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公司印章管理標準
公司印章管理標準
范圍
本標準規(guī)定了公司總部印章的刻制、印章的啟用（更換）、作廢、印章的保管、印章的使用等要求。
本標準適用于公司總部各部門及所屬單位的印章管理工作。
規(guī)范性引用文件
無
術語和定義
下列術語和定義適用于本標準。
印章
本標準所提及的印章是指公司公章、人名章、部門名章以及公司各類業(yè)務專用章。
公司公章
是指公司處理內(nèi)外部事務的印鑒，包括公司法定名稱章（簡稱公司名章）、公司董事會印章和公司黨委印章。
人名章
是指有法定效力的公司法定代表人名章。
部門名章
是指冠以公司部門名稱的印章。
公司業(yè)務專用章
是指用于公司對外開展各類具體業(yè)務時使用的印章，業(yè)務專用章只用于該章所標示的具體業(yè)務。
電子印章
電子印章技術以先進的數(shù)字技術模擬傳統(tǒng)實物印章，其管理、使用方式符合實物印章的習慣和體驗，其加蓋的電子文件具有與實物印章相同的外觀、相同的有效性。
職責
公司領導
負責對重要用章事宜的審批。
印章的管理和使用部門
綜合管理部
負責公司總部各部門的印章啟用（更換）、刻制、作廢管理。
負責公司公章（包括公司名章、公司董事會印章和公司黨委印章）的使用管理。
負責公司法定代表人名章（用于經(jīng)法定代表人授權后的相關業(yè)務工作）的使用管理。
負責公司合同專用章的使用管理。
負責機關財務專用章、發(fā)票專用章和用于本部門業(yè)務的法定代表人名章的使用管理。
負責對公司總部、各單位各類印章和公司法定代表人名章使用管理的監(jiān)督、檢查、考核。
紀委監(jiān)察部
負責內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司紀委監(jiān)察部名章的使用管理。
工會
負責內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司工會各類印章的使用管理。
財務資產(chǎn)部
負責公司財務專用章和用于本部門業(yè)務的法定代表人名章的使用管理。
人力資源部
負責公司人力資源部各業(yè)務專用章和用于本部門業(yè)務的法定代表人名章的使用管理。
住房資金管理中心
負責住房資金管理各業(yè)務專用章的使用管理。
總部各部門
負責本部門名章的使用管理。
所屬各單位
負責本單位各類印章的使用管理。
管理活動的方法和內(nèi)容
本標準所依據(jù)的流程
本標準所依據(jù)的包括：
Q/ND 21501 06-LC 01-2016 公司公章使用審批流程（附錄圖A.1）；
Q/ND 21501 06-LC 02-2016 公司法定代表人名章使用（工程項目相關業(yè)務）審批流程（附錄圖A.2）；
Q/ND 21501 06-LC 03-2016 印章啟用（更換）作廢流程（附錄圖A.3）。
印章刻制
公司所有印章的刻制均由綜合管理部負責。公司公章、公司法定代表人名章、公司各類業(yè)務專用章需經(jīng)當?shù)毓矙C關核準備案，到指定單位刻制。公司各部門名章需到公安機關指定單位刻制。印章的規(guī)格、樣式按照國家相關規(guī)定和標準執(zhí)行。
因業(yè)務需要、機構(gòu)變動、印章磨損等原因需要刻制印章時，由使用部門提出申請，填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章刻制審批單》（附錄表B.1），經(jīng)使用部門領導同意簽字，送綜合管理部負責人審核，必要時經(jīng)公司分管領導審批后，由綜合管理部統(tǒng)一刻制。
各部門不得擅自刻制印章。
印章的啟用（更換）、作廢
印章啟用、作廢時，需由印章的管理和使用部門下發(fā)啟用、作廢通知，明確啟用日期、主送單位、啟用印模，更換印章的需同時附作廢印模，業(yè)務專用章啟用、作廢通知需抄送業(yè)務相關單位并告知本單位業(yè)務相關部門。
各部門應在印章啟用、作廢通知發(fā)布的五個工作日內(nèi)將作廢的印章交由綜合管理部封存。綜合管理部對交回的公司公章、公司法定代表人名章、公司各類業(yè)務專用章要登記造冊，并于十五日內(nèi)交回備案或批準刻制的公安機關；對交回的部門名章移交檔案部門存檔。
人名章按其干部任免規(guī)定時間啟用、廢止。
印章保管
各印章的管理和使用部門必須按相應管理職責設專人保管印章。
印章保管必須安全可靠，必要時須配備保險箱等硬件設施。
印章保管人不得將印章隨意放置，使用后和下班前查看是否已將印章妥善存放。
印章保管人如因請假、休假等原因不在崗時，需指定其他人員代管印章，印章保管人與代管人交接工作時應說明注意事項，并填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章管理交接單》（附錄表B.2）。
