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高校行政管理信息化建設
摘要：隨著信息技術和大數(shù)據不斷發(fā)展成熟，高校行政管理與服務工作中對信息化的需求也日益迫切。高校的行政管理與服務部門要主動推進信息化建設，主動適應新時代要求，將信息化建設作為學校一項長期性、基礎性的工作來抓，提升高校的行政管理與服務系統(tǒng)信息化水平和工作效率。對此，高校應當結合自身行政管理服務工作特點，突破信息化建設中存在的問題，探索自身管理與服務信息化建設的有效路徑。
關鍵詞：高等學校；行政管理與服務；信息化建設；實現(xiàn)路徑
在高校的組織結構中，行政部門承擔著非常重要的管理與服務職能，是學校教學與科研工作的重要保障，也與人才培養(yǎng)息息相關。隨著我國建設世界一流大學和一流學科戰(zhàn)略部署的提出，互聯(lián)網科學、計算機科學、信息技術、大數(shù)據技術的發(fā)展，已是高校行政管理機制體制改革的現(xiàn)實需求，高校信息化建設也迫在眉睫，高校的行政部門也需要對傳統(tǒng)的管理服務模式進行變革與創(chuàng)新，積極引進信息化的理念、技術和方法，更多采用信息化管理方式，提升行政管理與服務信息化水平和工作效率，創(chuàng)建綠色、高效、智慧的管理服務理念，進而開創(chuàng)高校行政管理服務工作的新局面。
一、高校行政管理與服務信息化建設進程中面臨的問題
1.高校行政管理與服務信息化建設存在滯后性
在高校的各項工作中，科學研究和人才培養(yǎng)是重中之重，而行政管理工作則是處于相對從屬地位，主要強調其管理職能和服務功能，這就使得部分高校的行政管理與服務信息化建設滯后，未能及時建立系統(tǒng)、高效的行政管理信息系統(tǒng)。由于資源和條件的限制，部分高校在信息化軟件和硬件建設上的投入也缺乏持續(xù)性、穩(wěn)定性，行政管理人員工作方式和工作手段相對單一，對新技術、新方法的應用能力相對較弱，不利于學校行政管理信息化目標的實現(xiàn)。例如，在高校的人事、教學、科研、學生檔案管理工作中，部分行政管理人員仍舊習慣于紙質檔案的管理方式和管理思路，對于電子檔案的管理模式還沒有全面展開，這既占用了大量的紙張資源，也制約了檔案管理的信息化進程，影響了行政管理的效率。
2.高校行政管理人員的力量相對薄弱
隨著近年來高校的快速發(fā)展，其人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承與創(chuàng)新、國際合作交流五項職能日益顯現(xiàn)，高校行政管理人員的工作內容和工作壓力都在不斷增多，尤其是隨著在校生人數(shù)的增多和教學管理任務的日趨多元化，高校行政事務也在持續(xù)增長，需要有更多年輕化、專業(yè)性強的行政管理人員補充到原有隊伍當中。但是，高校行政人員的編制配備還存在不足量、不及時的問題，崗位專業(yè)能力培訓措施不充分，存在對信息化建設內涵認識不到位的情況，只是將計算機、網絡等信息化設施理解為一種應用工具，沒有從系統(tǒng)角度思考信息化給高校整體運行、戰(zhàn)略規(guī)劃提供數(shù)據基礎、決策依據、智慧管理。
3.存在一定的信息化資源浪費行為
在高校行政管理的信息化活動中，對計算機、互聯(lián)網、信息系統(tǒng)等資源的需求量比較大，但是由于沒有掌握相應的信息化管理技術，或者沒有樹立信息化建設的整體意識，所以在信息化管理系統(tǒng)的建設上存在各部門系統(tǒng)單獨建設的情況，導致后期行政管理系統(tǒng)在部門之間不兼容，信息傳遞和共享效率比較低，這不僅降低了行政管理與服務信息系統(tǒng)效率，也是行政管理信息化資源的一種重復建設。
二、高校行政管理服務信息化建設的關鍵要素
1.人員專業(yè)化因素
高校行政管理的信息化，人員專業(yè)化是最關鍵的因素。高校的行政管理人員，不僅需要具備信息化意識，還需要具備對信息技術的應用能力，在思想上提高對行政管理信息化的重視程度，提高自身在信息化管理中的責任意識、主動意識。對此，高校的領導需要首先提高對信息化管理的重視程度，安排專門的部門和個人對信息化校園的建設負責，將相關的信息化管理措施在行政管理部門進行宣傳、教育和推廣，提高每個行政管理人員的信息化意識和能力，這樣才能更好保障學校信息化管理戰(zhàn)略的有效貫徹、落實和執(zhí)行。
2.管理制度因素
高校行政管理的信息化，僅僅依靠高素質的行政管理人員還是不夠的，學校還需要建立和完善相應的信息化管理機制，重視信息化管理的制度建設，能夠對行政人員的信息化行為進行規(guī)范和引導，督促行政人員養(yǎng)成良好的信息化工作思維，確保信息技術在行政管理應用中的規(guī)范化、標準化。同時，為了提高行政管理部門內容信息資源的傳遞效率和共享程度，以及出于信息的安全性考慮，行政部門的信息化管理制度要有頂層設計，對各類信息化業(yè)務的制度建設進行分類整理，建立精細化的管理制度，為行政管理的信息化建設提供更多的參考依據。
