淺談如何建立學(xué)生檔案

  學(xué)校是知識的天地，是培育人才的搖籃，學(xué)生檔案便是人們在知識  天地里活動留下的痕跡和成長記錄，也是學(xué)校檔案和校史的重要組成部  分，更是展示學(xué)校工作實績的一個窗口。  學(xué)生檔案能綜合反映學(xué)生在校期間德智體美勞諸方面發(fā)展的情況，  學(xué)生檔案包括：學(xué)生個人檔案和學(xué)生整體檔案。學(xué)生個人檔案指面向?qū)W  生個體設(shè)立的檔案，內(nèi)含學(xué)生本人簡歷和家庭主要成員及社會關(guān)系情況、  畢業(yè)自我鑒定、學(xué)期成績、學(xué)年評語(或思想品德考核表)、《體育登記  表》、《健康卡》、《家庭情況調(diào)查表》、《入團(tuán)志愿書》、獎懲情況  附件等。學(xué)生整體檔案是指面向全體學(xué)生包容學(xué)生個體的檔案，指《學(xué)  籍冊》、《招生報考花名冊》、《錄取名冊》、《學(xué)生名冊》，證書會  考表冊，《畢業(yè)證書發(fā)放登記表》，《畢業(yè)升學(xué)去向登記表》、學(xué)科和  非學(xué)科獲獎情況登記表，增減生名冊，學(xué)籍變動系列名冊，《考試異常  情況登記表》，紀(jì)律、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達(dá)標(biāo)登記表等。那么  該怎樣建立學(xué)生檔案呢？  首先，建立學(xué)生檔案要有強(qiáng)烈的立檔意識。  要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時收放保管。如，學(xué)生  獲獎通知，即使本校學(xué)生沒有獲獎，也不能扔入廢紙簍，要存檔保管，  并注明本校學(xué)生沒有獲獎或未參賽情況。這樣就不會有獲獎漏登之嫌，  便于核查。倘若當(dāng)時認(rèn)為某材料無存檔價值，也不宜馬上作廢處理，應(yīng)  引入待整理檔案袋小憩。  其次，要建立檔案歸類位置。  往往檔案材料放的不是地方，使用的時候常常找不到。鑒于這種情  況，應(yīng)該根據(jù)本部門的檔案內(nèi)容及來源渠道，進(jìn)行科學(xué)歸類，列出目錄，  準(zhǔn)確命名，設(shè)立檔案歸類位置，以便對來“料”及時接納，對號入座。  如證書會考檔案，將錄取名冊、學(xué)生名冊、考籍名冊、畢業(yè)生名冊分類  裝入檔案袋保管；正在發(fā)生的會考考籍案卷，宜開辟“分班名冊”、“  考試編排”、“考籍變更”、“缺考、補(bǔ)考情況”、“會考考試、考查  成績”等欄目，按年級投檔，每個年級案卷可裝一條檔案袋使用。至于  學(xué)籍變動，分“轉(zhuǎn)學(xué)”、“休復(fù)學(xué)”、“輟學(xué)”、“借讀”和增減生名  冊五類安排位置立檔。  再次，建立學(xué)生檔案不是單一地按部就班地整理材料裝訂完事的，  在更多的情況下，要自己設(shè)計表格，進(jìn)行例表整理登記，如，了解學(xué)生  獲獎情況，查獲獎通知原件較麻煩，也不便統(tǒng)計，需分別制學(xué)生學(xué)科和  非學(xué)科獲獎情況登記表登記。又如，高中學(xué)思想品德考核表每生每學(xué)年  一張，三學(xué)年三張，制一張《學(xué)年思想品德考核等第登記表》(詳見附  件1)，可填寫50個學(xué)生三學(xué)年的考核等第，把150 張考核表考核意見濃  縮在一張表里。這樣，查閱一目了然。也可用例表法辦理學(xué)籍證明(或申  請)手續(xù)(詳見附件2)，形式靈活，表達(dá)方便簡潔。96年中考浙江省始行  填涂機(jī)讀卡報考形式，這對初中學(xué)生來說難度很大，盡管他們?nèi)耸忠粌?nbsp; 《填涂說明》，可照本宣科輔導(dǎo)仍然難度大，有的學(xué)校不敢讓學(xué)生沾手，  干脆由老師代勞。可我們用例表法整理(詳見附件3)，指導(dǎo)學(xué)生自己填涂，  效果很好。只有一個學(xué)生看錯姓氏字碼發(fā)生差錯，其他均正確無誤。采  用例表法整理，具有既精要集中，容量大，篇幅小，又簡單明了，井然  有序，方便查閱的特點。  第四，相關(guān)檔案要建立聯(lián)系，以便快速查閱。最常用的方法是編號  法。如，學(xué)生個人檔案所有項目都以學(xué)號先后順序編排存檔，并將學(xué)號、  姓名輸入電腦，打印學(xué)號姓名對照表，采用姓名音序編排法，一看姓名，  可快速找到學(xué)號。又如，學(xué)生總名冊(詳見附件4)，分別采用音序、序號、  學(xué)號等編排法與相關(guān)檔案建立縱橫聯(lián)系，取閱便捷。  此外，形勢在不斷發(fā)展變化，不同時期同一檔案內(nèi)容，理解不一樣。  諸如招生政策改革、考試科目改變、錄取批次調(diào)整、報考形式更新。95  年浙江省高中文憑畢字號始用會考準(zhǔn)考證號，96年樂清市初中開始實行  證書會考制度，以及學(xué)校管理、工作方式等等一系列情況的變動，時過  境遷，不建立“情況變更備忘錄”，一任“落花流水”，要查考的將蕩  然無存。  建立學(xué)生檔案與其他檔案工作一樣，檔案工作的特點是“潤物細(xì)無  聲”──寧靜、細(xì)密、辛勤。辛勤──勤記，勤整理；細(xì)密──仔細(xì)慎  密；寧靜──靜下心來，專心致志。立檔文字均要考慮長期甚至永久保  存。書寫要規(guī)范清楚，宜選用黑色墨水鋼筆，普通藍(lán)色墨水干后仍溶于  水，絕對不能用于建檔抄寫。電腦打印文字易褪色，要復(fù)印保存。內(nèi)容  連貫的零星案卷要定期線裝合訂。入檔須鐵柜保管，嚴(yán)防水火鼠害蟲蛀，  確保學(xué)校窗口形象清純亮麗。(附表略)。                 

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