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淺談海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化建設(shè) — 兼談我館地方文獻(xiàn)工作
摘 要：本文探討了海南地方文獻(xiàn)數(shù)字化的背景并著重論述了海南地方文獻(xiàn)全文數(shù)字化的可行性。
關(guān)鍵詞：地方文獻(xiàn)；數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)；全文數(shù)字化
中圖分類(lèi)號(hào)：G250．74 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-1248(2005)05-0028-03
海南地方文獻(xiàn)作為海南省珍貴的文化和知識(shí)遺產(chǎn)，在海南省整個(gè)文獻(xiàn)資源中占有特殊的地位。由于其鮮明的地方特色從而對(duì)海南省的政治、經(jīng)濟(jì)、文化教育的發(fā)展有著極為重要的價(jià)值。隨著全球各領(lǐng)域知識(shí)的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，以書(shū)本為載體的文獻(xiàn)資料已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，所以海南地方文獻(xiàn)面臨著新的挑戰(zhàn)，它必須走向數(shù)字化，才能更好地服務(wù)于讀者，發(fā)揮更大的社會(huì)效益。
1 海南地方文獻(xiàn)全文數(shù)據(jù)化的背景
1．1 海南建省前地方文獻(xiàn)資源的收集
海南一直以來(lái)都很注重地方文獻(xiàn)資源的收集，建省以前，海南只是廣東省的一個(gè)地方行政區(qū)。廣東省政府就對(duì)海南行政區(qū)的地方文獻(xiàn)工作給予了高度重視。當(dāng)時(shí)，廣東省各級(jí)圖書(shū)館大量地征集海南行政區(qū)各市、縣的地方志及其它的有關(guān)海南歷史、地理的文獻(xiàn)資料。至今廣東省中山圖書(shū)館和華南師大圖書(shū)館等依然保存著一套完整的海南各市、縣地方志；1982年文化部頒布的《關(guān)于省(自治區(qū)、市)圖書(shū)館工作條例》中對(duì)地方文獻(xiàn)的收集、整理和利用作了明確的規(guī)定，海南行政區(qū)各市、縣圖書(shū)館開(kāi)始積極主動(dòng)地征集、整理地方文獻(xiàn)；但由于當(dāng)時(shí)各市縣的圖書(shū)館的經(jīng)費(fèi)和工作人員的文化水平跟不上，文獻(xiàn)沒(méi)得到深加工。
1．2 海南建省后地方文獻(xiàn)資源的保護(hù)
海南建省后，地方文獻(xiàn)工作得到了省政府的大力支持，各市、縣圖書(shū)館都有專(zhuān)款作為征集地方文獻(xiàn)的費(fèi)用。海南省政府于2001年拔150萬(wàn)元專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，用于再版國(guó)內(nèi)及海外所存的海南省各市、縣的地方縣志，現(xiàn)在海南出版社陸續(xù)出版《海南地方志叢書(shū)》(共67冊(cè)、1 500萬(wàn)字)和《海南先賢詩(shī)文叢刊》(共了25冊(cè)、560萬(wàn)字)，將在2004年10月出齊，這是到目前為止，海南最完整的一部史料志。此舉對(duì)于保護(hù)、開(kāi)發(fā)、利用地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)有著深遠(yuǎn)的意義。
1．3 海南省各高校圖書(shū)館對(duì)地方文獻(xiàn)的建設(shè)工作
地方文獻(xiàn)對(duì)研究地方的歷史有著重要的意義，為了教學(xué)和科研，海南省高校圖書(shū)館也積極參與了海南省地方文獻(xiàn)資源建設(shè)工作。
從1985年開(kāi)始，我館就對(duì)收集海南地方文獻(xiàn)的重視，當(dāng)時(shí)就從一些報(bào)紙和期刊上搜集了一些有關(guān)海南的經(jīng)濟(jì)、政治、地理等方面的地方資料，并編制了一套卡片，分類(lèi)編目后進(jìn)行收藏。到1995年圖書(shū)館自動(dòng)化建設(shè)的時(shí)候，全部錄入在ILAS中自建的《海南報(bào)刊資料索引數(shù)據(jù)庫(kù)》。1992年開(kāi)始設(shè)海南地方文獻(xiàn)專(zhuān)藏庫(kù)，專(zhuān)門(mén)收藏海南解放以來(lái)各種地方報(bào)紙和雜志的合訂本、歷代的方志、地方叢書(shū)、會(huì)議資料匯編、年譜和族譜等古籍和現(xiàn)代出版的反映海南文化教育、政治經(jīng)濟(jì)和地理資源的圖書(shū)。