印章保管人離職或調(diào)離工作崗位后，必須將印章管理工作全部交接，并填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章管理交接單》（附錄表B.2）。
印章不得轉(zhuǎn)借，一般不得帶離保管場所，如需帶出應在《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3）注明外出使用，同時由印章攜帶人填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章外出使用登記審批表》（附錄表B.4）。印章攜帶人應妥善保管印章，辦理完畢后應立即返回。
公司公章、公司法定代表人名章、公司各類業(yè)務專用章丟失時，應及時向上級主管部門書面報告，并立即公告印章作廢，同時通知當?shù)毓矙C關和業(yè)務相關單位，按上述規(guī)定重新履行印章刻制手續(xù)。其他印章丟失時，應立即公告印章作廢，按上述規(guī)定重新履行印章刻制手續(xù)。
印章使用
印章使用總體原則
貫徹“一口對外”的原則，凡以公司名義對外聯(lián)系的事宜，必須使用公司公章或公司各類業(yè)務專用章。
印章的管理和使用部門應嚴格把關用印事宜，遵循使用審批流程，逐級審批后方可用章。對用印手續(xù)不全的，堅決不予用印。
內(nèi)蒙給電力（集團）有限責任公司紀委監(jiān)察部名章的管理和使用可參照本標準制定相應管理規(guī)范。
內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司工會名章、法定代表人名章、財務專用章的管理和使用可參照本標準制定相應管理規(guī)范。
公司公章的使用
公司名章
公司發(fā)文加蓋公司名章。
凡需加蓋公司名章的材料，需填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3），經(jīng)主辦部門（單位）、業(yè)務相關部門負責人簽字確認，綜合管理部負責人審核，必要時送公司領導審批后用印，并由印章保管人登記并留存審批資料。
凡在介紹信上加蓋印章時，需經(jīng)介紹信使用部門、單位負責人批準，綜合管理部負責人同意，必要時填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3）后，方可在介紹信上加蓋印章。
一般不得在介紹信、便函、材料證明等空白紙頁上加蓋印章。如需加蓋須在《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3）上特別注明加蓋原因，并經(jīng)綜合管理部負責人審核，必要時請示公司領導后方可用印。
蓋章材料必須與審批表上登記內(nèi)容一一對應，并嚴格按照印章使用范圍用印。已加蓋公司名章需替換的材料，需附情況說明，必要時重新履行印章使用審批流程，并將原加蓋印章的材料交回后，方可用印。
凡公司總部職工個人因私出境、出國等相關證明材料需加蓋公司名章的，需填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3），經(jīng)本部門領導審核，公司廠局級領導人員和總部部門及掛靠單位處（科）級管理人員（含四、五級職員和相應退二線人員）由公司組織部、干部管理部登記備案用章事宜，公司總部、掛靠單位處（科）級以下職工因私出國（境）由人力資源部登記備案用章事宜，經(jīng)綜合管理部負責人審核后用印，并由印章保管人登記并留存審批資料。
辦理授權委托相關業(yè)務需加蓋公司名章的，需在公司法律事務信息系統(tǒng)中履行授權委托審批流程，由法定代表人簽字確認后，方可加蓋。
除對外投資、擔保類合同經(jīng)法律事務室審批后可加蓋公司名章外，其他合同不得加蓋公司名章。
公司董事會印章
董事會發(fā)文、董事會決議、董事會履行所出資企業(yè)章程中規(guī)定的股東職權相關文書，需經(jīng)董事長審批，綜合管理部負責人審核后加蓋公司董事會印章。
公司黨委印章
公司黨委發(fā)文加蓋公司黨委印章。
凡需加蓋公司黨委印章的材料，需填寫《內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章使用登記審批表》（附錄表B.3），經(jīng)主辦部門、業(yè)務相關部門領導簽字確認，綜合管理部負責人審核，必要時送公司主要領導審批后用印，并由印章保管人登記并留存審批資料。
公司法定代表人名章
如遇法定代表人外出等特殊情況，可經(jīng)法定代表人對相關工作事項進行口頭授權后，由綜合管理部負責人審核，登記備案后加蓋。
涉及工程備案等業(yè)務需加蓋公司法定代表人名章的，需由工程項目相關業(yè)務主管部門填寫《XX工程備案申請表法人簽字表單》（附錄表B.5）并附上相關證明文件及材料，經(jīng)相關部門負責人簽字確認，法定代表人審批后加蓋印章。