3.信息技術因素
信息技術的發(fā)展可以說日新月異，高校除了要提高行政人員的信息化意識，完善行政部門的信息化管理制度外，還應當加強最先進的信息化技術的推廣和應用。尤其是對于學校行政部門的軟硬件基礎設施，學校一方面要對相關技術設備進行性定時維護和保養(yǎng)，另一方面要做好硬件的更新?lián)Q代和軟件的及時升級，增強信息化管理系統(tǒng)的先進性，確保學校信息化管理系統(tǒng)安全、高效運行。
三、高校行政管理與服務信息化的實現(xiàn)路徑
1.樹立先進的信息化管理理念
隨著信息技術的發(fā)展和普及，信息技術在高校行政辦公領域的應用在不斷延伸和拓展，行政管理的信息化已經成為必然趨勢和必然選擇，所以高校只有樹立先進的信息化管理理念，在行政管理領域重視信息化管理技術的應用，才能不斷提高行政管理效率。對此，高校要加強對于行政管理信息化建設的系統(tǒng)規(guī)劃，要從思想和行動上重視信息化建設，保證各項建設投入的持續(xù)性、穩(wěn)定性，積極適應信息化背景下高校行政管理工作變革的需要。
2.加強行政管理的信息化系統(tǒng)建設
高校行政管理的信息化建設需要對信息化管理系統(tǒng)進行不斷升級和完善，注重信息化系統(tǒng)的可持續(xù)建設，以保障行政管理系統(tǒng)信息化工作的高質量、高效率。首先，要對行政管理部門的硬件設施進行升級和完善，尤其是計算機硬件設備、校園網絡條件等，學校只有對其進行有效建設和維護，才能為信息化管理提供有效的物質保障。其次，在軟件系統(tǒng)方面，高校行政管理部門要對系統(tǒng)進行整體設計和戰(zhàn)略布局，要瞄準學校辦學定位、發(fā)展方向，規(guī)劃、設計、開發(fā)整體性、兼容性信息管理系統(tǒng)，打通卡脖子環(huán)節(jié)，將教師、學生、教學、科研、學科、資產、后勤等信息系統(tǒng)打通，實現(xiàn)系統(tǒng)共建、信息共享，增加數(shù)據分析功能，讓信息技術可以多方位促進學校的行政管理工作，密切學校管理者與在校師生之間的聯(lián)系，提升行政管理部門的服務效率和管理質量。
3.提升行政管理人員的信息技術能力
高校行政管理的信息化，需要相關人員具備較高的信息化能力，能夠對一些信息技術進行有效的掌握和靈活的運用，這無疑是決定高校行政部門信息化管理水平的關鍵。對此，高校必須重視對行政管理人員信息化能力的培養(yǎng)，定期組織相關人員開展信息技術的培訓和學習，對自身的信息科學知識結構進行補充、更新和完善，提高對信息技術的應用能力。同時，高�？梢酝ㄟ^招聘或選拔的形式，將一些專業(yè)型人員充實到行政管理隊伍中來，這樣便于行政管理信息系統(tǒng)的設計、開發(fā)、應用和維護，促進行政管理隊伍信息化能力在整體上的提升。再者，高校需要建立規(guī)范的信息化管理制度，對行政管理部門的信息化工作標準進行界定，明確劃分各個部門人員的工作職責、工作權限、工作范圍，如行政部門的信息資源共享制度、信息安全管理制度等，都需要有具體的規(guī)定，以保障行政管理部門信息化管理的規(guī)范性、安全性。
4.重視行政管理信息化的考核與激勵
高校行政管理的信息化，僅僅依靠持續(xù)性的建設還是不夠的，學校還需要在行政部門內部建立和完善相應的績效考核與激勵，對行政人員的日常行為和信息化管理工作進行規(guī)范和引導，督促行政人員積極參與到信息化建設和管理應用活動中來，將學校的信息化資源進行充分運用。高校行政管理部門要在內部建立考核目標，并將信息化應用目標細分到下級部門和個人，并制定與之相對應的激勵策略和考核機制，定期對行政部門以及人員的信息化管理行為進行考核評價，引導行政管理人員積極參與到信息化高校的創(chuàng)建活動中來，在高校形成重視信息化建設、參與信息化建設、提升信息化水平的機制�？傊谛畔r代背景下，加強高校行政管理與服務的信息化建設是必然選擇，所以高校在變革行政管理的傳統(tǒng)模式時，一定要強化信息化思維的工作滲透，提高行政管理人員的綜合業(yè)務能力和信息化能力，確保行政管理部門信息化建設的整體性、系統(tǒng)性和持續(xù)性，進而有效提高行政部門的管理質量和管理效率。
參考文獻
1.姚敏.當前我國高校后勤管理中的問題與解決對策.新校園(上旬)，2017（5）.
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作者：張虎 李景妍 單位：中國農業(yè)大學食品科學與營養(yǎng)工程學院
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