為了收集到更多的地方文獻(xiàn)，我館多次派專(zhuān)人到廣東各大圖書(shū)館考察，在華南師大圖書(shū)館復(fù)印了《正德瓊臺(tái)志》、《瓊州府志》等珍貴的地方志，2002年10月又派專(zhuān)人到廣州考察，在廣東民族學(xué)院復(fù)印了《廣東民族研究論叢》、《黎族風(fēng)情》等本館沒(méi)有的少數(shù)民族資料，并與中山圖書(shū)館合作參加上海圖書(shū)館主持編撰的《中國(guó)家譜總目》的海南家譜部分的編目工作，此書(shū)即將出版。
在沒(méi)有經(jīng)費(fèi)的情況下，我館多次與省政協(xié)、省地方志、海瑞墓等單位聯(lián)系，爭(zhēng)取到了很多歷史類(lèi)的捐贈(zèng)的書(shū)。2004年1月14日，我們圖書(shū)館主辦了“海南地方文獻(xiàn)資源建設(shè)座談會(huì)”，邀請(qǐng)了研究海南地方文獻(xiàn)的在海口的專(zhuān)家、學(xué)者參加，各位專(zhuān)家提了許多寶貴的意見(jiàn)，不少專(zhuān)家把自己珍貴的私藏書(shū)捐給圖書(shū)館。韓冰老先生自己捐出珍貴文獻(xiàn)的同時(shí)，還聯(lián)系了香港東西方文化出版社的寒山碧先生，把他的一些珍貴資料捐給了圖書(shū)館。還有李放先生等專(zhuān)家也捐了珍貴的華僑資料。經(jīng)過(guò)多方的努力，我館地方文獻(xiàn)的收藏在海南各圖書(shū)館中是最齊全的。
1995年開(kāi)始，海南各高校采用深圳圖書(shū)館研制開(kāi)發(fā)的ILAS軟件進(jìn)行自動(dòng)化建設(shè)。我館在建立書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)在這個(gè)系統(tǒng)中建立了“海南地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)”。它包括了《海南報(bào)刊索引數(shù)據(jù)庫(kù)》、《海南圖書(shū)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)》、《海南圖書(shū)內(nèi)篇名數(shù)據(jù)庫(kù)》和《古籍書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)》四個(gè)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。《海南報(bào)刊索引數(shù)據(jù)庫(kù)》的建立是我館地方文獻(xiàn)工作的重點(diǎn)，就是把原有的在報(bào)紙和期刊上搜集到的地方資料做成的卡片目錄錄入建庫(kù)，在此基礎(chǔ)上又回溯了歷年的刊物，增加了大量的數(shù)據(jù)，增設(shè)了內(nèi)容提要字段，這個(gè)數(shù)據(jù)現(xiàn)有了4萬(wàn)多條數(shù)據(jù)，由于這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息量大，實(shí)用性強(qiáng)，讀者的利用率很高。為了把分散在一些圖書(shū)中如論文集、資料匯編、地方文史專(zhuān)刊等類(lèi)的書(shū)籍的有價(jià)值的海南地方文獻(xiàn)集中體現(xiàn)出來(lái)，我們建立了《海南圖書(shū)內(nèi)篇名數(shù)據(jù)庫(kù)》，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)目前也有1萬(wàn)多條數(shù)據(jù)。
2 地方文獻(xiàn)全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)的可行性
書(shū)目和題錄數(shù)據(jù)庫(kù)只是二次文獻(xiàn)，二次文獻(xiàn)僅提供一次文獻(xiàn)的線(xiàn)索及其部分特征，只是為查找一次文獻(xiàn)服務(wù)，用戶(hù)檢索的最終目的是要索取原始文獻(xiàn)的全文信息，即一次文獻(xiàn)的獲取是讀者需要的根本。為了讓大量的海南地方文獻(xiàn)發(fā)揮其應(yīng)有的作用，讓讀者一步到位的找到自己需要的海南資料，跟上現(xiàn)代信息迅速傳播的速度，海南地方文獻(xiàn)全文數(shù)字化成為了必然性。
