會計電算化工作的幾點體會

　隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人類社會的進(jìn)步，電子計算機技術(shù)已被廣泛地應(yīng)用于國民經(jīng)濟(jì)的各行業(yè)、各部門，并開始進(jìn)入家庭。會計電算化作為實現(xiàn)會計工作現(xiàn)代化的有效手段和途徑，越來越受到人們的重視。為此，山西省水利廳“九五”會計工作規(guī)劃要求廳直單位在2000年前全部實現(xiàn)會計電算化。目前，廳直單位中已有部分單位的電算化工作通過了財政部門的驗收，甩脫了手工記帳，其它單位也準(zhǔn)備在1999年采用計算機記帳。省水文水資源勘測局于1998年6月初開始使用商業(yè)財務(wù)軟件，經(jīng)過6個月的手工與計算機并行階段，于1998年12月初通過了省財政廳會計電算化考核驗收。在會計工作從手工核算向電算化過渡期間，有許多問題要注意解決。筆者現(xiàn)就會計電算化工作中手工與計算機并行期間應(yīng)注意的一些問題，談幾點體會。
　　1　會計軟件初始化工作要準(zhǔn)備充分、細(xì)致、全面
　　會計軟件初始化是整個會計電算化軟件運行的基礎(chǔ)，因此事先對科目設(shè)置、代碼設(shè)計、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的方案要進(jìn)行充分討論、修改和完善，如完成初始化之后，再對某些不妥之處進(jìn)行改動則將比較困難。單位會計人員如果對計算機操作不太熟練，建議先進(jìn)行帳務(wù)處理初始化工作，帳務(wù)處理程序運行2～3個月之后，再進(jìn)行報表程序處理，這樣就能做到循序漸進(jìn)，穩(wěn)步推進(jìn)工作。
　　2　帳務(wù)處理中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輸入最好從年初開始
　　帳務(wù)處理中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輸入從年初開始，既可與手工記帳時間一致，方便核對，同時由于年初會計數(shù)據(jù)較少(只有上年結(jié)轉(zhuǎn)數(shù))，可以減少初始化工作量，便于會計人員逐漸熟練掌握軟件操作程序，避免和減少錯誤發(fā)生。
　　3　記帳憑證的填制要求規(guī)范、明確
　　記帳憑證的填制包括憑證編號、憑證摘要、憑證內(nèi)容等方面。在手工記帳時，憑證由于受規(guī)格限制一般只反映一、二級科目，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容在最基本的明細(xì)科目中反映，而在計算機錄入憑證時，則要求反映到最基本一級的會計科目。如果是采用手工制單錄入憑證，并且錄入人員與手工記帳人員不是同一個人時，容易出現(xiàn)記帳憑證填寫不規(guī)范，從而造成手工與計算機記帳明細(xì)科目不一致的情況。所以，在手工制單時，應(yīng)注意將會計科目反映到最基本的明細(xì)科目上。
　　4　要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的帳戶核對
　　憑證錄入、審核后，先不要急于過帳，可利用財務(wù)軟件的模擬記帳功能先對手工記帳與計算機記帳的有關(guān)(或主要的)明細(xì)帳戶進(jìn)行核對。過帳前發(fā)現(xiàn)錄入錯誤并及時進(jìn)行修改憑證是允許的，目的在于盡量減少手工記帳與計算機記帳不一致的現(xiàn)象發(fā)生。但在過帳之后，就只能填制更正憑證進(jìn)行改錯。
　　5　計算機操作應(yīng)注意會計數(shù)據(jù)的安全性、保密性
　　要及時備份會計數(shù)據(jù)資料，定期對計算機進(jìn)行維護(hù)，保證會計資料的安全、完整、可靠。會計數(shù)據(jù)資料有一定保密性，所以要嚴(yán)格控制上機人員；上機操作人員不得在微機上操作與工作無關(guān)的內(nèi)容，以防止計算機感染病毒，破壞數(shù)據(jù)資料；要定期對計算機進(jìn)行病毒檢測，一旦發(fā)現(xiàn)有病毒時，應(yīng)及時進(jìn)行處理，以確保數(shù)據(jù)運行環(huán)境安全可靠。
　　另外，需要指出的是，目前通過財政部驗收的商業(yè)財務(wù)軟件很多，功能差別不大，一般情況下都能滿足工作需要。單位在選擇會計軟件時除了看軟件性能、了解商家實力之外，更要對商家提供的售后服務(wù)進(jìn)行比較，一定要選擇負(fù)責(zé)軟件維護(hù)的人員素質(zhì)高、服務(wù)態(tài)度好的公司，以保證單位順利完成計算機記帳工作。同時，還要考慮到為今后軟件的進(jìn)一步開發(fā)和產(chǎn)品的升級換代打好基礎(chǔ)。

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