公司財務資產(chǎn)部使用的法定代表人名章，是按照有關法律法規(guī)授權取得，是內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司銀行賬戶預留印鑒（主要用于賬戶開立、撤銷、變更、日常對賬及銀行柜臺業(yè)務）、支票簽發(fā)、承兌匯票背書以及公司收付款業(yè)務等的使用。由財務資產(chǎn)部制定相應管理規(guī)范，嚴格按照有關法律法規(guī)和相關規(guī)定管理使用。
公司人力資源部使用的法定代表人名章，是按照有關法律法規(guī)授權取得，是內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司養(yǎng)老保險基金委員會以及內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司企業(yè)年金管理委員會銀行賬戶預留印鑒（主要用于賬戶開立、撤銷、變更、日常對賬及銀行柜臺業(yè)務）、支票簽發(fā)以及該賬戶下的收付款業(yè)務等的使用。由人力資源部制定相應管理規(guī)范，嚴格按照有關法律法規(guī)和相關規(guī)定管理使用。
公司綜合管理部機關財務處使用的法定代表人名章，是按照有關法律法規(guī)授權取得，是內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司機關財務部銀行賬戶預留印鑒（主要用于賬戶開立、撤銷、變更、日常對賬及銀行柜臺業(yè)務）、支票簽發(fā)以及公司收付款等業(yè)務的使用。由綜合管理部制定相應管理規(guī)范，嚴格按照有關法律法規(guī)和相關規(guī)定管理使用。
各法定代表人名章管理和使用部門需將授權委托書復印件及法定代表人名章印模交綜合管理部備案。
公司業(yè)務專用章
公司各類業(yè)務專用章，由印章的管理和使用部門制定相應管理規(guī)范，建立逐級審批流程，涉及一般業(yè)務事項需加蓋印章的，需經(jīng)部門負責人審核后用��；涉及公司重大業(yè)務事項需加蓋印章的，需逐級審核，經(jīng)公司分管、主要領導審批后用印。
凡以公司名義簽署的各類對外協(xié)議、合同，應使用公司合同專用章，并在履行法律事務信息系統(tǒng)相應審批流程后加蓋。
部門名章
部門名章僅適用于以本部門名義印發(fā)的文件以及本部門與其他業(yè)務相關部門、系統(tǒng)各單位工作聯(lián)系等事宜。
部門名章一般不得用于對外簽訂協(xié)議、合同，不得用于對外提供擔保、承諾和開展經(jīng)營活動，不得用于對外回復、答復公司生產(chǎn)經(jīng)營管理等事宜。
部門名章均由各部門自行管理，各部門需根據(jù)本標準制定本部門印章管理標準。
電子印章的使用
電子印章使用管理流程與其對應的實物印章一致。
印章使用考核
各部門、單位必須嚴格遵守本標準所規(guī)定事項，公司綜合管理部將按照業(yè)績考核細則考核各部門、單位執(zhí)行情況。
檢查與評價
電力公司綜合管理部對本標準規(guī)定的管理活動進行檢查，并對表1所列的指標進行系統(tǒng)性評價，依據(jù)評價結(jié)果提出考核意見，各部門、單位負責對本部門、單位內(nèi)部進行指標評價。
評價項目與指標
序號
評價項目
評價指標
責任部門
評價部門
1
嚴格程序、規(guī)范用印情況
差錯次數(shù)
印信保管人
相關部門（單位）負責人
2
用印登記和用印臺賬使用情況
臺賬完整率
印信保管人
相關部門（單位）負責人
3
印章廢止、啟用情況
在規(guī)定時限內(nèi)完成相關手續(xù)
綜合管理部
和相關部門
分管領導
報告和記錄
表2給出了執(zhí)行本標準形成的報告和記錄
報告和記錄
序號
名稱
填寫部門
保存地點
保存期限
1
內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章刻制審批單
相關部門（單位）、
綜合管理部
綜合管理部
長期
2
內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章管理交接單
綜合管理部
綜合管理部
長期
3
內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章外出使用登記審批表
綜合管理部
綜合管理部
長期
4
內(nèi)蒙古電力（集團）有限責任公司印章使用登記審批表
相關部門（單位）、
綜合管理部
綜合管理部
長期
5
XX工程備案申請表法人簽字表單
相關部門（單位）
綜合管理部
長期
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