2．1 地方文獻(xiàn)的數(shù)字化體現(xiàn)館藏特色
地方文獻(xiàn)反映了本館館藏的特點(diǎn)，各個(gè)圖書(shū)館只有建立據(jù)有本館特色的地方文獻(xiàn)專(zhuān)題數(shù)字庫(kù)，才能體現(xiàn)自己館藏的特色和個(gè)性。海南省屬于典型地區(qū)，它的文獻(xiàn)區(qū)域范圍包括海南島、南海及南海諸島。海南省的各個(gè)圖書(shū)館都有自己的有關(guān)地方文獻(xiàn)的藏書(shū)，但海南至今沒(méi)有一個(gè)地方文獻(xiàn)的全文數(shù)據(jù)庫(kù)，而我館是海南地方文獻(xiàn)收藏最豐富的圖書(shū)館，特別是歷史文獻(xiàn)，是別的館所不能比的，在我館建立海南歷史文獻(xiàn)全文專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，是最能體現(xiàn)我館藏書(shū)特色的建設(shè)。
我館地方文獻(xiàn)部2001年曾自建了《海南網(wǎng)絡(luò)資源全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)》，這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)從軟件的設(shè)計(jì)到數(shù)據(jù)的錄入都是工作人員自己完成，共有3000多條數(shù)據(jù)。但由于數(shù)據(jù)庫(kù)的容量不大，不能繼續(xù)發(fā)展。這是我館海南地方文獻(xiàn)資源數(shù)字化的雛形建設(shè)階段。在海南地方文獻(xiàn)還沒(méi)有全文數(shù)據(jù)庫(kù)的情況下，在2001年5月份的海南省教育廳的評(píng)估驗(yàn)收會(huì)上得到與會(huì)專(zhuān)家的一致好評(píng)。
2．2 地方文獻(xiàn)全文數(shù)字化是對(duì)珍藏本的保護(hù)
針對(duì)廣大用戶(hù)對(duì)一次文獻(xiàn)的迫切需求以及索取一次文獻(xiàn)難的問(wèn)題，提供原始文獻(xiàn)的全文信息服務(wù)是圖書(shū)館的首要任務(wù)。但地方文獻(xiàn)中有許多珍貴的圖書(shū)和合訂本，由于時(shí)間長(zhǎng)久，許多線(xiàn)裝地方文獻(xiàn)已經(jīng)經(jīng)不起反復(fù)的查閱、掃描或復(fù)印。
我館是海南省地方文獻(xiàn)收藏最完整的，所以我們除了接待本校的讀者以外，經(jīng)常有學(xué)校以外的讀者來(lái)找資料，他們需要資料量大，雖然有了題錄數(shù)據(jù)庫(kù)，但又不能看到原文。結(jié)果有了很大的麻煩。如，三亞市政協(xié)來(lái)人要找有關(guān)于解放后國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)來(lái)海南到三亞考察的資料，從題錄數(shù)據(jù)庫(kù)中我們找出了大量的有關(guān)文獻(xiàn)，但又不能看到原文，只好翻閱了大量的報(bào)紙雜志，然后從七樓搬到一樓復(fù)印，再搬回來(lái)，這樣不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，又使許多藏書(shū)受到磨損。由此可見(jiàn)，地方文獻(xiàn)資料全文數(shù)字化是最好的保護(hù)地方文獻(xiàn)方法。
2．3 具備了建設(shè)地方文獻(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)的經(jīng)費(fèi)
目前許多研究海南地方歷史文獻(xiàn)的學(xué)者都注意到利用地方文獻(xiàn)受到的局限，迫切希望海南地方文獻(xiàn)早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，因?yàn)榻?jīng)費(fèi)的問(wèn)題，一直沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。隨著全球知識(shí)信息的數(shù)字化快速傳播，人們?cè)絹?lái)越感受到知識(shí)數(shù)字化的實(shí)惠，海南省政府開(kāi)始對(duì)地方文獻(xiàn)全文數(shù)字化的重視。