倪，具體說來有如下幾點(diǎn)：
1、有效降低庫存，減少資金占用。
通過制定詳盡的庫存資料及產(chǎn)品結(jié)構(gòu)資料，運(yùn)用最高、最低、安全庫存，設(shè)置存貨預(yù)警等功能實(shí)行計(jì)劃采購，有效杜絕了盲目采購，避免造成庫存積壓，實(shí)現(xiàn)了庫存限量管理，加強(qiáng)了對庫存物資的管理力度，降低了存貨資金的占用，避免了浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生，同時(shí)通過核對《收發(fā)存匯總表》使庫存與賬目保持一致，有效地控制了盤點(diǎn)誤差。
今年九月，布廠存貨占用資金與年初343萬元相比下降了40余萬元, 下降比率11.66%；同期機(jī)床廠存貨資金占用也由年初的544.06萬元下降到518.71萬元，下降比例為4.66%，
2、強(qiáng)化資金管理，提高資金使用率。
通過ERP系統(tǒng)中各個(gè)模塊的有機(jī)結(jié)合，使企業(yè)形成完整的決策支持體系。公司領(lǐng)導(dǎo)能在財(cái)務(wù)分析與決策支持等功能應(yīng)用中，及時(shí)地掌握企業(yè)資金運(yùn)轉(zhuǎn)的準(zhǔn)確情況，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)作出正確的判斷。公司財(cái)務(wù)部通過分析系統(tǒng)資金日報(bào)合理調(diào)配資金使用，緩解生產(chǎn)資金不足，提高資金利用率。
1-9月份，公司累計(jì)回籠資金2033.1萬元，同比增加682.51萬元，資金回籠率96.18％，同比上升1.77個(gè)百分點(diǎn)，其中：布廠98.46％，同比上升1.46個(gè)百分點(diǎn)，機(jī)床廠87.44％，同比上升1.57個(gè)百分點(diǎn)。
截止九月份，布廠在內(nèi)部銀行倒掛28萬元，較年初的162萬元下降了134萬元；建材廠占用內(nèi)行資金46.1萬元,較年初下降了82萬元,下降比例64%；機(jī)床廠生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際占用資金704.15萬元，較上年同期的830.6萬元，減少了15.23%。
3、加強(qiáng)企業(yè)成本費(fèi)用控制，有效降低成本。
在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算中，由于生產(chǎn)環(huán)節(jié)多，數(shù)據(jù)收集困難，工作量巨大，一直無法準(zhǔn)確核算每道工序的成本，而此次ERP項(xiàng)目的實(shí)施使這種局面得到改觀。
通過應(yīng)用信息共享和自動(dòng)化技術(shù)，企業(yè)核算人員在降低勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)提高了計(jì)算準(zhǔn)確性。結(jié)合購銷存模塊，借助項(xiàng)目管理、往來管理、部門管理等手段，加強(qiáng)了對現(xiàn)金收支的管理，減少了不必要的開支。
機(jī)床廠主導(dǎo)產(chǎn)品16T沖床的1-9月份銷售成本為5759.01萬元，與去年同期相比成本降低97.19元/臺(tái)，從而增加利潤2.69萬元。
布廠1-9月份入庫坯布470.72萬米，較去年同期下降15萬米，在燃料成本增加，燃料消耗上升，工費(fèi)增長，折舊大修費(fèi)用增加等不利因素影響下，通過強(qiáng)化采購流程監(jiān)控，加大對供應(yīng)商的管理力度，有效降低了主要原材料-------棉紗的采購成本，從而使可比產(chǎn)品成本較上年同期不升反降，增加了產(chǎn)品的銷售毛利。1-9月份布廠實(shí)現(xiàn)利潤總額18.20萬元，同比增加利潤18.07萬元。
4、對應(yīng)收、應(yīng)付賬款的監(jiān)控能力大大加強(qiáng)。
由于更新了信息采集手段，加大了對企業(yè)資金流的控制。各類應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)通過信用額度、賬齡分析、欠款分析、收款預(yù)測等手段得到有效控制，減少了壞賬、呆賬所造成的不必要損失。在保持原有生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的情況下，資金占用的減少，減輕了企業(yè)資金使用費(fèi)用，降低了企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，加速了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)速度，增強(qiáng)了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的靈活性和面對市場的應(yīng)變能力。
與年初比較，布廠應(yīng)收賬款在扣除串戶待調(diào)整因素及匯款入帳時(shí)間差的因素外，應(yīng)收帳款實(shí)際不足10萬元，較年初下降50%。
機(jī)床廠應(yīng)收帳款由上年同期的199.9萬元下降到本期的176.73萬元，下降了11.59%；其他應(yīng)收款由上年同期的23.37萬元下降到本期的12.42萬元，下降了46.85%。
建材廠應(yīng)收帳款5.5萬元,較年初下降了7萬元,下降比例57%,其他應(yīng)收款15.8萬元,較年初下降了8萬元, 下降比例83%,
五、對企業(yè)管理產(chǎn)生的深遠(yuǎn)影響
作為一種科學(xué)的企業(yè)管理理念，ERP的實(shí)施對同力公司在計(jì)劃、組織、管理、監(jiān)控企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)方面產(chǎn)生了重大的影響：
1、ERP它打破了企業(yè)延用多年的逐級上報(bào)的”金字塔”式管理模式，真正做到”數(shù)出一門，全廠使用”，使管理者在權(quán)限范圍內(nèi)能迅速找到所需資料，部門間大量數(shù)據(jù)能夠得到及時(shí)共享，大大降低了部門間溝通的難度和成本，提高了部門工作效率，有效解決了”信息孤島”問題。
2、傳統(tǒng)物資流、資金流、信息流由不同部門進(jìn)行記錄與核算，這造成了企業(yè)信息的重復(fù)和延遲，而在ERP系統(tǒng)中已對這些信息進(jìn)行了整合，使管理者在了解物資流向的同時(shí)亦掌握資金的使用狀況。
3、解決了傳統(tǒng)管理模式中對事前、事中控制不力的問題，使有限的人力從繁瑣的日常核算中解脫出來，將更多的精力放在企業(yè)管理上，通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，有力地支持了領(lǐng)導(dǎo)決策。
4、加大對客戶、供應(yīng)商的管理，建立了詳細(xì)的客戶、供應(yīng)商檔案，便于進(jìn)行信用管理，避免客戶流失和不必要的壞賬損失。
5、運(yùn)用現(xiàn)代科技，成倍提高工作效益。微機(jī)的廣泛使用提高了日常工作效率，
實(shí)施ERP項(xiàng)目是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，而且是一個(gè)全面推行企業(yè)現(xiàn)代化管理的變革，它給企業(yè)所帶來的直接與間接的效益不是彈指間所能完全體現(xiàn)的，因此，同力公司雖已啟用系統(tǒng)數(shù)月，但系統(tǒng)在企業(yè)良性化發(fā)展、提高市場競爭力等方面所發(fā)揮的作用還有待于日后在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中得以繼續(xù)體現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
1、《中國會(huì)計(jì)電算化》雜志，2001.07期。
2、《中國會(huì)計(jì)電算化》雜志，2001.09期。
3、www.yeskey.com
4、www.ufsoft.com
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