2002年5月海南省教育廳召開(kāi)全省高校圖書(shū)館工作委員會(huì)會(huì)議，決定建立的一個(gè)較完整的海南地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，分幾個(gè)專(zhuān)題來(lái)完成，各個(gè)專(zhuān)題由海南各高校承擔(dān)。海南大學(xué)圖書(shū)館承擔(dān)《海南旅游資源全文數(shù)據(jù)庫(kù)》的建設(shè)，該數(shù)據(jù)庫(kù)將收集古今中外有關(guān)海南旅游方面的文獻(xiàn)，并將其整理、加工、建庫(kù)；海南師范學(xué)院承擔(dān)著《海南歷史文獻(xiàn)數(shù)字資源庫(kù)》的建設(shè)，該數(shù)據(jù)庫(kù)將收集從唐宋開(kāi)始至50年代為止的海南島史料，方便人們查找海南的歷史文獻(xiàn)；瓊州大學(xué)承擔(dān)《海南少數(shù)民族風(fēng)土人情數(shù)據(jù)庫(kù)》的建設(shè)，該數(shù)據(jù)庫(kù)使人們進(jìn)一步了解海南少數(shù)民族的文化。由于政府的出面，經(jīng)費(fèi)得到落實(shí)，一切的工作又是在有計(jì)劃、有步驟的進(jìn)行，這就標(biāo)志海南地方文獻(xiàn)的開(kāi)發(fā)開(kāi)始走向數(shù)字化。
2．4 技術(shù)的可行性
建立海南地方文獻(xiàn)還要解決的是技術(shù)問(wèn)題。2002年我館投入使用北大方正Apabi德賽軟件進(jìn)行全文檢索建庫(kù)工作，現(xiàn)在我們已在這個(gè)庫(kù)中建立了《海南歷史文獻(xiàn)數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫(kù)(全文)》，在我們的網(wǎng)頁(yè)上可以找到，這個(gè)庫(kù)中又包括了《海南歷史文獻(xiàn)數(shù)字資源庫(kù)》、《海南歷史文獻(xiàn)電子圖書(shū)庫(kù)》、《海南歷史文獻(xiàn)音像庫(kù)》、《海南歷史文獻(xiàn)圖片庫(kù)》四個(gè)子數(shù)據(jù)庫(kù)。為了能更好的完成數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，我們還購(gòu)買(mǎi)了Ar—tixScan DI 2010、惠普的掃描儀和漢王文本王掃描儀，目前這個(gè)庫(kù)已有5 000多條數(shù)據(jù)。我們有待于解決的是怎樣把原有的ILAS系統(tǒng)上的題錄數(shù)據(jù)倒入Apabi軟件中來(lái)。
3 結(jié)語(yǔ)
地方文獻(xiàn)的全文數(shù)字化是一種發(fā)展的必然趨勢(shì)。全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是圖書(shū)館開(kāi)發(fā)利用已有館藏地方文獻(xiàn)信息資源的最終目標(biāo)。有計(jì)劃、有步驟地把館藏地方文獻(xiàn)資源中利用率高、有學(xué)術(shù)價(jià)值和參考價(jià)值的地方文獻(xiàn)轉(zhuǎn)化可隨機(jī)檢索的一次文獻(xiàn)，鏈接到Intemet網(wǎng)上，為政府部門(mén)制定各種的法令迅速提供信息，為發(fā)展有海南特色的經(jīng)濟(jì)提供歷史線(xiàn)索，對(duì)海南地方文化的迅速傳播與交流，有重要的意義。
參考文獻(xiàn)：
（l）鄧曉輝．海南地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立與應(yīng)用．海南師院學(xué)報(bào)，1999，(2)：108-1 10．
（2）王霞．寧夏區(qū)情文獻(xiàn)資源全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)探析．圖書(shū)館理論與實(shí)踐，2002，(4)：64-65．
（3）王卓杰．談數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的發(fā)展方向——全文數(shù)據(jù)庫(kù)．圖書(shū)館學(xué)刊，1999，(4) ：17—19．
（傅白云 女，海南師范學(xué)院圖書(shū)館的地方文獻(xiàn)部工作，館員）
〔出處〕 農(nóng)業(yè)圖書(shū)情報(bào)學(xué)刊 2005年第5期
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